¿Se siente incómodo con la jerga legal que contiene un contrato de arrendamiento de la copiadora? Si no es abogado o no tiene experiencia en la obtención de una copiadora para su empresa, el contrato de arrendamiento de una copiadora de oficina puede ser un documento intimidante.

Veamos algunos de los retos a los que se enfrenta al analizar el contrato de arrendamiento de una copiadora.

Navegar por un contrato de arrendamiento de una copiadora sin hundirse

Muchos negocios firman un contrato de arrendamiento de una copiadora para evitar desembolsar miles de dólares por adelantado para comprar una copiadora multifunción de alta gama. Al firmar un acuerdo de arrendamiento de copiadoras, usted pagará una cuota mensual o trimestral por su copiadora durante la vida de un contrato de arrendamiento, que suele ser de tres a cinco años de duración.

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Cuando solicite propuestas a las empresas de alquiler de fotocopiadoras, es crucial que conozca sus necesidades de copiado. Comience con una evaluación de las necesidades, de modo que no caiga en una propuesta de alta presión que le imponga más copiadoras de las que necesita y una costosa factura mensual de arrendamiento. Puede evitar el exceso de alquiler de una fotocopiadora evaluando con precisión el número de copias que hace al mes. Si hace 20.000 copias al mes, no alquile una máquina capaz de producir 200.000 copias al mes. No pague por un volumen que no necesita. Lo mismo ocurre con otras características: hable con sus compañeros de trabajo para saber qué características de la copiadora necesitan.

No vaya a ciegas: Comprenda los términos del contrato de arrendamiento antes de reunirse con las empresas de arrendamiento de copiadoras

Comprender los términos del contrato de arrendamiento es fundamental para conseguir un acuerdo de arrendamiento de copiadoras justo. Al comprender los términos del acuerdo de arrendamiento de la copiadora, estará mejor preparado para comparar las tarifas de arrendamiento de la copiadora y lo que las empresas de arrendamiento de la copiadora le están dando por su cuota mensual. En este blog le explicaremos algunos términos básicos del contrato de arrendamiento de fotocopiadoras que deberá entender.

Para conocer más a fondo el proceso del contrato de arrendamiento de fotocopiadoras, consulte nuestra guía gratuita: Guía del novato para el arrendamiento de una copiadora de oficina.

Alquilador. Aunque usted obtendrá una copiadora a través de una compañía de arrendamiento de copiadoras, como Superior Office Systems, financiará el arrendamiento a través de un banco u otra institución de crédito. Al igual que cuando alquila un coche, su concesionario elegirá al prestamista, denominado arrendador en los términos del contrato, en función de quién ofrezca tipos de interés favorables y quién tenga más probabilidades de aprobar su crédito.

Término del arrendamiento. Es el período en el que usted se compromete a utilizar y pagar la copiadora. Los arrendamientos pueden durar de 24 a 60 meses, pero normalmente son de tres a cinco años. Los arrendamientos más largos implican cuotas mensuales más bajas, pero son más caros en general. Si prevé un gran volumen de uso, es posible que no quiera un plazo de 5 años porque su máquina podría no durar tanto. Su distribuidor debe aconsejarle sobre la duración del arrendamiento en función del volumen y del tipo y la marca del equipo.

Pagos. Sus pagos se basarán en el valor de la máquina dividido por el número de pagos programados durante la vida del arrendamiento, más los intereses.

Rebajas. A menudo los fabricantes de fotocopiadoras ofrecen promociones para que su contrato de arrendamiento de fotocopiadoras sea más atractivo que el de sus competidores. Su distribuidor debe informarle de cualquier programa de reembolso.

Valor justo de mercado. No es infrecuente firmar un contrato de arrendamiento de copiadoras que le dé la opción de comprar la copiadora al final del arrendamiento. Las empresas suelen optar por comprar una copiadora al final de un contrato de arrendamiento a corto plazo porque es más probable que la copiadora tenga cierta longevidad y no haya llegado a una fase de falta de fiabilidad. El precio de compra, que determina el banco, suele oscilar entre el 25 y el 30 por ciento del coste original de la máquina.

Garantía. Su acuerdo probablemente dirá que el arrendamiento no contiene una garantía del equipo. Por suerte para usted, esto no significa necesariamente que su equipo no tenga cobertura de garantía. Eso es porque la garantía probablemente esté incluida en su contrato de servicio del distribuidor de su copiadora y no de la institución financiera.

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Alquiler intermedio. Los prestamistas se adhieren a los ciclos de facturación, que contendrán fechas de vencimiento de pago específicas, como el 1 o el 15 del mes. Si su equipo llega antes del primer ciclo de facturación, es posible que se le cobre un pago de alquiler intermedio para cubrir el tiempo que tuvo la copiadora antes de la fecha de inicio establecida en el contrato.

Negocios complicados – Déle una pausa a estas cláusulas.

Renovación automática. Las renovaciones automáticas del contrato no son inusuales en un acuerdo de arrendamiento de copiadoras y son la pesadilla de un arrendatario. Cuando su contrato de arrendamiento se acerca a su fecha de vencimiento, se le exige que notifique a la compañía de financiación su intención de devolver el equipo.

Si no envía al prestamista una carta de intención de devolver la máquina en el plazo especificado que figura en su contrato de arrendamiento de copiadoras, puede enfrentarse a una renovación automática de 12 meses. La renovación significa un año más de pagos por una copiadora que quizá ya no quiera. Si su contrato de servicio y su arrendamiento están combinados, también estará pagando por el servicio. Es aconsejable tener un contrato de servicio separado de su contrato de alquiler. Asegúrese de poner un aviso en su calendario electrónico para la fecha de vencimiento y tome medidas!

Opción de compra de 1 dólar. Como se mencionó anteriormente, a veces los prestamistas le permiten comprar la copiadora por $1 al final del arrendamiento. La compra puede parecer una opción atractiva en su contrato de arrendamiento de la copiadora, pero podría costarle más dinero en sus pagos mensuales de arrendamiento. Puede ser más prudente acordar pagos más pequeños y decidir al final del contrato si quiere comprar la copiadora. Decidir al final del arrendamiento le dará la ventaja de conocer el estado de su copiadora y si sus necesidades de copiado han cambiado.

Suplemento de seguro. Compruebe el contrato de arrendamiento de su copiadora para ver si hay recargos de seguro. Algunos prestamistas exigen que su equipo arrendado tenga protección de seguro. Es posible que pueda evitar un recargo de seguro si puede demostrar al prestamista que su póliza de seguro de oficina cubre las fotocopiadoras.

Cuidado con los cálculos &de envío

Muchas compañías de arrendamiento le permitirán añadir fotocopiadoras a un contrato de arrendamiento y recalcular el arrendamiento en función del equipo adicional. Mire cuidadosamente los números para ver si hay aumentos de tarifas ocultos y para asegurarse de que no está pagando más que el valor del equipo.

Asegúrese de examinar su contrato de arrendamiento de copiadoras para ver las condiciones de envío. No es raro que el arrendatario se haga cargo de los gastos de envío, que pueden superar los 500 dólares, al final del contrato.

Elija a su proveedor con cuidado para evitar costosas sorpresas

Esta es la conclusión: ¿le ayuda su proveedor explicándole los términos del contrato para que sepa lo que está firmando? ¿Te cubre las espaldas asegurándose de que no te quedes con unas condiciones de arrendamiento que no te benefician? En SOS, creemos en la transparencia y la integridad. Siempre estamos encantados de asesorarle sobre los términos del contrato de arrendamiento; no dude en ponerse en contacto con sus preguntas.