Puede que la primavera sólo haya empezado la semana pasada, pero ya es hora de empezar a pensar en ideas de recaudación de fondos para el verano. Gracias a la gran cantidad de vacaciones y a los horarios más relajados, el verano es la oportunidad perfecta para atraer a los donantes con eventos más pequeños y campañas de donaciones cortas. Y lo que es mejor, tendrá menos competencia de otras organizaciones sin ánimo de lucro para destacar en un espacio abarrotado.

Una estrategia es organizar un torneo de golf benéfico. ¿Por qué son tan populares?

1. Aunque consumen mucho tiempo, en general los torneos de golf requieren menos planificación que la gala anual o el baile benéfico.
2. Perfecto para el «bajón veraniego», cuando los donantes buscan nuevas formas de disfrutar del clima cálido.
3. Proporciona otro ángulo para llegar a los donantes que no están interesados en asistir a una gala.
4. Es sencillo cubrir los costes mediante las inscripciones de los golfistas.
5. El ritmo relajado permite mucho tiempo para socializar y establecer contactos.
6. Entraña a los partidarios entre la gala anual y la campaña de donaciones de fin de año.

Si está buscando llenar algunos agujeros en su estrategia de desarrollo de verano, los torneos de golf pueden ser un buen lugar para empezar.

Para ayudar, nos sentamos con Holly Kennedy, PGA Pro y cofundadora de Kennedy Golf Tournament and Event Planning en San Diego, California, para un episodio de nuestro podcast sobre recaudación de fondos, Eventos con beneficios. Ella comparte las mejores prácticas críticas e ideas para eventos de golf únicos, incluyendo:

• Cómo conseguir jugadores, donaciones y patrocinios
• Cómo combinar con una subasta (¿Sabías que el 92% de todos los torneos tienen una subasta?)
• Mini-concursos únicos y entretenidos para jugar en el campo
• Cuándo incluir una recaudación de palas
• Consejos para organizar un torneo de golf de menor coste, y mucho más

Ya sea que haya realizado un evento de golf durante años o que esté considerando realizar uno por primera vez, lea las 10 estrategias concretas para sacar el máximo provecho de su torneo. (Además, eche un vistazo al podcast completo para tener la oportunidad de jugar una ronda de golf gratis).

Considere los tres brazos de un torneo de golf rentable.

• Jugadores y participantes. Sin jugadores, no se puede hacer un torneo.
• Donaciones. Las donaciones en especie pueden ser regalos para los jugadores, premios de concursos, premios de rifas o artículos de subastas. Añaden valor y emoción al evento.
• Patrocinios. Se trata de cualquier tipo de donación económica que reciba para sufragar los costes del torneo de golf. Para atraer a los patrocinadores, planee presentar a sus patrocinadores en primer plano tan a menudo como sea posible. Es mejor pecar de «demasiada» visibilidad que de insuficiente.
  • Pruebe a colocar los logotipos en la hoja de reglas, la señalización, el sitio web del torneo, las redes sociales y mucho más.
  • También puede asignar patrocinadores para los miniconcursos y los juegos (más información al respecto más adelante).

Si puede, asigne a un miembro del comité de golf para que supervise cada brazo. Con los tres trabajando juntos como una máquina bien engrasada, su evento será rentable y recaudará una cantidad importante de dinero para su causa.

Incorpore una subasta.

«En los últimos seis años, he realizado unos 12 eventos al año, y diría que todos, excepto uno o dos, acaban incorporando algún tipo de subasta», afirma Kennedy.

Las subastas son una gran oportunidad para recaudar dinero adicional para su causa más allá de los costes de entrada o inscripción.

Aquí tienes los consejos de Kennedy para combinar tu torneo de golf con artículos de subasta estratégicos y específicos.

Sólo subasta artículos que sean únicos y valiosos.

Una cosa que los grupos suelen subestimar es la importancia del tipo de artículos que tienes, y cómo los juntas, dice Kennedy.

«Veo que muchos grupos intentan utilizar todas sus donaciones como artículos de subasta, pero no tienen el valor o la singularidad que se requiere para que la gente realmente puje mucho dinero»

Su solución: Ser exigente. Limítate a los artículos que sean exclusivos y valiosos.

«Considera la posibilidad de incluir cualquier experiencia que la gente no pueda tener en sus manos o de la que no pueda formar parte de otra manera, como un increíble viaje de golf. También puede combinar artículos para crear un valor adicional», aconseja.

No utilice demasiados artículos (de 4 a 6 funcionan bien).

A diferencia de una gala, en la que todo el mundo ha acudido a una fiesta sabiendo que el punto culminante de la recaudación de fondos y el entretenimiento es la subasta, los torneos de golf tienen muchos componentes. Hay cena, premios, concursos… por no hablar del evento principal: 5 horas de golf.

Entonces, ¿cuántos artículos son apropiados para este entorno único?

«He visto que las subastas en vivo más exitosas se mantienen entre 4 y 6 artículos. La subasta silenciosa puede ofrecer entre 10 y 25 artículos», afirma Kennedy. «Los eventos más grandes y consolidados pueden tener hasta 60 artículos, pero son una rareza».

Después de un día largo y físicamente agotador, no querrá perder el interés del público.

Mantenga la subasta en vivo rápida. Sus donantes seguirán divirtiéndose y gastando mucho dinero en los artículos adecuados, sin cansarse demasiado o, lo que es peor, sin sentirse defraudados.

Consiga artículos con un amplio atractivo (no sólo de golf).

Primero, hablemos de los viajes de golf. Con un público de golfistas, un torneo es sin duda una oportunidad excelente para recaudar dinero para su causa utilizando experiencias de golf de la lista de deseos.

Winspire ofrece más de una docena de increíbles excursiones de golf en Pebble Beach, Scottsdale, Irlanda, hasta asistir a torneos como THE PLAYERS Championship. Se tarda sólo unos minutos en reservarlas y no cuesta nada por adelantado incluirlas en su evento. Consulte toda nuestra selección de viajes de golf a continuación.

Dicho esto, las subastas que se ciñen únicamente a los artículos de golf -el juego de cinco hierros, las rondas de golf- no tienen tanto éxito. «Si puedes empaquetarlos con algo más que no sea necesariamente el golf, he visto mucho más éxito», afirma Kennedy.

En lugar de centrarse únicamente en el tema del golf, intente pensar en artículos que la gente adora hacer y en los que normalmente no se gastaría el dinero para comprarlos.

Experiencias locales únicas, como asientos de palco en el hipódromo con cena en un restaurante gourmet, o viajes a una multipropiedad en una estación de esquí local, funcionan de maravilla. También son populares las excursiones en el agua (como los cruceros con cena o las aventuras en velero), y los «artículos de vicio»: piense en selecciones de whisky fino, árboles de vino y puros cubanos.

Por último, aunque los torneos de golf suelen atraer a más hombres que mujeres, tenga en cuenta que la mayoría de estos hombres tienen pareja. Por lo tanto, es inteligente incluir artículos indulgentes como un viaje de cata de vinos o una salida de compras.

Cuanto mayor sea el atractivo de un artículo, mayor será la puja.

Ofrecer la opción de comprar entradas sólo para la cena.

Hablando de personas importantes, considere la posibilidad de permitir que las parejas o amigos de los golfistas asistan a la fiesta posterior, la cena o la recepción.

Esta es una forma fácil de vender más entradas, aumentar el número de asistentes y recaudar más dinero.

Simplemente mencione la opción en el material promocional y, a continuación, coloque una casilla que diga algo así como «No juega al golf pero le gustaría unirse a la cena» en los formularios de inscripción.

Planifique el desarrollo del día.

Los torneos de golf son un día largo y completo, con muchas partes en movimiento. Al igual que los plazos de las subastas de caridad, el flujo de un evento de golf es primordial para el éxito.

Considere esta pregunta que recibimos recientemente de Stephanie B. en Bend, Ore.:

«Hola Winspire, nuestra subasta es posterior a nuestro Torneo de Golf y estoy preocupada por el tiempo. La mayoría de la gente habrá estado allí toda la tarde. Les animamos a que traigan a un invitado a la cena y a que inviten a otras personas a asistir a la cena y a la subasta (que no estén jugando al golf). ¿Puede darnos algún consejo sobre el horario teniendo en cuenta esto? También habrá premios de golf para repartir»

La experiencia de los jugadores tiene que ser magnífica desde el momento en que entran en la propiedad hasta que se marchan.

La opinión del subastador de beneficios Heath Hale sobre la situación:

«Hola Stephanie, gracias por tu pregunta. Esta es una pregunta estratégica difícil, pero se puede ejecutar para el éxito. Creo que tienes razón con el horario y con pedirles que aparezcan invitados adicionales después del torneo.

Tenemos un torneo de golf / subasta / cena muy exitoso cada año que se parece a esto: El torneo de golf termina, el bar está abierto, los artículos de la subasta silenciosa están fuera y la cena buffet se está sirviendo. En un pequeño escenario, alguien da la bienvenida a todo el mundo y dice que en breve se anunciarán los ganadores del torneo, pero que antes hay que ver este vídeo sobre la razón por la que estamos aquí y el impacto que podemos tener. Ponemos el vídeo, celebramos la subasta en vivo y luego incorporamos una recaudación de palas. Por último, se anuncian los ganadores del golf y una banda o DJ cierra la noche.

¡Espero que esto ayude y buena suerte! Heath».

Para minimizar la confusión y los «tiempos muertos» de los donantes, asegúrese de que todo se ha coordinado al minuto con el campo de golf.

«Nunca hay que dejar huecos en el medio», subraya Kennedy. «Asegúrese de que su planificador de eventos se comunica con la tienda de golf y proporciona al departamento de catering actualizaciones constantes: ‘A nuestro grupo le quedan quizás 20-30 minutos, preparémonos para que salgan del campo en ese tiempo’. Haga las giras en coordinación con el personal de golf; lleve a los invitados al local; y cumpla con el estricto calendario del programa de la noche».

En resumen: Tenga a alguien al mando que supervise el calendario y garantice un flujo fluido.

Establezca el presupuesto desde el principio.

Si es la primera vez que organiza un torneo de golf, lo más probable es que se pregunte cuánto cobrar por la entrada y la inscripción.

La respuesta es que depende de su presupuesto.

«Crear un presupuesto es muy importante, incluso antes de elegir una fecha o un campo», dice Kennedy. «Siéntese con su comité y trabaje en un presupuesto que tenga en cuenta lo que quiere hacer, y cuánto puede gastar su público para participar».

Descubra si un aumento de paletas es adecuado para su evento.

Hemos dicho en el pasado que prácticamente todas las galas benéficas pueden beneficiarse de una recaudación de fondos, un llamamiento especial o una recaudación de paletas.

Sin embargo, los torneos de golf son una bestia diferente.

«Las recaudaciones de paletas no son adecuadas para todos los eventos, y he visto que van en ambas direcciones», dice Kennedy. «Si el público ha participado en otros eventos de su organización benéfica en los que había una recaudación de paletas, o está familiarizado con el concepto y lo espera, entonces puede considerar la posibilidad de incluir una.

«Por otro lado, he visto grupos, especialmente los que se presentan por primera vez, que intentan añadir una recaudación de paletas a una subasta, una rifa, un sorteo de oportunidades… y el impulso nunca llega.»

No hay nada más deprimente que sentarse en una sala en la que alguien pide dinero y nadie levanta la mano.

Así que hay que mirar bien al público, quién va a estar en esa sala, y su capacidad de dar.

Mezcla las cosas con divertidos minijuegos o concursos.

Puedes organizar concursos en el campo, o minijuegos. Algunos ejemplos son conseguir que la bola se acerque más a un objetivo, o premiar el putt más largo, el drive más recto, el drive más largo, etc.

Intente vender la inscripción de un torneo de golf típico con un «paquete de juegos» completo que incluya la posibilidad de jugar a los juegos y ganar premios. (A veces se denominan «paquetes de mulligan», pero el término mulligan tiende a implicar un mayor tiempo en el campo y que la gente haga trampas… ¡así que mantén la diversión con los «juegos»!)

Aquí hay dos divertidas ideas de juego que Kennedy ha visto utilizar recientemente a las organizaciones sin ánimo de lucro:

• Tira los dados: Lleva dados hinchables gigantes para que los jugadores los tiren cuando lleguen a un determinado hoyo, y luego asigna diferentes posiciones para cada uno de los resultados. Por ejemplo, si alguien saca un número par e impar, puede golpear desde un determinado tee; si sale un par, el jugador puede golpear en la línea de 150 yardas; y así sucesivamente. «Es una forma divertida de que los jugadores interactúen con el personal de la organización sin ánimo de lucro, además de que posiblemente obtengan una puntuación más baja en el hoyo porque han podido golpear sus golpes desde más lejos en el green», explica Kennedy.
• Adivina tu distancia: Consiga dos voluntarios: uno que se sitúe en el tee de salida con un telémetro o un medidor de distancia, y otro en la calle. Haga que el jugador adivine la distancia a la que va a golpear su drive, y luego golpee la bola. (El voluntario que se encuentra en la calle se dirige a la ubicación de la bola). A continuación, puede registrar la distancia y conceder premios a los que más se acerquen, ya sea en el momento o al final del día.

Consejo extra: Los juegos son una gran oportunidad para involucrar a los patrocinadores. Por ejemplo, puede hacer que una compañía de seguros local done una tarjeta de regalo de 50 dólares para un restaurante, además de 500 dólares para patrocinar el juego «Adivina tu distancia» en el hoyo 9.

Los jugadores no esperan ganar grandes cantidades de dinero en los juegos, pero algo como una buena botella de vino, una tarjeta de regalo para Starbucks o aparatos electrónicos son incentivos divertidos que rompen el día.

🔊 Esta semana en Eventos con beneficios: Torneos de golf con Holly Kennedy

El post de hoy ha sido sólo una muestra de la información proporcionada por Holly Kennedy, planificadora profesional de eventos y profesional de la PGA, en el último episodio de nuestro podcast de recaudación de fondos para eventos, Eventos con beneficios. Kennedy ofrece valiosos consejos para organizar el torneo de golf perfecto.

Déle al play a continuación para escuchar el podcast de 40 minutos (o haga clic aquí para visitar el sitio completo).