Es esa época del año otra vez: la época de impuestos. Si usted es dueño de una pequeña empresa, no tiene tiempo para perder el tiempo. Tienes que hacer tus impuestos y hacerlo rápido. Por suerte, no está solo en la carrera por cumplir con el plazo de presentación de este año. Con esta guía (y su software de contabilidad), le mostraremos cómo estar completamente preparado para esta temporada de impuestos.

En este post, cubriremos todo lo que necesita para ayudarle a prepararse para sus declaraciones de impuestos. Hablaremos de cómo poner al día su software de contabilidad antes de la presentación, qué informes contables necesitará para rellenar sus formularios de impuestos, información importante para la presentación, y mucho más. También tenemos una lista de comprobación descargable para la preparación de los impuestos, para asegurarnos de que no pasa por alto ni un solo paso. Descargue esta lista de comprobación para adelantarse a los impuestos y siga leyendo para conocer algunos de nuestros consejos y trucos para la presentación de impuestos.

Lista de comprobación de preparación de impuestos de Merchant Maverick (PDF)

Lo que debe hacer para preparar los impuestos de su pequeña empresa

La temporada de impuestos no tiene por qué ser difícil ni estresante. Vamos a desglosar todo el proceso en seis sencillos pasos, para que pueda preparar con éxito los impuestos de su pequeña empresa. Siga estos pasos y nuestra lista de verificación gratuita de preparación de impuestos para ayudarle a estar al tanto de la preparación y presentación de los impuestos de su pequeña empresa:

Paso 1: Tenga a mano la información personal general del negocio&

La presentación de sus impuestos requiere información personal básica. Usted quiere tener esto a la mano para utilizar en sus formularios de impuestos o por escrito para su contador o profesional de impuestos si usted ha contratado uno para presentar su declaración de impuestos. La información que se necesita es bastante simple, pero usted quiere asegurarse de que usted (o su profesional de impuestos) introduce la información correcta para evitar cualquier retraso con el IRS. Esta información incluye:

• Información personal básica: Esto incluye su nombre legal y su dirección. Si su nombre legal ha cambiado recientemente (por ejemplo, tras un matrimonio), asegúrese de que su nombre ha sido cambiado a través de la Administración de la Seguridad Social. Para evitar un retraso o el rechazo de su declaración, su nombre debe coincidir con el que figura en los archivos de la SSA.
• Información básica del negocio: Si su negocio opera bajo un nombre diferente al suyo, necesita proporcionar el nombre legal completo de su negocio en su declaración de impuestos. También tendrá que proporcionar la dirección de su negocio.
• Número de Seguridad Social: Su número de seguridad social es necesario para presentar sus impuestos. Al igual que el resto de la información, asegúrese de que no hay errores tipográficos que puedan retrasar su declaración.
• Número de identificación del empleador: Dependiendo de la estructura legal de su negocio, usted puede tener un Número de Identificación Patronal Federal (EIN) que fue emitido por el IRS. Si su negocio tiene un EIN, debe ser añadido a su declaración de impuestos.

Paso 2: Saber qué formularios de impuestos presentar

Uno de los pasos más críticos en la presentación de sus impuestos es asegurarse de completar y presentar los formularios correctos al IRS. Los formularios que debe presentar dependen totalmente del tipo de pequeña empresa que tenga: Empresa unipersonal, sociedad, corporación, corporación S o LLC. El sitio de la estructura de negocios del IRS le dirá cada formulario de impuestos que necesita presentar, dependiendo de su negocio. Algunos de los más comunes son el impuesto sobre la renta, el Anexo C, el 1099-MISC, el W-2 y el W-4.

Si contrata a un contador para que le haga los impuestos, él o ella podrá decirle qué formularios debe presentar. Los contables suelen cobrar por horas, por lo que tener la información necesaria desde el principio les ahorra tiempo y a usted dinero. Estar preparado es el mejor regalo que puede hacerles (y a usted mismo).

Además de saber qué formularios presentar, también es esencial conocer los plazos. Mientras que un Anexo C, por ejemplo, puede ser presentado con su declaración de impuestos individuales que vence el 15 de abril, otros formularios (como el 1120-S para las S-corps) tienen otras fechas de vencimiento según lo establecido por el IRS.

Paso 3: Registre los ingresos & los gastos

La exactitud es vital al reportar sus ingresos y gastos. Evite las auditorías, las multas y los cargos mediante el seguimiento preciso de sus ingresos y gastos. ¿La forma más fácil de hacerlo? Su programa de contabilidad.

Su programa de contabilidad facilita el seguimiento de sus ingresos y gastos durante todo el año. Puede utilizar funciones como el escaneo de recibos y la adición automática de transacciones de su cuenta bancaria para registrar fácilmente y con precisión los ingresos y los gastos. Estos registros pueden usarse luego al presentar su declaración de impuestos. ¿No tiene un programa de contabilidad? Echa un vistazo a nuestras revisiones de software de contabilidad y teneduría de libros, para que puedas estar preparado para la próxima temporada de impuestos.

Al registrar y reportar tus ingresos y gastos, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. En primer lugar, asegúrese de que sus gastos empresariales y personales se mantienen separados. La forma más fácil de hacerlo es manteniendo cuentas bancarias separadas, pero también puede utilizar su software de contabilidad para separar las transacciones. También debe clasificar sus gastos – una tarea que se maneja fácilmente a través de la mayoría de los programas de software de contabilidad.

Al utilizar su software de contabilidad, también es importante determinar qué tipo de contabilidad va a utilizar para su negocio: base de efectivo o devengo. Esto afecta a la forma en que informará de sus ingresos de año en año. Con la contabilidad por devengo, una transacción se contabilizará tan pronto como se produzca, incluso si no ha habido intercambio de dinero. Por ejemplo, una transacción se registraría tras el envío de una factura o la recepción de un recibo. Por otro lado, las transacciones se registran con la contabilidad de caja una vez que se ha pagado una factura o se ha recibido un pago de un cliente.

El método de contabilidad que utilice marca la diferencia a la hora de presentar sus impuestos. ¿No está seguro de cuál es el mejor para su negocio? Consulte nuestro artículo, Contabilidad de caja VS contabilidad de devengo: Cuál es mejor para su negocio, para determinar cuál es la opción correcta para usted.

Por último, asegúrese de guardar los documentos importantes, tales como recibos, cheques cancelados y facturas, para que pueda estar preparado si su declaración es auditada por el IRS.

Paso 4: Ejecutar los informes financieros

Tener sus informes financieros listos cuando es el momento de presentar sus impuestos hará que todo el proceso sea más rápido y más fácil para usted y su contador. Afortunadamente, si usted ha estado utilizando un software de contabilidad durante todo el año, la ejecución de los informes financieros es fácil.

¿Qué informes debe preparar para el tiempo de impuestos? Comience con estos:

• Balance
• Estado de Pérdidas
• Informe de Ingresos
• Informe de Gastos
• Valoración de Inventarios
• Coste Total de Bienes (COGS)
• Resumen de impuestos sobre las ventas
• Resumen de nóminas
• Registro de kilometraje
• Registro de depreciación de activos

También es importante tener en cuenta que incluso después de presentar sus impuestos, debe conservar los registros preparados anteriormente; serán increíblemente importantes si el IRS decide auditarle en algún momento.

¿Cuánto tiempo debo guardar los registros de mi negocio, se pregunta? Mucha gente le dirá que tres años, pero en algunos casos, el IRS puede presentar una auditoría hasta seis años después de una presentación (o incluso un período indefinido, dependiendo de la razón de la auditoría). Los registros fiscales son absolutamente un caso en el que es mucho mejor prevenir que curar. Lea nuestro artículo sobre 12 consejos para evitar una auditoría de impuestos para saber más.

Paso 5: Determine sus deducciones

¿A qué empresario no le gusta ahorrar dinero? Mantenga más de sus ganancias en su bolsillo mediante el aprovechamiento de las deducciones que pueden reducir sus ingresos gravables – por lo tanto, la reducción de su carga fiscal. Una cosa importante a tener en cuenta aquí es que el seguimiento de sus deducciones a lo largo del año puede simplificar el proceso de declaración de impuestos.

Sin embargo, si usted no pudo hacer un seguimiento de sus deducciones este año, tome este tiempo para familiarizarse con las deducciones estándar de negocios, utilizar cualquiera que se aplique a su negocio, y el plan para el seguimiento de sus deducciones en el futuro.

Algunas deducciones que pueden aplicarse a su negocio incluyen:

• Deducción de Ingresos «Pass-Through»: Esta es una de las deducciones más nuevas esbozadas en la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos. Las pequeñas empresas que cumplen los requisitos pueden recibir una reducción de ingresos del 20%. Hable con su contador o con un profesional de impuestos para saber si tiene derecho a esta deducción.
• Oficina en casa: Si usted tiene un espacio dedicado en su casa que se utiliza exclusivamente para el negocio, usted puede calificar para la deducción de la oficina en casa. Puede deducir una parte de sus gastos, como los servicios públicos, el seguro y las reparaciones. O podría optar por utilizar la deducción simplificada de 5 dólares por pie cuadrado hasta 300 pies cuadrados.
• Alquiler: Los pagos de alquiler de su espacio comercial pueden deducirse en su declaración de impuestos.
• Publicidad & Marketing: La publicidad y el marketing no sólo traen nuevos clientes (y más ingresos), sino que estos gastos son totalmente deducibles a la hora de hacer la declaración de la renta.
• Gastos de vehículos: Si utilizas un coche o un camión para tu negocio, puedes deducir este gasto en tu declaración de la renta. Puede optar por detallar sus gastos (piense en la gasolina, el mantenimiento y el seguro), o puede tomar la deducción estándar a la tasa establecida por el IRS.
• Suministros: Los suministros de oficina y otros suministros utilizados para operar su negocio son gastos deducibles.
• Software: El software relacionado con el negocio, incluyendo su software de contabilidad, puede ser cancelado en su declaración de impuestos.
• Gastos de los empleados: Los salarios de los empleados, las bonificaciones, los beneficios y los gastos educativos son deducibles.
• Seguros: Puede deducir las primas de los seguros de la empresa, así como las primas de los seguros médicos si es autónomo.
• Gastos de viaje: Si viaja por negocios, gastos como su transporte y alojamiento pueden ser deducidos en su declaración de impuestos de negocios.

Estas son sólo un puñado de las deducciones que pueden ayudar a reducir su carga fiscal. Consulta nuestra lista completa de deducciones fiscales para pequeñas empresas para saber más sobre cómo puedes ahorrar dinero esta temporada de impuestos. También puede maximizar sus deducciones hablando con un contador o profesional de impuestos.

Una última cosa a tener en cuenta es asegurarse de guardar todos sus recibos y registros para poder respaldar estas deducciones en caso de una auditoría.

Paso 6: Aproveche al máximo su software de contabilidad

Si está presentando sus impuestos usted mismo, es increíblemente importante hacer su investigación y aprovechar todos los recursos posibles – incluyendo su software de contabilidad. La mayoría de las empresas de software de contabilidad ofrecen algún grado de apoyo fiscal. Lea nuestra guía, El secreto para una temporada de impuestos fácil y sin estrés para su negocio, para saber qué formularios de impuestos soporta su software. También hay muchos recursos de impuestos para pequeñas empresas para aquellos que necesitan una mano de ayuda, incluyendo:

• Talleres virtuales del IRS: Cuando tenga dudas, pregunte al IRS. El IRS tiene nueve videos para los propietarios de pequeñas empresas, así como toda la información necesaria para la declaración de impuestos.
• Propietarios de negocios por primera vez: Una breve guía para la declaración de impuestos: El Empresario reunió una guía útil para la declaración de impuestos para aquellos que son nuevos en los impuestos de negocios.
• Careful Cents: Careful Cents es un blog dirigido por la experta en impuestos Carrie Smith, que ofrece dos libros gratuitos: «Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners» y «The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions».

Cómo empezar con nuestra lista de preparación de impuestos para empresas

¿Tentado de esperar hasta el último minuto para presentar sus impuestos? No espere: prepárese, presente sus impuestos y diríjase al nuevo año centrándose en otros aspectos de su negocio. Una vez que haya estudiado detenidamente la información de este artículo, descargue nuestra lista de comprobación para la preparación de los impuestos de su empresa. Esta lista puede ayudarle a asegurarse de que tiene todo lo que usted (o su contador) necesita para una temporada de impuestos fácil y sin problemas. Buena suerte!

Lista de verificación de preparación de impuestos del comerciante Maverick (PDF)