PDF-muoto (Portable Document Format) on asiakirjojen sähköisen verkkojulkaisun standardimuoto. PDF:n avulla julkaisija voi varmistaa, että asiakirja näyttää verkossa samalta kuin painetussa muodossa. PDF-tiedostot ovat ainutlaatuisia ”cross-platform”-käytettävyydeltään, ja jos ne on rakennettu ja merkitty oikein, ne näyttävät samalta eri järjestelmissä ilman, että tarvitsee asentaa erikoisfontteja tai luottaa taustalla oleviin käyttöjärjestelmäpaketteihin. Asiakirjan visuaalisten ja rakenteellisten osien asianmukainen merkitseminen takaa myös sen, että asiakirja on esteetön, mikä tarkoittaa sitä, että avustavat teknologiat (eli ruudunlukulaitteet, kuten JAWS jne.) tarjoavat samat tiedot näkövammaisille lukijoille kuin näkeville lukijoille.

Esteettömän ja siten vaatimustenmukaisen PDF-dokumentin ensisijainen vaatimus on se, että merkintärakenne edustaa täysin itse asiakirjan tarjoamaa visuaalista tietoa. Prosessi tämän määrittämiseksi edellyttää, että korjaaja tarkastaa asiakirjan jokaisen sivun varmistaakseen, että se on kaikkien saavutettavuusvaatimusten mukainen, ja muuttaa sivun tunnisterakennetta tarvittaessa vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Korjaus suoritetaan yleisellä (asiakirjan) tasolla ja tarkastelemalla jokaista sivua asiakirjan sisällä. Työnkulku on suoraviivainen, ja korjauksen päätyttyä korjaaja testaa asiakirjan vaatimustenmukaisuuden käyttämällä automaattisia tarkistusohjelmia, kuten Adobe Acrobat ”Full 508” check, PAC, Common Look jne., sekä manuaalista tarkistusprosessia sekä visuaalisesti että ruudunlukulaitteen avulla. Korjattu asiakirja ja korjausraportit toimitetaan asiakkaalle yhdessä suoritettua työtä koskevien muistiinpanojen kanssa.

Asiakkaiden esteettömyys- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset ovat erilaisia, sillä Yhdysvaltain Access Board ei ole tällä hetkellä määritellyt oikeudellisesti sitovia PDF-asiakirjojen esteettömyysvaatimuksia. Asiakkailla on jonkin verran liikkumavaraa siinä, miten ne haluavat kehittää PDF-dokumentteja Section 508 -vaatimusten mukaisiksi. Esimerkiksi HHS:llä on kattava tarkistuslista sopimusasiakirjojaan varten, mutta se, että jokin HHS:n tarkistuslistan kohta ei täyty, ei tarkoita, että asiakirja ei ole vaatimustenmukainen (eli asetus on laaja, eikä siinä käsitellä yksityiskohtia, kuten URL-muotoja). Toisaalta mikä tahansa asiakirja, joka läpäisee kaikki HHS:n tarkistuslistat, on varmasti vaatimustenmukainen.

PDF/UA kehitettiin tarkempien saavutettavuusstandardien luomiseksi. ”UA” tarkoittaa Universal Accessibility (yleinen saavutettavuus); PDF/UA-merkintä todistaa, että asiakirjat ovat ISO-standardin 14289 mukaisia, joka on uusi kansainvälinen standardi saavutettaville PDF-tiedostoille. Helmikuun 18. päivänä 2015 Yhdysvaltain esteettömyyslautakunta (US Access Board) julkisti sääntöehdotuksen Yhdysvaltain liittovaltion politiikasta Section 508:n osalta, ja siinä PDF/UA määritellään WCAG 2.0:aa vastaavaksi ”tarkoituksenmukaisen sisällön” osalta.

Tavoitteena on esteettömyys kaikille; 30 miljoonalla amerikkalaisella on jonkinlainen vamma, joten esteettömät dokumentit eivät ole vain ”laillisia”, vaan ne ovat arvokkaampia siksi, että ne takaavat universaalin saatavuuden. Asianmukainen korjaaminen on avain saavutettavuuteen.