Manual de Procedimientos Operativos de ARARA
Junio de 2007 Página 3.2-1
3.2 ACTA DE REUNIÓN
Qué debe incluirse: Las Reglas de Orden de Robert, un manual para dirigir organizaciones sin ánimo de lucro, explica que las actas son un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que se dijo.
Como mínimo, las actas deben incluir:

1. Nombre y tipo de reunión. Si se trata de una reunión ordinaria de la junta directiva, una reunión anual, una reunión del comité de vivienda o una reunión especial. Si es una reunión especial, adjunte una copia de la notificación de la reunión entregada a los miembros.
2. Fecha, lugar y hora en que comenzó y terminó la reunión.
3. Nombres del presidente y del secretario o de su sustituto.
4. Nombres de los miembros con derecho a voto que asistieron y si hubo quórum. Puede distribuir una hoja de firmas y adjuntarla al acta.
5. Nombres de los invitados y su tema.
6. Si se aprobó o corrigió el acta de la reunión anterior.
7. Se hicieron mociones. Debe registrar:
   • el texto exacto de la moción
   • quién hizo la moción
   • el resultado de la votación
8. Informes. Anote el nombre del informe, el nombre del miembro que lo presenta y cualquier medida tomada al respecto. Si el informe está escrito, adjúntelo o indique dónde puede encontrarse. Un informe oral puede resumirse brevemente.
9. Se pueden registrar brevemente otras acciones, asignaciones y plazos, resoluciones y recomendaciones.
10. Firma del secretario una vez aprobada el acta.

Resumir la discusión
Algunas juntas pueden optar por ir más allá de lo básico e incluir elementos adicionales. Por ejemplo, un resumen de un debate puede dar una imagen más completa de la reunión. Esto puede ser útil para los miembros que no pudieron asistir a la reunión y para los que buscan en el registro histórico de la organización. Los resúmenes, si se incluyen en las actas, deben ser equilibrados e incluir los principales puntos de vista opuestos, aunque no se aprueben.
Qué se debe omitir
Las actas son un registro fáctico de los asuntos. No incluya:

• Opiniones o juicios: Deje fuera afirmaciones como «un informe bien hecho» o «una discusión acalorada»
• Críticas o elogios: Las críticas a los miembros, buenas o malas, no deben incluirse a menos que tomen la forma de una moción oficial. Los agradecimientos o expresiones de aprecio sólo deben incluirse si ha habido un claro consenso de los participantes en la reunión. (Por ejemplo, mediante aplausos.)
• Discusión: Si la organización ha optado por incluir resúmenes de los debates, no los personalice registrando las opiniones de los individuos.
• Repaso extenso de los informes: Limítese a los aspectos más destacados o a los hechos clave, especialmente si se adjunta un informe escrito.

Aprobación del acta
Las actas no son oficiales hasta que se leen y se aprueban mediante votación formal. Debe ser leída por el Secretario en la siguiente reunión ordinaria. El Presidente pide entonces correcciones y adiciones, y llama a votación.
Los miembros pueden acordar omitir la lectura del acta en voz alta si han tenido suficiente tiempo de antelación para leerla. Enviar un borrador del acta a los miembros antes de la reunión es una buena manera de ahorrar tiempo y de ayudar a los miembros a prepararse para la reunión.
Asunto confidencial
En ocasiones, una reunión requiere confidencialidad, como cuando se tratan asuntos delicados de personal. En ese caso, la junta puede votar para entrar en una sesión ejecutiva, restringiendo la participación a los miembros y a los invitados. Las actas de una sesión ejecutiva son leídas y aprobadas únicamente por los miembros que asisten a la misma. Si lo desean, los participantes pueden optar por poner el acta a disposición de todos los miembros, pero el debate debe ser confidencial. Las actas de las sesiones ejecutivas se mantienen separadas de las actas ordinarias.
Secciones relevantes de los Códigos de California:
Título 1: Corporaciones
División 2: Ley de corporaciones sin fines de lucro
Parte 2: Corporaciones de beneficio público sin fines de lucro
Capítulo 13: Registros, informes y derechos de inspección
Artículo 3. Derechos de inspección
: Derechos de inspección
6333. Los libros y registros contables y las actas de los procedimientos
de los miembros y de la junta directiva y los comités de la junta directiva estarán
abiertos a la inspección previa solicitud por escrito a la corporación de cualquier
miembro en cualquier momento razonable, con un propósito razonablemente relacionado con
los intereses de dicha persona como miembro.
Título 1: Sociedades anónimas
División 2: Ley de sociedades sin fines de lucro
Parte 3: Sociedades de beneficio mutuo sin fines de lucro
Capítulo 13: Registros, informes y derechos de inspección
Artículo 3: Derechos de inspección
8333. Los libros y registros contables y las actas de los procedimientos
de los miembros y de la junta directiva y los comités de la junta directiva estarán
abiertos a la inspección previa solicitud por escrito a la corporación de cualquier
miembro en cualquier momento razonable, para un propósito razonablemente relacionado con
los intereses de dicha persona como miembro.
Los Códigos de California se pueden encontrar en la siguiente url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html