Neuvottelut ovat ajautuneet umpikujaan, mutta molemmat osapuolet ovat yksimielisiä yhdestä asiasta: te tarvitsette apua riidan ratkaisemiseen. Palkkaatte puolueettoman sovittelijan tekemään juuri niin. Sen sijaan, että ulkopuolinen sovittelija toimisi tuomarina, joka päättää, kuka ”voittaa” tai ”häviää”, hän auttaa sovittelussa osapuolia pääsemään sopimukseen.

Neuvottelijat tuntevat usein olevansa valmistautumattomia sovitteluun. Jo pelkästään se, että ”neuvottelusi” on nyt virallisesti ”riita”, saa sinut lähestymään seuraavaa vaihetta pelokkaasti. Tässä kerrotaan, miten sovittelija todennäköisesti etenee ja miten voit hyödyntää hänen läsnäoloaan varmistaaksesi yrityksellesi parhaan mahdollisen sopimuksen.

Lähde: Sovitteluprosessin eri vaiheet

Vaihe 1: Yhteinen istunto. Vaikka sovittelija saattaa ottaa sinuun ja toiseen osapuoleen yhteyttä etukäteen logistisista asioista, sovitteluneuvottelut alkavat yleensä yhteisistunnolla, jonka tarkoituksena on kouluttaa sovittelijaa, paljastaa mahdolliset erilaiset näkemykset tosiasioista ja selventää, mitä kumpikin osapuoli pitää tyydyttävänä ratkaisuna. Läsnä olevien henkilöiden määrä vaihtelee, mutta yleensä kumpaankin osapuoleen kuuluu edustaja (yleensä asianajaja), yksi tai useampi henkilö, joka on suoraan osallisena riidassa, ja joku, jolla on valtuudet ryhtyä suosittelemaan sitovaa ratkaisua.

Yhteisistunnossa sovittelija todennäköisesti rohkaisee kaikkia osallistujia esittäytymään ja kertomaan, mitä he katsovat tosiseikoiksi ja toivotuksi lopputulokseksi riidassa. Sovittelija esittää myös kysymyksiä, joiden avulla hän voi ymmärtää paremmin riitaa ja sen taustalla olevaa dynamiikkaa.

Jotkut sovittelijat jatkavat keskusteluja yhteisistunnossa toivoen, että avoin näkemystenvaihto ratkaisee riidan nopeasti. Monet sovittelijat siirtyvät kuitenkin jossain vaiheessa toiseen vaiheeseen, jossa kunkin osapuolen kanssa pidetään erillisiä tapaamisia, joita kutsutaan ryhmäkokouksiksi. Eräs sovittelija sanoo siirtyvänsä caucus-vaiheeseen, kun yhteisessä istunnossa käydyt keskustelut alkavat ”tuottaa enemmän lämpöä kuin valoa”. Jos tunteet käyvät erityisen kuumina, sovittelija saattaa ohittaa yhteisen istunnon kokonaan ja siirtyä suoraan ryhmäkokouksiin, koska hän pelkää sovittelupyrkimysten heikentyvän.

Vaihe 2: ryhmäkokoukset. Sovittelija aloittaa yleensä erilliset istunnot kummankin osapuolen kanssa esimerkiksi seuraavanlaisella lausunnolla: ”Kuten tiedätte, kaikki, mitä sanotte minulle caucusissa, on luottamuksellista. En toista toiselle osapuolelle mitään sellaista, mitä te ette halua minun toistavan.”. Kun sovittelija on antanut tämän vakuutuksen, hän alkaa kerätä tietoja kummankin osapuolen eduista. Hän haluaa tietää riidan taustalla olevat tarpeet tai huolenaiheet sekä sen, miten tärkeinä pidätte kutakin niistä.

Näillä tiedoilla varustautuneena sovittelija alkaa siirtyä edestakaisin ryhmien välillä käydäkseen sarjan keskusteluja, ehdotuksia, ehdotuksia ja vastaehdotuksia, joiden tarkoituksena on rakentaa ratkaisu, joka tyydyttää kummankin osapuolen keskeiset intressit, prosessia kutsutaan joskus sukkuladiplomatiaksi. Sovittelija haluaa tietää, mitkä ratkaisun ehdot ovat mielestäsi hyväksyttäviä – ja jotka toinen osapuoli voisi mielestäsi hyväksyä. Hän voi myös pyrkiä kartoittamaan vaihtoehtoja, jotka eivät ole ratkaisuvaihtoehtoja.

Riita-asioiden monimutkaisuudesta ja tärkeydestä riippuen sopimukseen pääseminen voi kestää useita tunteja, päiviä, kuukausia tai jopa pidempään. Viime kädessä sovittelu johtaa ratkaisuun noin 80 prosentissa sovitelluista riidoista. Joskus ratkaisu on todella ”win-win”. Toisinaan taas toinen osapuoli on innoissaan sopimuksesta, ja toinen pitää sitä juuri ja juuri hyväksyttävänä – kuitenkin parempana kuin pitkää, epävarmaa ja kallista matkaa tuomioistuinten kautta.

Vahvista sovittelutulosta

Nyt kun tiedät, miten sovittelu toimii, seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden tarkoituksena on varmistaa, että pääset prosessista hyvään sopimukseen.

Sovittelun vinkki #1. Pyydä sovittelijan mielipidettä.

Sovittelijan yksityiset keskustelut kunkin osapuolen kanssa johtavat hänet todennäköisesti kohti sovintopuitteita, jotka miellyttävät kaikkia osapuolia. Jotkut sovittelijat esittävät vapaaehtoisesti sovintoideoita; toiset, jotka ovat vähemmän aktiivisia, eivät tee niin. Harkitse sitä, että pyydät sovittelijalta ehdotuksia omasta sovintoehdotuksestasi.

Tämä taktiikka ei ainoastaan auta sinua löytämään ehdotusta, joka sopisi sinulle, vaan se myös hyödyntää sovittelijan tietämystä vastapuolen eduista – ja auttaa sinua välttämään sellaisen ehdotuksen tekemistä, jota vastapuoli pitää loukkaavana. Oletetaan, että aiot aluksi vaatia tietokonevalmistajalta 9,5 miljoonaa dollaria ja alentaa vaatimustasi vähitellen jopa 2 miljoonaan dollariin. Sen sijaan, että pyytäisit sovittelijaa välittämään tämän tarjouksen toiselle osapuolelle, kysyt, mitä mieltä hän on siitä.

”Vastapuoli pitää nykyistä 10 miljoonan dollarin vaatimustasi törkeänä”, hän kertoo sinulle. ”9,5 miljoonan dollarin avausehdotus voisi tehdä vakavista neuvotteluista mahdottomia. Tässä on ehdotus. Jos avaat 7,5 miljoonalla dollarilla, voin huomauttaa huomattavasta summasta, jolla olet kohtuullistanut vaatimustasi. Ehdotan, että jos vastapuolen seuraava tarjous on yhtä maltillinen, kumpikin osapuoli on osoittanut vilpittömän halunsa päästä sovintoon, ja meidän pitäisi pystyä siihen.”

Vaikket olekaan velvoitettu hyväksymään sovittelijan neuvoja, tunnusta kuitenkin, että hänen yksityiset keskustelunsa vastapuolen kanssa ovat antaneet hänelle huomattavan paljon tietämystä vastapuolen eduista. Tämän tiedon hyödyntäminen voi johtaa sovintoratkaisuun, joka on riittävän korkea, jotta voit jatkaa sijoitusmahdollisuuttasi.

Sovitteluvinkki nro 2. Anna sovittelijalle loistavia ideoitasi.

Kun neuvottelut kärjistyvät riidaksi, neuvottelijoille kehittyy usein kielteisiä mielipiteitä toisistaan. Jos toinen osapuoli vain neuvottelisi vilpittömässä mielessä, saatat ajatella, että olisimme ratkaisseet tämän asian jo kauan sitten. Tällaiset näkemykset voivat johtaa siihen, että kumpikin osapuoli reagoi toisen osapuolen ratkaisuehdotuksiin skeptisesti – taipumusta, jota psykologit ovat kutsuneet reaktiiviseksi devalvaatioksi.

Skeptisyys ei tietenkään lupaa hyvää sopimukseen pääsemiselle.

Sovittelijasi voi auttaa sinua voittamaan tämän esteen. Kuvittele, että keskustelusi sovittelijan kanssa ovat johtaneet sinut uudenlaiseen ratkaisusuunnitelmaan: ehdotat, että lahjoittaisit yhdessä hauraat kannettavat tietokoneet julkisille koulujärjestelmille (jotka voivat pultata ne kiinni, jotta niiden hauraus ei olisi niin suuri ongelma) niissä maissa, joissa harjoitatte liiketoimintaa.

Tämä liike voisi tuottaa suotuisaa julkisuutta sekä valmistajalle että sinulle, ja samalla se voisi myös esitellä molemmille yrityksille koululaisia (tulevia tietokoneiden ostajia). Sen sijaan, että ottaisit riskin siitä, että valmistaja reaktiivisesti devalvoi ideasi, ehdota sovittelijalle, että hän ehdottaa sitä omana ideanaan. Jos sovittelija uskoo, että suunnitelmasi on oikeudenmukainen ja perusteltu, hän voi auttaa sinua tarkentamaan sitä – ja esittämään sen tavalla, joka minimoi vastapuolen skeptisyyden.

Sovitteluvinkki nro 3. Tee todellisuustesti.

Joskus oman tiimisi jäsenten epärealistiset näkemykset osoittautuvat suurimmaksi esteeksi sovittelulle. Jos he eivät ymmärrä vastapuolen intressejä tai prioriteetteja, he saattavat kannattaa pysyä lujana ja odottaa myönnytyksiä. Tai ehkä joillakin tiimisi jäsenillä on liioiteltu käsitys siitä, miten todennäköistä on, että ratkaisun puuttuessa tuomioistuin tekee päätöksen sinun eduksesi.

Kykysi saada kollegasi vakuuttuneiksi heidän näkemystensä epärealistisuudesta on rajallinen; loppujen lopuksi he saattavat epäillä lojaalisuuttasi, jos olet liian jyrkästi eri mieltä heidän kanssaan. Siksi, kun neuvottelet tiimisi sisällä, käytä sovittelijaa vahvistamaan asemaasi kysymällä hänen näkemyksiään sisäisestä keskustelusta: ”Kuinka todennäköistä on, että vastapuoli antaa periksi?”. Kuinka todennäköistä on, että me voitamme oikeudessa?”” Tiimisi jäsenet ovat omiaan antamaan sovittelijan puolueettomuudelle ja kokemukselle erityisaseman.

Tiedä, milloin sanoa ei

Kun hyödynnät näitä tekniikoita, pidä mielessäsi, että sinun ja sovittelijan intressit eivät välttämättä ole samat. Sovittelijan ainoa intressi on auttaa osapuolia pääsemään sovintoon. Tämä on tietysti myös sinun etusi – mutta vain, jos sovinto on parempi kuin vaihtoehdot, joissa sovintoa ei saada aikaan, kuten oikeudenkäynti tai suhteen päättäminen toiseen osapuoleen.

Sinun on siis kysyttävä itseltäsi, johtaako sovittelijan neuvojen noudattaminen sovintoon, joka on omalta puoleltasi parempi kuin se, ettei sovintoa saada aikaan lainkaan. Kuvittele, että kahden intensiivisen, ehdotuksia ja vastaehdotuksia sisältäneen päivän jälkeen sinä ja tietokonevalmistaja olette päässeet yhteisymmärrykseen liian hauraiden kannettavien tietokoneiden yhteisestä lahjoittamisesta julkisille kouluille, mutta ette ole sopineet määrästä, jonka valmistaja maksaa sinulle menetetyistä voitoista. Vaaditte viimeksi 1,75 miljoonaa dollaria.

Sovittelija ehdottaa, että hyväksytte 1,5 miljoonaa dollaria sekä useita muita sitoumuksia valmistajalta. Vaikka nämä edut saattavat olla arvokkaampia kuin 0,25 miljoonaa dollaria, niille on mahdotonta antaa selvää rahallista arvoa. Sovittelija kertoo sinulle, että hän on kohtuullisen varma siitä, että vastapuoli hyväksyy tämän ehdotuksen ja että jos sinä hyväksyt sen, riita ratkaistaan tyydyttävästi.

Mitä sinun pitäisi tehdä? Tärkeintä on, ettet hyväksy sovittelijan ehdotusta vain siksi, että hän on tehnyt kovasti töitä auttaakseen sinua pääsemään sopimukseen. Kysy sen sijaan itseltäsi, voisitko tehdä vielä parempaa. Mikset kertoisi sovittelijalle, että haluat sekä 1,75 miljoonaa dollaria että ehdotetut sitoumukset?

Vastapuoli saattaa suostua tähän sopimukseen. Jos ei, voit vähitellen pienentää taloudellisia vaatimuksiasi, kunnes joko vastapuoli suostuu tai sinä päätät hakea vaihtoehtoa sovinnolle. Muista, että sovittelun tavoitteena ei ole miellyttää sovittelijaa, vaan saada aikaan paras mahdollinen sopimus sinulle.

Onko mitään ratkaisevia sovitteluvinkkejä, joita emme ehkä ole huomanneet? Kerro meille kommenteissa.

Seuraava sovitteluartikkeli: Esimerkkejä vaihtoehtoisesta riidanratkaisusta (ADR): Miten sovittelu toimii

Sovitettu artikkelista ”Get the Best Deal Possible in Mediation”, jonka on kirjoittanut Stephen B. Goldberg (professori, Northwestern Law School) ja joka julkaistiin ensimmäisen kerran Negotiation-uutiskirjeessä marraskuussa 2006.

Original published in 2012.