Tiesitkö, että lukiot säilyttävät tiedostoa jokaisesta oppilaasta?

Tätä tiedostoa kutsutaan pysyväksi rekisteriksi.”

Et uskoisikaan, kuinka paljon tietoa pysyvään rekisteriisi on tallennettu:

• Koearvosanat
• Osallistuminen
• Kunniamaininnat
• Palkinnot
• Raskemmat kurinpidolliset teot (esim. koulunkäynnistä pidättäminen tai koulusta poistaminen)
• Nimeä vain!

Nämä tiedot säilytetään yleensä CA-60-kansioissa. Ne jaetaan aina, kun oppilas siirtyy toiseen kouluun.

Kun oppilas valmistuu, kansio yleensä arkistoidaan.

Useimmissa tapauksissa pysyvää rekisteriä säilytetään määräämättömän ajan.

On kuitenkin joitakin poikkeuksia.

Kuinka kauan pysyvää rekisteriä säilytetään valmistumisen jälkeen?

Ei ole olemassa valtakunnallisia sääntöjä siitä, kuinka kauan lukioiden tulisi säilyttää oppilasasiakirjoja (lähde).

Jossain osavaltioissa ei ole määritelty, kuinka kauan lukion tulisi säilyttää oppilasasiakirjoja. Toiset taas määrittelevät säilytysajan.

Esimerkiksi:

• Viisi vuotta: Arizonan, Louisianan, Marylandin, Mississippin, New Jerseyn ja Wisconsinin kaltaiset osavaltiot edellyttävät, että tällaiset tiedot säilytetään vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun oppilas on siirtynyt kouluun, valmistunut tai poistunut koulusta.
• 50-100 vuotta: Lukion tietoja säilytetään 50 vuotta Minnesotassa ja vähintään 60 vuotta Massachusettsissa ja Illinoisissa. Pennsylvaniassa niitä säilytetään vähintään 100 vuotta.
• Määrittelemätön aika: Alaskassa lukion tietoja säilytetään määrittelemättömän ajan.
• Pysyvä: Kaliforniassa, Mainessa, Pohjois-Carolinassa ja Oklahomassa lukion pysyvät asiakirjat ovat todella pysyviä.

Jotkut koulupiirit säilyttävät pysyviä asiakirjoja ”niin kauan kuin ne ovat opetuksen kannalta merkityksellisiä”, kun taas toiset hävittävät ne oppilaan 23-vuotispäivän jälkeen. Toiset piirit tuhoavat oppilaiden tiedot kaksi vuotta valmistumisen jälkeen.

Joissa osavaltioissa, joissa ei säilytetä pysyviä tietoja oppilaan valmistumisen jälkeen, koulu ilmoittaa oppilaalle ja vanhemmille, milloin tiedot tuhotaan.

Yhteenveto: näin tietojasi käytetään

• Pysyvät rekisterit: Lukion pysyvät rekisterit sisältävät rutiinitietoja. Ne silputaan useimmiten muutama vuosi valmistumisen jälkeen. Joissakin osavaltioissa niitä säilytetään kuitenkin ikuisesti.
• Taustatarkastukset: Rekrytoijat voivat vaatia pääsyä lukion tietoihin suorittaessaan perusteellista taustatarkastusta.
• Koulutodistukset: Opintosuoritusotteita säilytetään määräämättömän ajan! Useimmat osavaltiot vaativat, että tiedot säilytetään ikuisesti. Toiset taas määräävät, että niitä on säilytettävä vain muutaman vuoden ajan.
• Opiskelijaksi ottaminen: Korkeakoulut pääsevät lukion opintosuoritusotteisiin sisäänpääsyä varten. Niihin sisältyvät arvosanat, jotka saavutit lukiossa yhdeksänneltä luokalta viimeiselle luokalle. Pääsylautakunta analysoi todistuksesi ennen kuin se ottaa sinut opiskelijaksi.

Ovatko lukion pysyvät rekisterit tärkeitä?

Opiskelijat, jotka ovat joutuneet vaikeuksiin lukion aikana, ovat saattaneet kuulla, että tällainen käytös jää pysyvään rekisteriin.

Vaikka monet unohtavat lukion pysyvät merkinnät valmistumisen jälkeen, näistä asiakirjoista voi tulla tärkeitä myöhemmin elämässä.

Esimerkiksi lähes 75 prosenttia korkeakouluista ja yliopistoista kerää lukion kurinpitotietoja (lähde)!

Varoitetaan: Lukiot paljastavat yleisesti oppilaidensa kurinpitotietoja korkeakouluille ja yliopistoille.

Hakemusten suuren määrän vuoksi useimmat sisäänpääsyasiantuntijat keskittyvät kuitenkin lukion opintosuoritusotteeseen.

Tietosuojakysymykset

Monet ovat huolissaan siitä, miten luvaton pääsy henkilökohtaisiin tietoihin on mahdollista ja miten niitä käytetään väärin, siitä, miten ja minne tietoja säilytetään, ja siitä, miten alttiita ne ovat tietoverkkohyökkäyksille.

Esimerkiksi ”opiskelijat ovat huolissaan siitä, millaisia tietoja koulut ja opetusvirastot keräävät, kuka niihin pääsee käsiksi, mihin niitä voidaan käyttää ja miten ne pysyvät turvassa”, kerrotaan The Atlantic -lehden artikkelissa.

Mutta pääsy pysyviin rekistereihin on suojattu liittovaltion perheiden koulutusoikeuksia ja yksityisyyden suojaa koskevan lain (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA) nojalla. Vain vanhemmilla ja täysi-ikäisillä opiskelijoilla on oikeus tutustua tietoihinsa.

Vinkkejä vammaisille opiskelijoille

Lukion pysyvät rekisterit voivat olla ratkaisevassa asemassa, kun pyydetään erityisiä mukautuksia, haetaan lisätuloja tai hankitaan tukipalveluja.

Pyydä oppilashuoltopalveluista kopiot kaikista rekisteritiedoista ja opintosuoritusotteista ennen valmistumista.

Kysy kopioita kaikista rekisteritiedoista ja opintosuoritusotteista.