Objetivo

El objetivo de este tutorial es ayudarle a entender cómo puede utilizar el módulo ‘ShiftPlanning’ para crear o gestionar los horarios de sus empleados.

Visión general

Accede desde tu: Ordenador
Aplica a: Gerentes, Supervisores, Programadores y Empleados con Permisos de Programador

La pestaña ‘ShiftPlanning’ es el eje central donde puede crear o gestionar fácilmente los horarios de su personal Ya sea que tenga una sola ubicación o varias, ShiftPlanning tiene las vistas robustas que facilitan la planificación y visualización de los horarios de su personal.
Puede acceder a la aplicación web ShiftPlanning in Humanity en cualquier momento haciendo clic en la pestaña ‘ShiftPlanning’ en la parte superior de la página.

Cosas que hay que saber antes de empezar:

1. Los gerentes/administradores tienen acceso completo a la aplicación para crear y gestionar los horarios de su personal.
2. Los supervisores pueden gestionar todas las ubicaciones/posiciones/personal+salarios.
3. El programador gestiona ubicaciones/posiciones/personal específicos que se han concedido a su personal en la pestaña de permisos del programador.
4. Los empleados pueden tener permiso de programador para posiciones específicas.

El escenario descrito en este tutorial consta de los siguientes bloques de construcción:

1. Vistas de programación
2. Vistas básicas
3. Vistas de línea de tiempo
4. Panel de filtros
5. Filtros avanzados
6. Creación de turnos
7. Edición de turnos
8. Nueva experiencia de creación de turnos
9. Publicar horario
10. Publicar y republicar horarios
11. Conflictos de horario
12. Guardar una referencia a un período
13. Acciones del horario
14. Búsqueda del horario
15. Notas del horario
16. Bloquear solicitudes de permiso para Fechas
17. Configuración de la planificación de turnos
18. Teclas de acceso

Vistas de la programación

La pestaña de planificación de turnos se abrirá en la vista «semana» como comportamiento predeterminado, sin embargo, desde la parte superior derecha de la planificación, siempre se pueden cambiar las vistas. Revisemos esto en detalle.
Las vistas del cronograma le ayudan a visualizar mejor el cronograma por rango de fechas y vista. En la pestaña ‘ShiftPlanning’ en la esquina superior derecha, las vistas del horario se pueden cambiar según el tipo de vista y el rango de fechas. Puede navegar por el horario a diferentes fechas bajo cualquier vista seleccionada haciendo clic en las ‘flechas’ que se encuentran en la parte superior central de la página.

Hay cuatro tipos de «Vista Básica»:

1. Vista de Empleado
2. Vista de Posición
3. Vista Visual
4. Vista de Lista

Estos pueden verse además en la «Vista de Línea de Tiempo» dependiendo de la «Vista Básica»:

1. Día
2. Semana
3. 2 semanas
4. 4 semanas
5. Mes

Vistas básicas

Vista de empleados

La vista de empleados muestra los nombres de su personal a la izquierda con sus correspondientes turnos en el calendario.

Vista de puestos

La vista de puestos muestra los puestos de su personal a la izquierda con sus correspondientes turnos en el calendario.

Si la gerencia ha habilitado la vista de posición para usted como empleado, entonces tiene que hacer clic en «Visión general del horario» desde el menú de la izquierda de la aplicación, para revelar la vista de posición para usted.
Nota: ‘Vista de Empleado y Posición’ puede ser personalizada para ser vista en modo Día, Semana, 2 Semanas y 4 Semanas.

Vista Visual

La vista visual mejora la forma en que usted puede ver todos los detalles de su turno de un vistazo.

Vista de Lista

La vista de lista representa el horario de su personal en una lista de arriba a abajo con la posición del turno y la hora.

Nota: La vista «Visual y de Lista» puede personalizarse además para ser vista en modo Día, Semana y Mes.

Vistas de la línea de tiempo

Puede ver la programación por Día, Semana, 2 semanas, 4 semanas y Mes utilizando los botones de la parte superior izquierda del Programador.

Modo Día

El modo Día es útil cuando quiere visualizar mejor la cobertura de un solo día. Haga clic en la pestaña «Día» en la parte superior derecha o pulse la tecla de acceso directo ‘D’ para ver el Programa en modo Día.

Modo Semana

La vista en modo Semana es la vista por defecto. El día de inicio de la semana se establece por defecto en el lunes. Sin embargo, puede personalizarlo de acuerdo a sus requerimientos de negocio en ‘ Configuración de la Planificación de Turnos’. El modo semana puede ampliarse a 2 o 4 semanas.

Modo mes

La vista mes muestra las semanas del mes junto con los ‘Tiempos de turno’, el ‘Nombre del personal’ y la ‘Posición del turno’ indicados por colores. Puede ver más detalles sobre el turno haciendo clic en el turno.

Panel de filtros

En la parte izquierda de la pestaña de Planificación de turnos, podrá ver el panel de filtros con el ‘Mini Calendario’, ‘Filtros’ y la pestaña ‘Avanzado’. Si no puede ver el panel, haga clic en la opción «flecha», junto a la casilla «Búsqueda de horarios». El panel se puede ocultar fácilmente haciendo clic de nuevo en la misma flecha.

Después de hacer clic en la pestaña ‘Filtros’, podrá ver las siguientes opciones:

1. Mini calendario
2. Mi horario
3. Resumen del horario
4. Programa de bajas
5. Disponibilidad del personal
6. Principal Sólo posiciones de localización
7. Localización y posiciones adicionales
8. Gestión de posiciones

Mini Calendario

Desde la barra lateral izquierda, puede hacer clic en cualquier fecha del ‘Mini-Calendario’ para navegar rápidamente a cualquier semana o a un día específico.

Mi Horario

‘Mi Horario’ es la vista por defecto cuando los empleados van a la pestaña de ShiftPlanning para mostrar sus turnos solamente. Asegúrese de navegar a las fechas apropiadas para ver sus próximos/pasados turnos.

Los empleados pueden hacer clic en sus turnos para ver más detalles del turno junto con las opciones adicionales de Intercambiar Turno, Liberar Turno, Abandonar Turno, Enviar Unidad de Trabajo, Configurar la disponibilidad, Ver notas, Ver detalles de Llamada y Reconocimiento de Turno.

Los gerentes también tienen acceso a esta vista desde el panel de filtros de la izquierda en la pestaña ShiftPlanning, mostrándoles sólo sus turnos, en modo de lectura.

Resumen de la programación

Seleccionando «Resumen de la programación» en la barra lateral izquierda, le mostrará toda la programación de la empresa según la vista «básica» y «cronológica» seleccionada. También puede seleccionar la posición de la ubicación principal y las ubicaciones adicionales para filtrar el horario por un individuo o múltiples ubicaciones y posiciones.

Debajo de «Vista general del horario», también puede añadir empleados haciendo clic en el icono «Añadir empleados», una vez que haga clic en él, se abrirá la ventana emergente donde se puede añadir Nombre, Apellido/s y Posiciones.

Nota: Es posible que sólo pueda ver los puestos de la ubicación principal, es un comportamiento por defecto de la aplicación.

Programa de Vacaciones

Seleccionando ‘Programa de Vacaciones’ en la barra lateral izquierda, podrá ver quién en su empresa está de vacaciones. Los gerentes pueden hacer clic en las vacaciones ‘Aprobadas’ y en las próximas vacaciones ‘No aprobadas’ o eliminar cualquier tiempo libre pasado.

Disponibilidad del personal

Con esta función de disponibilidad, los gerentes pueden ver la disponibilidad en el calendario de ShiftPlanning mientras se crean los turnos en ‘Vista del empleado’ sólo si los empleados han establecido su disponibilidad. Esta función se activa automáticamente si está creando los turnos en la vista Día o Semana.
También puede seleccionar un empleado específico para filtrar y ver los detalles de disponibilidad.

Gestionar Posiciones

Al hacer clic en ‘Gestionar Posiciones’, le redirigirá al ‘Módulo de Personal’ para crear y gestionar posiciones de personal si es necesario.

Filtros Avanzados

Después de seleccionar la pestaña ‘Avanzado’, le permitirá filtrar aún más la vista por ‘Tipo de Turno’, ‘Sitios Remotos’, ‘Habilidades’ o ‘Empleados’

Crear Turnos

Crear turnos nunca ha sido tan fácil. Simplemente, haga clic en la celda del calendario correspondiente al empleado/puesto, añada la fecha y la hora del turno.

Edición de turnos

Haga clic en cualquier turno, y se abrirá la ventana ‘Edición de turnos’ donde podrá hacer algunas de las cosas más robustas.

Características de la ventana emergente de ‘Edición de turnos’:

1. Cambiar las posiciones de los turnos haciendo clic en la parte superior del nombre de la posición
2. Añadir el título del turno desde la parte superior
3. Editar la fecha y hora de inicio/fin
4. Establecer que un turno se repita haciendo clic en la opción Repetir.
5. Configurar el turno como abierto haciendo clic en la opción
6. Asignar sitios remotos a los turnos
7. Añadir notas adicionales para el turno
8. Añadir tareas
9. Filtrar por habilidades
10. Asignar personal a los turnos
11. Aceptación de turnos
12. In-línea Aprobación de turnos
13. Asignar personal de otros puestos
14. Programar descansos
15. Asignar unidades de trabajo
16. Filtrar por antigüedad (Leer sobre la programación basada en la antigüedad)Based Scheduling)
17. Auto – Fill Shift
18. Shift History
19. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

Para habilitar la nueva experiencia de creación de turnos, haga clic en el icono de ‘Acción de programación’ situado al lado del botón Publicar y haga clic en ‘Mostrar la creación de nuevos turnos’. Esto ha sido rediseñado, con la esperanza de hacer más fácil y rápida la creación de un turno de trabajo que antes.

Publicar Horario

La idea de publicar los horarios es que algunos gerentes quieren la capacidad de hacer cambios en el horario sin que su personal vea estos cambios de inmediato. Una vez que el gerente está listo, puede hacer clic en ‘Publicar’, y los cambios se pondrán en marcha.
La pestaña ‘Publicar’ se encuentra en la parte superior derecha de la pestaña Planificación de turnos. La publicación de los turnos también enviará las notificaciones por correo electrónico/texto a sus empleados.

Nota: Los gestores pueden desactivar la pestaña Publicar en la Configuración de la Planificación de Turnos. Desactivar la función Publicar dará a su personal la visibilidad de sus nuevos turnos/cambios de turno al instante (no se recomienda).

Publicar y republicar horarios

Una vez que publique un horario, cualquier cambio posterior realizado en esos mismos turnos se mostrará al personal inmediatamente sin necesidad de volver a publicarlo. La función de republicar es sólo para notificar al personal por correo electrónico de los cambios.

Conflictos de programación

La pestaña ‘conflicto’ aparece automáticamente en la parte superior derecha de la página de ShiftPlanning. Los conflictos de programación pueden ocurrir cuando los turnos programados entran en conflicto con alguna regla de programación configurada. Además, el turno que tiene un conflicto se resalta con el borde de turno punteado en rojo.

Al hacer clic en la nota se muestran los detalles del conflicto así como se resalta el turno que tiene conflicto. Los gestores pueden resolver o ignorar los conflictos antes de publicarlo.

Guardar una referencia a un periodo

Con esta nueva característica, hemos querido dar a todos nuestros usuarios una forma increíblemente eficiente y sencilla de poder ‘guardar’ o ‘marcar’ los horarios de trabajo pasados para que puedan referenciarlos fácilmente e incluso reutilizarlos en cualquier momento.

Acciones de programación

Haga clic en el icono de la «flecha hacia abajo» junto al botón de publicación en la parte superior de la pestaña ShiftPlanning, y un icono desplegable aparecerá con una acción poderosa.

Características del menú desplegable ‘Programar Acciones’:

1. Imprimir y guardar
2. Copiar horario
3. Asistente de horario
4. Importar horario
5. Sincronizar horario
6. Borrar horario
7. Habilitar Ghost Turno
8. Mostrar modo de presupuesto
9. Mostrar gráfico de previsión/hora
10. Mostrar creación de nuevo turno

Búsqueda de horario

En la parte superior izquierda de la pestaña ShiftPlanning, ‘Búsqueda de Horarios’ está disponible para buscar los turnos deseados rápidamente. Escriba el parámetro de búsqueda y pulse ‘Enter’ en el teclado.

Los parámetros de búsqueda son:

• Buscar por empleado
• Buscar por puesto
• Buscar por detalles del turno

Notas de horario

Ponga notas de horario en su horario de Humanity que puede utilizar para darse recordatorios en el trabajo diariamente. Ahora puedes escribir notas tanto para ti como para tus compañeros de trabajo que serán visibles cada vez que eches un vistazo a tu horario de trabajo. Esto es similar a las ‘Notas Adhesivas’ en sus escritorios o en el escritorio del ordenador.
Haga clic en la pestaña ‘Horario’ para abrir su horario de trabajo. El icono ‘Nota’ está justo al lado de las fechas de su calendario de trabajo.

Después de guardar la nota, puede seguir ‘publicándola’, ‘editándola’ y ‘borrándola’ también si es necesario con la ayuda de los iconos que se muestran a continuación:

Bloquear solicitudes de vacaciones para fechas específicas

Ahora, siendo un gerente, supervisor y programador, puede bloquear las solicitudes de vacaciones para ciertas fechas mediante la creación de una nota en la fecha particular para la que quieren que las solicitudes de tiempo libre sean bloqueadas.
Una vez que la ventana de la nota se haya abierto, simplemente marque la casilla ‘No permitir tiempo libre’.

Configuración de ShiftPlanning

Los usuarios con permisos de ‘Gestor’ tienen el control sobre lo que el personal puede actuar y ver dentro de las cuentas de ShiftPlanning. Para ver detalles adicionales de los ajustes, puede colocar el cursor del ratón encima de un ajuste y éste aparecerá en la pantalla.

Para personalizar los ajustes de acuerdo con los requisitos de su empresa, puede ir a la pestaña Ajustes > Planificación de turnos > Ajustes avanzados, como se muestra a continuación:

Teclas rápidas

Las teclas rápidas son accesos directos del teclado que permiten que la aplicación aumente la velocidad de trabajo en la navegación de los horarios y el cambio entre varios rangos de fechas y vistas.

Para cambiar rápidamente los rangos de fechas de la página ShiftPlanning utilice las siguientes teclas rápidas:

• Ctrl+Arriba: ir al rango de fechas anterior
• Ctrl+Izquierda: ir al rango de fechas anterior
• Ctrl+Derecha: ir al siguiente rango de fechas
• Ctrl+Abajo: ir al siguiente rango de fechas

Cambie fácilmente los modos de vista de Shiftplanning utilice las siguientes teclas:

• T: ver el día
• W: ver la semana
• M: ver el mes/4semanas
• D: ver el día

Si tiene alguna otra consulta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en [email protected]. ¡Feliz programación!