Yrityksen menestys riippuu kaikkien osastojen sujuvasta toiminnasta. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että jokainen osasto antaa parhaan mahdollisen panoksensa kyseisiin tehtäviin. Ratkaiseva tekijä tämän saavuttamisessa on monien muiden tekijöiden ohella asianmukainen työmäärän hallinta.

Työmäärän hallinta on prosessi, jossa tehtävät jaetaan tiimin jäsenille ja tarkistetaan niiden käyttöaste ajan mittaan. Tavoitteena on delegoida tehtäviä niin, että määräaikoja noudatetaan kuormittamatta työntekijöitä liikaa. Tämä on tärkeää työntekijöiden loppuunpalamisen ja tehottomuuden välttämiseksi.

Kunnollinen työmäärän hallintasuunnitelma selventää tehtäviä, helpottaa parempaa suunnittelua ja ajanhallintaa. Nämä ovat ratkaisevia näkökohtia, jotta asiat saadaan tehtyä hyvin ja ajallaan. Juuri näistä syistä johtajien on osattava harjoitella tätä tehtävien jakamista hyvin ryhmässä.

Työnjakosuunnitelmaa suunniteltaessa on monia asioita, jotka on pidettävä mielessä epäonnistumisen välttämiseksi. Useimmat näistä suunnitelmista kärsivät virheellisen työnjaon, epärealististen aikataulujen, alisuoriutumisen jne. vuoksi. Varmistaaksesi, ettet joudu näiden uhreiksi, seuraavassa kerrotaan, miten sinun on toimittava.

Miten harjoitella tehokasta työmäärän hallintaa tiimillesi

Tämänhetkinen työkuorma ja kapasiteetti

Hektisessä työympäristössä on vaikea seurata kaikkien töitä tarkasti. Tämän vuoksi esimiehet eivät saa oikeaa käsitystä jo olemassa olevasta työmäärästä. Siksi sinun on ensin selvitettävä henkilöstön nykyiset työtehtävät.

Tiimisi nykyisen työmäärän selvittämisessä seuraavat vaiheet auttavat sinua hyvin.

• Luetteloi ensin kaikki nykyiset ja valmisteilla olevat projektit kaikkien osastojen osalta.
• Sen jälkeen selvitä näiden projektien luonne erikseen. Ovatko ne suuria, pieniä, monimutkaisia, onko niissä useita toimituspisteitä jne. Tässä vaiheessa sinun on myös mainittava, mitkä eri tiimit työskentelevät vastaavasti näiden projektien parissa.
• Kun ymmärrät, mitkä tiimit työskentelevät minkäkin projektin parissa, sinulla on paremmat tiedot nykyisestä työmäärästä. Jaottele nyt eri projektien työ pienempiin osiin, mieluiten viikossa tehtäviin töihin.
• Viimeinen vaihe on eri projektien jaottelu niiden tärkeysjärjestykseen. Merkitse muistiin, mikä on saatava valmiiksi välittömästi.

Tämän menetelmän noudattaminen antaa sinulle käsityksen siitä, kuinka paljon työtä kukin tiimi tekee säännöllisesti.

Resurssien ja tehtävien jakaminen

Nyt kun sinulla on kohtuullinen käsitys työmäärästä, jatketaan tehtävien jakamista. Tässä yhteydessä on tärkeää huomata, että sinun on delegoitava tehtäviä niille, jotka pystyvät hoitamaan ne parhaiten. Virheellinen työnjako voi tässä yhteydessä johtaa katastrofaalisiin tuloksiin ja turhaan käytettyyn aikaan.

Päätöksesi on siis perustuttava kokemukseen, tuloksiin ja alaan, kun valitset oikean henkilön tehtävään. Tässä vaiheessa on myös muutama muu asia pidettävä mielessä. Joitakin näistä ovat

• Kun jaat tehtäviä, aloita aina ensin kaikkein tärkeimmän prioriteetin omaavasta työstä. Koska näiden on oltava pian ohi, ne kannattaa hoitaa ensin.
• Töiden jakamisen jälkeen on määriteltävä sopiva aikataulu työlle. Tässä ”sopiva” ei tarkoita nopeaa vaan aikaa, joka tarvitaan, jotta työ saadaan tehtyä täydellisesti. Pidä tässä yhteydessä yllä kalenteria, jotta tuloksia on helppo seurata ja tarkistaa.
• Varmista, että annat tehtävän oikealle henkilölle, jolla on oikeat taidot.
• Tässä tehtävien jakoprosessissa ota mukaan myös tiimi, jotta tiedät, onko työhön liittyviä lisäkysymyksiä. Se antaa heille mahdollisuuden esittää näkemyksensä ja tuntea itsensä arvostetuiksi.
• Valvo aina, että henkilö, jonka valitset tehtävään, ymmärtää, miksi valitsit hänet. Tässä kaikki positiivinen vahvistus nostaa heidän työntekijöidensä motivaatiotasoa.

Muutosten seuranta

Kun tehtävät on annettu, seuraa tiimisi jäsenten edistymistä. Se johtuu siitä, että parhaimmatkaan suunnitelmat eivät aina toimi. Siksi sinun on varmistettava, meneekö kaikki suunnitelmien mukaan vai ei.

Jos kaikki sujuu hienosti, onnea sinulle hyvin tehdystä työstä! Jos asiat eivät suju samalla tavalla, sinun pitäisi kokoontua tiimin kanssa selvittämään ongelmat ja jakamaan tehtävät uudelleen.

Tiimin tehokkuuden parantaminen

Tiimin tehokkuus on aina merkittävä tekijä, kun halutaan pitää kiinni määräajoista ja vähentää kustannuksia. Useimmissa tapauksissa on usein joku, joka saa jotkin asiat tehtyä nopeammin kuin toiset. Tällöin työntekijän arvostuksen eleen lisäksi sinun pitäisi yrittää ymmärtää myös heidän taktiikkaansa.

Se voi olla uusi ohjelmisto, jota he käyttävät, omaperäinen/uusi menetelmä jne. Jos tehtävä voidaan hoitaa nopeasti, koko tiimin on tunnettava myös menettelytapa. Tämän lisäksi voit seurata myös muita esimerkkejä tehokkuuden parantamiseksi. Joitakin näistä ovat

• Tarpeettomien kokousten karsiminen
• Työntekijöiden asianmukainen koulutus ja kehittäminen projektinhallintataidoissa
• Yksittäisten työntekijöiden vahvuuksien hyödyntäminen

Työkuormanhallintatyökalu

Työkuormanhallintatyökalu on ohjelmisto, joka voi jakaa ja valvoa töitä useille tiimeille ja yksittäisille henkilöille heidän kyvykkyytensä, taitoihinsa ja käytettävyyteensä perustuen. Tämä työmääränhallintaohjelmisto on valtava apu, sillä ne yksinkertaistavat prosessia ja helpottavat seurantaa.

Se auttaa tehtävien hallinnassa, raportoinnissa, projektien hallinnassa, ajanseurannassa, yhteistyössä, asiakashallinnassa jne.

Näillä askeleilla voit luoda parhaan työmääränhallintasuunnitelman tulevaisuutta varten.

Johtopäätökset

Työkuormitus on ongelma, jota työntekijät kohtaavat kaikkialla maailmassa. Se ei haittaa ainoastaan työyhteisön työtyytyväisyyttä vaan myös työntekijöiden terveyttä. Näiden lisäksi se heikentää myös työntekijöiden aina niin tärkeää sitoutumista.

Mutta asianmukaisella suunnittelulla voit välttää kaikki nämä kielteiset vaikutukset. Tästä päivästä lähtien työmäärän hallintasuunnitelman luomisen pitäisi saada sinut aivan hyvin alkuun.