Mitä tehdä, kun häävieraat eivät vastaa

Käytitpä sitten digitaalisia RSVP:itä tai perinteistä paperivaihtoehtoa, tapahtuman suunnitteluprosessin johdonmukainen teema on häävieraiden muistuttaminen RSVP:stä, kun odottelet tuskissasi (tuskastuessasi!) viimeisiä puuttuvia vastauksia. Vaikka kukaan ei halua, että häntä ahdistellaan tapahtumasta, joka on todennäköisesti kaukana jonkun työ- ja sosiaalisessa kalenterissa, tiedämme myös, että mikään ei ole ärsyttävämpää kuin se, että pitopalvelun, juhlasalin, DJ:n ja muiden tahojen taholta kysytään, kuinka monta vierasta on odotettavissa – varsinkin kun haluaisit mieluummin vain innostua tilaisuudesta. On aina hyödyllistä, jos sinulla on käsitys siitä, mitä voit odottaa keskimääräisen häävastausten vastausaikataulun suhteen, jotta tiedät, kuinka paljon aikaa vieraillesi on varattava vastausten antamiseen.

Mikä on siis oikea ja mikä on väärä tapa muistuttaa hajamielisiä häävieraita vastaamaan (olivatpa he sitten iäkkäitä sukulaisia, jotka eivät ole tottuneet uuteen verkkotrendiin, Vern-setääsi, joka on yhä jämähtänyt 60-luvulle, tai vapaamielistä opiskelukaveriasi, jolla on aina ollut vaikeuksia avaruuden ja ajan asettamien rajojen kanssa)? Vaikka kehottaisimmekin sinua hillitsemään itsesi muistuttaessasi ensin näitä vieraita siitä, että haluaisit tietää, pitäisikö sinun suunnitella tapaavasi heidät, on olemassa muutamia kohteliaita ja hyväksi havaittuja menetelmiä, joita voit käyttää, kun yrität saada nämä odottamattomat vastausvastaukset. Seuraavassa on muutamia yksinkertaisia vaiheita häävieraiden muistuttamiseksi RSVP:stä, joiden avulla saat tarvitsemasi puuttuvat vastaukset ja voit silti nauttia mainittujen poissaolevien ystävien ja perheenjäsenten seurasta hääpäivänäsi:

Vaihe 1: Siirry hyökkäyspainotteisesti

Voit käyttää kutsun ja RSVP:n sanamuotoja hyödyksesi jo ennen kuin kutsut edes lähetetään. Maltti on päivän avainsana, kun yrität saada tarvitsemasi tiedot ja samalla välttää loukkaamasta kenenkään tunteita. Itse vastauslomakkeessa oleva kohtelias mutta selkeä muistutus on aina hyvä keino saada vieraat liikkeelle ennemmin kuin myöhemmin – ”Vastatkaa XX-päivään mennessä, jotta voimme aviomiehen kanssa innostua näkemään teidät häissämme!”. Todellisuudessa sanot: ”Teillä ei ole aavistustakaan, kuinka paljon asioita meidän on järjestettävä tähän mennessä – ja ne ovat meidän häämme!”, mutta sen sijaan suhtaudutte asiaan ystävällisesti. Ymmärrätkö? Kaikki ovat onnellisempia näin. Jos olet päättänyt käyttää online-tapahtumanhallinta-alustaa (kuten RSVPify) tapahtumasi hallintaan, sinulla voi olla mahdollisuus lähettää helposti sähköpostimuistutuksia vieraille, jotka eivät ole vastanneet vastaukseen.

Vaihe 2: ”Lempeä yllytys”

Onko RSVP:n viimeinen vastauskerta jo lähellä? Hieman yli määräajan? Kaikki ovat ihmisiä, ja on mahdollista, että erinomaiset vieraasi tarvitsevat vain lempeän tönäisyn, jolla heitä muistutetaan lähettämään vastausviestinsä. Riippuen siitä, kuka vieras on, voit aloittaa nopealla muistutuksella tekstiviestillä, sähköpostilla tai sosiaalisessa mediassa. Monissa online-vieraslistan hallintatyökaluissa on mahdollisuus lähettää automaattisia muistutussähköposteja, jotka muistuttavat vieraita vastaamaan kutsuun, vaikka olisit alun perin lähettänyt perinteiset paperikutsut. Jos kyseessä on morsiamen tai sulhasen vanhempien ystävä tai sukulainen, anna vanhempien tehdä ”likainen työ” nopealla viestillä tai puhelinsoitolla. Morsiamen tai sulhasen ystävä? Ei tarvitse vaikuttaa päällekäyvältä. Yksinkertainen ”Hei Veronica, halusin vain varmistaa, että olet saanut kutsumme (pari ei kuulemma ehtinyt…) ja halusin kysyä, pystytkö tulemaan juhlapäiväämme!?”. Toki, ehkä kaikki kutsunne ovat päässeet perille. Mutta pieni valkoinen valhe voi auttaa ottamaan terää pois.

Vaihe 3: Viimeinen yhteydenotto

Suuri päivä on muutaman viikon päässä. On aika viimeistellä numerot, varmistaa, että kaikki ankat ovat järjestyksessä, ja toimittaa pitopalveluille tärkeä henkilömäärä. Tässä vaiheessa sinun on tehostettava peliäsi hieman. Älä luota vain sosiaaliseen mediaan tai sähköpostiin – soita puuttuville vieraillesi jälkisoittoja, jos siitä on jo aikaa – Olet varmasti päättänyt käyttää verkkovastauksia, koska et halua luottaa vanhanaikaisiin menetelmiin häiden järjestämisessä. Yleisen unohduksen ja uusien digitaalisten RSVP-palveluiden ja muiden online-hääsovellusten mahdollisen oppimiskäyrän välillä on kuitenkin luultavasti hyvä ajatus tarkistaa puhelimitse ne vieraat, joiden vastausta vielä odotat. Naamioi se yksinkertaiseksi tervehdyssoitoksi, jossa on kohtelias muistutus: ”Muuten, aviomies ja minä olisimme niin iloisia nähdessämme teidät häissä – uskotteko pääsevänne paikalle?”. Toki todellisuudessa sanot: ”Onko se %*&#% kyllä vai ei?!”, mutta katso, voit silti olla kohtelias.

Et ehkä koskaan kuule; Keep Calm, Carry On

Kun asia on näin, ei ole mitään syytä tehdä itsestäsi entistä stressaantuneempaa ennen juhlapäivää – Huolimatta parhaista yrityksistäsi muistuttaa häävieraita vastaamaan vastaustarjoukseen, saatat olla, ettet ikinä kuule joistakin vieraista. Usein saat myöhemmin tietää, että heillä on ollut vaikeita aikoja tai että he olivat vain hetken mielijohteesta poimineet ja muuttaneet Balille. Oli miten oli, siitä ei kannata murehtia sekuntiakaan.

Sitäkin huolimatta, ettet koskaan kuule, on vielä se mahdollisuus, että vieras tai juhlavieras päättää piipahtaa ilmoittamatta. Varautukaa pariin odottamattomaan vieraaseen, jotka eivät jostain syystä päässeet RSVP-listallenne. Olet varmasti oikeutettu halutessasi kertoa jollekin, että pelkkä ”ilmestyminen paikalle” on ajattelematon ele – mutta miksi et säästäisi sitä illallistreffeille ja naureskeluun myöhemmin, eikä vastaanoton aikana?

Muista nauttia suuresta päivästäsi

Olet menossa naimisiin! Jos et tee mitään muuta, muista nauttia suuresta päivästäsi. Pienet asiat, jotka ovat saattaneet joskus tuntua suurelta asialta, unohtuvat nopeasti. Saatat huomata, että jotain on vialla, mutta vieraasi eivät koskaan huomaa eroa ja nauttivat juhlimisesta kanssanne aivan yhtä paljon.