Si eres como yo y diriges un negocio o un negocio secundario desde una oficina en casa (o simplemente trabajas a distancia a veces), entonces entiendes la necesidad de tener un entorno de oficina en casa libre de desorden y minimalista.

Cuando crecía, mi madre siempre me decía, «espacio claro, mente clara». Esa frase siempre se me ha quedado grabada. Me lo creo.

Mi amigo Joshua Becker acaba de publicar un nuevo libro, The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. En él, dedica un capítulo a la oficina en casa.

Pensé que era el momento perfecto para compartir algunos consejos sobre cómo mantener una oficina en casa minimalista, para ponerte al día sobre la situación de mi oficina en casa, para dar mis opiniones sobre los consejos de Joshua sobre la oficina en casa, y para compartir mis planes de acción para eliminar parte del caos desordenado en mi vida laboral.

¿Sabías que? Según nuestros socios de FlexJobs:

«3,9 millones de empleados estadounidenses, o el 2,9% del total de la mano de obra de EE.UU., trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo, frente a 1,8 millones en 2005 (un aumento del 115% desde 2005)»

Somos muchos los que tenemos espacios de trabajo en casa. Y cada día se suman más personas a nuestras filas. Veamos algunas formas (fuertemente inspiradas en el libro anterior) en las que podemos limpiar ese espacio y ser más eficientes.

Define el espacio de tu oficina en casa

Este es un paso importante que a menudo nos saltamos cuando intentamos crear una oficina en casa tranquila. Típicamente, más que cualquier otra habitación, la oficina en casa puede ser una habitación para un montón de cosas: oficina (negocio vs side hustle vs finanzas familiares), almacenamiento, sala de piano, sala de lectura, sala de juegos extra, etc.

Está bien que la habitación esté dedicada a algunas de estas cosas si es un espacio grande, pero no puede ser todo esto. ¿Poner algunos límites en cuanto a lo que es esta sala? ¿Puedes mover algunas otras actividades fuera de este espacio?

En resumen: no intentes hacer demasiado en este único espacio. El caos conducirá naturalmente al desorden.

Cómo defino mi espacio:

Mi oficina en casa ha tenido varias iteraciones, pero ahora mismo está dedicada a mi trabajo con este sitio web (tengo un escritorio de pie y un escritorio de oficina estándar – ambos los hice y los uso), es donde manejo algunas de nuestras finanzas familiares, y es donde permito que mis hijos practiquen el teclado o de vez en cuando jueguen su juego de ordenador de elección – Prodigy Math. También se utiliza para guardar cosas relacionadas con la FinCon de vez en cuando.

Como voy a un espacio de trabajo dos o tres días a la semana, creo que está bien que mi oficina en casa se utilice para el teclado de los niños o los juegos de ordenador mientras no estoy allí – esta actividad sólo utiliza dos elementos adicionales que se pueden guardar fácilmente. Pero este espacio no es para guardar la FinCon; para eso tengo un espacio de almacenamiento real. Así que tendré que asegurarme de que las cosas no se cuelen más en este espacio.

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Declara los cajones y armarios de tu escritorio de oficina

Una vez que tengas tu objetivo para este espacio, es el momento de desordenar los cajones y armarios. Si has tenido tu oficina en casa durante algún tiempo, es probable que tengas algunos cajones del escritorio y archivadores que han acumulado algunas cosas.

Vamos a limpiarlos. Saca todo de los cajones y armarios y vuelve a guardarlo sólo si lo has utilizado en el último año o si necesitas conservarlo para llevar un registro. Guarde sólo uno de cada tipo de equipo o suministro de oficina.

Ponga todo lo demás en una pila para vender, donar o tirar a la basura. Los aparatos electrónicos viejos pueden venderse en un sitio como Decluttr (lea nuestra reseña).

Entonces, ¿qué registros debe guardar? No voy a tratar de abordar toda la lista aquí, pero voy a añadir algunos puntos clave:

• Consiga una caja fuerte para esos «artículos para siempre» físicos/en relieve: pasaportes, testamentos, licencias de matrimonio, pólizas de seguro de vida, títulos, escrituras y certificados de nacimiento. Yo utilizo esta pequeña caja fuerte ignífuga (de Amazon.com) y he comprobado que una vez que empieza a llenarse tengo que tirar algunas cosas. Caja fuerte pequeña = menos desorden.
• Mantenga todos los registros de impuestos en un archivador o contenedor de almacenamiento durante al menos siete años. Aquí hay más del IRS sobre cómo mantener los registros de impuestos.
• Mantenga todos los documentos de originación de las hipotecas, préstamos, inversiones, durante todo el tiempo que tenga la deuda o la inversión.
• No guarde estados de cuenta, facturas, recibos, que puede obtener en línea. Y no guardes nada que sea reemplazado por una versión más nueva (como una póliza de seguro).
• Por último, digitaliza todo lo que puedas. Es una buena idea incluso hacer una foto de tus «objetos para siempre» para tenerlos archivados.

Mis cajones y armarios de escritorio:

Uno de mis escritorios tiene cajones y archivadores, por lo que tiene una combinación de material de oficina (grapadoras, bolígrafos, etc), archivos de finanzas personales y talonarios de cheques, archivos de negocios y talonarios de cheques, y algunos pequeños cables y accesorios electrónicos.

También tengo un par de estanterías, ambas con gabinetes: un lado almacena la caja fuerte y la impresora, y el otro lado almacena cajas al azar, suministros y cosas de FinCon.

Necesito tomar mis viejos registros de negocios y tener algún servicio para escanearlos y organizarlos para mí. También necesito darle un repaso a esos pequeños accesorios electrónicos para decidir qué no se ha usado en un tiempo.

Por último, necesito un cajón completamente vacío para poder sacar todo del escritorio al final del día y guardarlo fuera de la vista. Quiero tener un escritorio limpio al final de cada día.

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Sin decoración extra a la vista: Libros, diplomas y muebles extra

Ahora que todo lo que está detrás del escenario está organizado, podemos echar un segundo vistazo a lo que está a la vista. ¿Tienes demasiadas cosas en las paredes, en las estanterías o simplemente en el suelo de tu oficina?

Recuerda que te comprometiste más arriba con el objetivo de hacer de ésta una verdadera oficina en casa.

• Empecemos por sacar todos los muebles que no caben. Encuentra otro lugar en la casa para ellos o deshazte de ellos.
• Luego aborda las paredes. En su libro, Joshua hace referencia a un «muro del ego» de diplomas y premios. Deshazte de todo lo que esté en la pared «que distraiga más que ayude».
• Por último, retira todos los libros y no los vuelvas a colocar a menos que los estés leyendo, que los vayas a leer pronto o que el libro tenga un valor sentimental. Considera el cambio a digital aquí también. Yo uso Audible para toda mi «lectura» en estos días y encuentro mucho más productivo escuchar sobre la marcha y a una velocidad que se adapte a mí.

Mi decoración y mobiliario:

Soy culpable del «muro del ego». Mientras que estoy orgulloso de mi educación y es ciertamente agradable para ser recompensado por su éxito, estas cosas se sienten un poco anticuado y no tan aspiracional o significativa como algo fresco y simple.

También tengo algunos instrumentos musicales en la habitación que son más decoración en este punto. Necesito encontrar otro lugar para ellos o deshacerme de ellos. Me va bastante bien con mis libros y los mantengo recortados en un solo estante de mi estantería.

Creo que es el momento de bajar los diplomas y trofeos. Estoy debatiendo sobre los instrumentos musicales. Creo que la guitarra podría colgarse en la pared y sería más probable que la cogiera y rasgueara. El tambor necesita ser trasladado a mi armario o donado.

Comprométete con un escritorio limpio

Si eres como yo, el escritorio limpio probablemente tenga el mayor impacto en tu sensación de bienestar emocional en el entorno de trabajo. No hay nada más dulce que entrar en mi espacio de trabajo para encontrar un escritorio nítido, limpio y libre de desorden para ponerme en marcha con mis días de trabajo. Esto no ocurre de forma natural, así que tendrás que comprometerte a ello.

Tu escritorio es para las cosas en las que estás trabajando actualmente. Nada más. No guardes en tu escritorio cosas que podrían/deberían estar en otro sitio. Por eso es tan importante el número 2 de arriba. Deja un cajón del escritorio lo suficientemente vacío como para que siempre esté disponible para guardar los objetos que rotas habitualmente en el escritorio.

Mi situación en el escritorio:

No es raro que mi escritorio se llene de correo, cosas traídas de viaje, tarjetas de visita, aperitivos, sombreros, guantes, accesorios, pegatinas y baratijas. Suelo revisar mi proceso de limpieza del escritorio cada pocas semanas más o menos.

Algo que me ha ayudado un poco ha sido tener una papelera en el escritorio y comprometerme a guardar todo allí. Otra cosa que me ha ayudado es comprar este soporte de monitor de Amazon que me da espacio debajo del monitor para guardar el teclado y el ratón al final del día.

Voy a intentar encontrar espacio en los cajones de mi escritorio para mover esa papelera. Así lo único que hay encima del escritorio es exactamente lo que estoy trabajando en ese momento. Si no hay nada allí, creo que es menos probable que deje caer baratijas o tarjetas u otros artículos al azar sobre el escritorio de forma continua.

Trata con el papel entrante

La oficina en casa tiende a acumular mucho papel, así que tienes que crear sistemas que te permitan ordenar este papeleo de forma rápida y eficiente.

• En primer lugar, opta por eliminar todo el correo basura y todos los extractos que puedas. Visite su banco para hacer frente a los estados de cuenta y visite la FTC para obtener información sobre cómo detener todas las solicitudes. En segundo lugar, consiga una papelera de reciclaje o una trituradora y colóquela junto a su escritorio. En mi opinión, este es un elemento aceptable para tener fuera porque crea una acción rápida. Tan pronto como llegue el correo, clasifícalo todo, y luego tira la basura y los sobres abiertos en la papelera de reciclaje. Hecho!
• Si es un estado de cuenta o una factura u otros registros financieros importantes, archívalo en el lugar apropiado. Nueve de cada diez veces, suelo hacer una foto del artículo y enviar la versión en papel a reciclar de todos modos. Por lo general, puedo ocuparme de ello digitalmente.

Cómo me ocupo del papel:

Suelo dejar que el papel se acumule en mi papelera y suelo revisarlo todo cada semana o cada dos semanas. Cuando lo hago a diario en lugar de semanalmente, me parece que mantengo el desorden a raya, por supuesto.

En cuanto a la exclusión del correo, yo misma lo hice hace varios años y ha funcionado bien. Principalmente recibo cosas de empresas que conozco. Sin embargo, la Sra. PT no se ha excluido todavía y sigue recibiendo un montón de ofertas gracias a su impecable puntuación de crédito.

Voy a animar a la Sra. PT a excluirse. En cuanto al papel entrante, una rutina semanal debería ser buena por ahora, siempre y cuando esa papelera vaya en el cajón.

Pensamientos finales sobre la oficina doméstica minimalista

Esperemos que tomar algunos de estos pasos nos lleve a una vida laboral más feliz y saludable para usted y su familia.

La oficina doméstica puede ser un lugar especial, donde se realiza un trabajo importante que cambia la vida. Así que, por favor, no la descuides cuando trates de crear un estilo de vida minimalista.

Concluiré con una cita del libro de Joshua que me ha parecido especialmente útil para nosotros, los que trabajamos de forma paralela:

«Con una oficina en casa minimizada, puedes conseguir -y mantener- cualquier trabajo que hagas allí. Y aquí está la cosa: cuando estás encima, puedes ver más… y empezar a tomar medidas para lograr más. Tal vez después de entrar en tu oficina en casa un sábado por la mañana y darte cuenta de que estás totalmente al día con tus tareas de oficina, puedes planear cómo empezar ese negocio a tiempo parcial en el que has estado pensando.»

La casa minimalista: una guía habitación por habitación para una vida desordenada y centrada está disponible en Amazom. Te ofrece la posibilidad de ordenar toda tu casa, no sólo la oficina.

Y como a Joshua siempre le gusta compartir, puedes reservarlo gratis en tu biblioteca local si no quieres comprar otro libro. Puedes saber más sobre Joshua escuchando este episodio del podcast que hice con él.

¿Cuáles son tus consejos para mantener una oficina en casa libre de desorden?