Planificador de reuniones mundiales y convertidor de zonas horarias
Esta hoja de cálculo del planificador de reuniones está configurada para ayudarle a planificar conferencias telefónicas y reuniones con personas en diferentes zonas horarias de todo el mundo. Hay un montón de herramientas de conversión de zonas horarias en línea, pero ¿por qué no utilizar Excel, ¿verdad? Especialmente si te ocupas habitualmente de zonas horarias específicas. Esta hoja de cálculo te permite enumerar hasta 7 lugares (incluido el tuyo). A continuación, introduce sus desviaciones UTC y elige la regla DST adecuada para cada una. Después de que usted tiene que configurar, puede introducir su hora de la reunión y comprobar la tabla de comparación de tiempo para ver si va a trabajar.
World Meeting Planner
para Excel
Detalles de la plantilla
Licencia: Uso privado
(no se puede distribuir ni revender)
«Sin instalación, sin macros – sólo una simple hoja de cálculo» – por Jon Wittwer
Cómo utilizar el Planificador de reuniones
Ingrese la fecha y hora de la reunión
Importante: La primera columna de la lista de lugares debe ser SU lugar. La fecha y la hora de inicio que introduzca para la reunión deben corresponder a esta primera ubicación.
No introduzca la hora de finalización de la reunión. En su lugar, la hora de finalización se calcula después de introducir la Duración (en horas).
Introduzca la fórmula =TODAY() en el campo de fecha de inicio y =NOW()-TODAY() en el campo de hora de inicio. Entonces, cada vez que la hoja de cálculo recalcule, por ejemplo después de pulsar F9, las fechas y los relojes se actualizarán para mostrar la hora actual. Bastante impresionante!
Introduce las etiquetas para las ubicaciones
Las etiquetas son sólo etiquetas, por lo que no importa cómo se llama cada ubicación. Puede introducir el nombre de una persona si lo desea.
Ingrese el desplazamiento UTC estándar
El desplazamiento UTC «estándar» es el desplazamiento para la ubicación en pleno invierno. En otras palabras, la hora «estándar» se refiere a cuando la ubicación NO está en horario de verano. Puede buscar el desplazamiento UTC estándar para sus ubicaciones utilizando el enlace al artículo de wikipedia incluido en la hoja de cálculo.
Elija una regla de horario de verano
La complejidad de la conversión de zonas horarias proviene de las reglas del horario de verano (DST), que son diferentes en todo el mundo. Incluso hay diferentes reglas para las ubicaciones dentro de una zona horaria principal, como Arizona.
Cada regla define las fechas en las que el DST comienza y termina, y si una ubicación está en DST, entonces se asume que se añade 1 hora al desplazamiento UTC. Puede haber excepciones a esto en la realidad, pero son raras, así que me quedé con esta suposición por ahora.
Intencionalmente traté de mantener la hoja de cálculo lo más simple posible, así que no tuve en cuenta la hora en que comienza el DST (típicamente las 2:00 am), y las reglas sólo funcionan para un solo año (que es la razón por la que tengo una nota sobre el planificador que no funciona para las reuniones que abarcan varios años).
Las reglas del horario de verano no tienen nombres estándar, así que tendrá que identificar la regla para sus ubicaciones buscando información en Wikipedia y eligiendo la regla correcta basándose en la información y las tablas de la hoja de trabajo de las reglas del horario de verano. Yo nombré las reglas usando algunas ubicaciones comunes, pero usted puede cambiar los nombres si lo desea.
Usando la Tabla de Comparación de Horarios
La tabla en la parte inferior de la hoja de trabajo le ayuda a ver los horarios de disponibilidad de las personas en diferentes ubicaciones. Puede introducir sus horas de trabajo normales encima de la tabla. Las celdas sombreadas en rojo son las horas en las que NO están disponibles. El tono más claro de rojo muestra cuándo «podrían» estar disponibles y estas áreas están actualmente configuradas como 1 hora antes del trabajo y 4 horas después del trabajo (puede cambiarlo).
La Tabla de Comparación de Tiempos está redondeada a la hora más cercana, así que aunque resalte su hora de reunión, tenga en cuenta que el tiempo sombreado está redondeado a la hora.
¿Por qué los relojes analógicos?
Un reloj analógico en Excel
Incluí los relojes analógicos principalmente porque descubrí una manera de hacer los relojes con gráficos de Excel y pensé que sería divertido crear algo como un «Reloj Mundial» con Excel. Pero creo que la Tabla de Comparación de Horarios es más útil para planificar reuniones.
Si tiene curiosidad por saber cómo crear relojes como éste con Excel, vea la hoja de trabajo Relojes. Los relojes utilizan un gráfico XY con el centro del reloj en (0,0). Todos los elementos de los relojes se crean utilizando diferentes series y etiquetas y estilos de línea.
Añadir más ubicaciones
Si quiere añadir más ubicaciones, probablemente querrá eliminar los relojes porque mientras es fácil copiar e insertar una nueva columna, no es fácil crear un nuevo reloj.