La facturación es fundamental para el éxito de su bufete. Y, sin embargo, para muchos despachos de abogados, la facturación a los clientes y la persecución de los pagos puede seguir siendo una de las partes del trabajo que más tiempo consumen, son repetitivas y temidas.

Según el Informe de Tendencias Legales 2019, los abogados registran solo 2,5 horas facturables al día de media, y el resto de su jornada se destina a una variedad de tareas que incluyen la preparación y el envío de facturas, la tramitación de los pagos y la actualización de los libros fiduciarios.

El proceso de facturación del bufete de abogados

En muchos casos, el proceso de facturación se parece a esto:

1. El bufete trae un nuevo cliente y abre su caso
2. El tiempo facturable y los honorarios/gastos de desembolso se registran a lo largo del caso
3. Al final de cada mes (o al final del caso, si es un caso más corto), las facturas y los gastos de cada cliente y caso se incluyen en un borrador de factura
4. Los abogados añaden notas y ajustan los costes según sea necesario y aprueban la factura
5. Se crea una versión final de la factura y se envía a los clientes para que la paguen
6. Los clientes pagan a través de los métodos de pago que se aceptan en el bufete
7. El equipo de contabilidad envía recordatorios de seguimiento sobre los pagos atrasados

Aunque parece bastante sencillo, hay mucho espacio para los cuellos de botella y los costes desperdiciados. Por ejemplo, los abogados que tardan demasiado en aprobar las facturas o que añaden demasiadas ediciones pueden provocar un retraso en el envío de las mismas.

La política de facturación de su bufete

Para ahorrarle a su bufete un tiempo y un dinero valiosos, es esencial contar con una política de facturación clara y estandarizada. Ofrece a los abogados y al personal algo a lo que referirse y mantiene a todos sincronizados.

Si está escribiendo una política por primera vez, querrá considerar:

• ¿Cómo factura su bufete a los clientes?
• ¿Dónde está viendo la mayor cantidad de errores?
• ¿Qué etapas del proceso están causando los mayores cuellos de botella?

Con eso en mente, siga estos pasos para escribir una política de facturación efectiva:

1. Proporcione una plantilla y unas directrices

Estas deben incluir cuándo enviar las facturas, qué extensión deben tener las descripciones, qué tipos de gastos deben incluirse en las facturas y cuáles deben cancelarse, y cualquier comunicación introductoria estándar en las facturas, si es necesario.

2. Redacte el flujo del proceso de facturación de su bufete

¿Qué abogados de un caso deben revisar una factura? ¿En qué orden? ¿Se envían las facturas por correo o electrónicamente? Quién debe ser informado cuando se envía una factura? Redacte todo el proceso de principio a fin para que no haya confusiones.

3. Establezca los requisitos para la revisión de facturas

Es útil pedir a los abogados que utilicen un sistema específico, como su software de gestión de la práctica jurídica, para realizar las revisiones electrónicamente. Esto ayuda a agilizar el proceso y deja menos margen de error; incluso puede utilizar un software de automatización.

4. Integre al equipo financiero con su proceso de facturación

Asegúrese de que su contable o equipo financiero sabe cuándo se envían las facturas, lo que aún hay que cobrar y lo que se da por perdido.

5. Incluya un proceso estándar para disputas y cobros

No deje que las facturas impagadas languidezcan durante meses. Cuanto más espere, menos probable será que sus clientes paguen, así que tenga un proceso de cobro claro. Establezca quién tiene que hacer un seguimiento de las facturas impagadas y cuándo. Disponga de una carta o correo electrónico estándar para solicitar el pago.

Si un cliente impugna una factura, sepa quién revisará la disputa y proporcione marcos para resolver el problema.

6. Tenga una política de facturación pública para los clientes

Sus clientes deben tener clara su política de facturación, para que la tengan clara:

• Con qué frecuencia se les facturará
• Cuándo llegarán las facturas
• Qué tipo de pago se espera
• Cuándo tienen que pagar
• Las consecuencias de los retrasos en los pagos

Escriba esto claramente y póngalo a disposición de todos los nuevos clientes.

Requisitos de las facturas

Si trabaja con una empresa más grande, es posible que existan requisitos estrictos para las facturas en lo que respecta a todo, desde cuándo deben enviarse hasta el formato de las mismas. Sin embargo, aunque no trabaje con grandes empresas, debería atenerse a un conjunto estándar de requisitos de facturación. Esto garantizará la coherencia para sus clientes y mantendrá el proceso de facturación sin problemas.

Descripciones de facturación

Las descripciones de facturación de los bufetes jurídicos no deben ser ni demasiado largas ni demasiado cortas. Deben proporcionar la cantidad adecuada de contexto e información para dejar al cliente satisfecho de que ha recibido el valor que está pagando. Las descripciones de facturación claras conducen a menos disputas más adelante en un caso.

Las descripciones del tiempo de facturación podrían ser así:

• «Se reunió con el cliente para revisar los testamentos y responder a sus preguntas»
• «Investigación legal para fortalecer los argumentos para la audiencia del próximo mes»
• «Habló y registró los hechos del caso con el cliente»

Códigos de facturación del bufete de abogados

Aparte de las descripciones, los códigos de facturación establecen -a un alto nivel- qué actividades o gastos se están facturando a un cliente.

Los códigos de ejemplo podrían ser los siguientes:

• Reunión
• Borrador/revisiones
• Investigación

Estos códigos deberían, como mínimo, ser coherentes dentro de su empresa. Otra forma de hacerlo es utilizar los códigos de facturación estándar que se indican a continuación.

Facturación LEDES

Si su bufete trabaja con clientes de mayor tamaño, su proceso de facturación puede incluir un paso adicional: Formatear sus facturas para utilizar los códigos de facturación LEDES para las entradas de tiempo y gastos.

LEDES, o Legal Electronic Data Exchange Standard, es un formato estándar para la facturación jurídica electrónica que utiliza directrices de formato específicas. Facilita a las grandes organizaciones el manejo de grandes cantidades de archivos y datos, así como la evaluación de las facturas, ya que todas estarán codificadas en el mismo formato.

Probablemente, a menos que su cliente lo pida específicamente, no necesitará proporcionar facturas con formato LEDES. Sin embargo, vale la pena comprobarlo si estás trabajando con una empresa o un cliente más grande.

También puedes utilizar los códigos UTBMS (Uniform Task-Based Management System Codes) para dar más detalles en una factura LEDES.

Crear una plantilla de facturación

Si no estás seguro de por dónde empezar con los requisitos de las facturas estándar, hay un montón de plantillas de facturación disponibles. Las suites de software como Freshbooks proporcionan una excelente plantilla de facturación para bufetes de abogados. También puede crear plantillas de factura personalizadas utilizando temas de factura en Clio.

Consejos principales para mejorar la productividad de la facturación

1. Establezca por adelantado las expectativas con los clientes sobre el proceso y las políticas de facturación de su bufete

La buena facturación se reduce a una comunicación clara con los clientes. Una factura no es sólo una factura: es una herramienta para comunicar el valor que proporcionas a tus clientes legales.

Dependiendo de su área de práctica, la contratación de un abogado puede ser una de las cosas más caras que su cliente haga. Evite las facturas inesperadas: Establezca expectativas claras sobre lo que los clientes pueden esperar ver en las facturas, cuándo las recibirán y cómo podrán pagar.

2. Registre su tiempo mientras trabaja para una facturación más precisa

Si alguna vez se ha sentado al final de un día de trabajo y ha tratado de recordar exactamente a qué se dedicó su tiempo, sabe lo difícil que es registrar todo en una factura. Utiliza un cronómetro para registrar tu tiempo mientras trabajas y toma notas para asegurarte de que el cliente tiene muy claro el valor que has aportado. Esta es la mejor manera de asegurarse de que no se pasa nada por alto y de que todas las entradas de tiempo son precisas.

3. Utiliza descripciones claras

Tus facturas a los clientes deben ser fáciles de entender, pero eso no significa que deban carecer de detalles. Articula claramente todo lo que has hecho para tu cliente: Una partida para una llamada de 15 minutos para revisar el caso sin contexto podría dejar a un cliente confundido o ansioso por el cargo.

Considere: Katy Young, de Ad Astra Law Group, da prioridad a añadir claridad y detalles a las facturas porque cree que genera confianza, lo que hace que sus clientes estén más dispuestos a pagar.

4. Facture con frecuencia y de forma constante

Con el sistema adecuado, las facturas y los recordatorios pueden enviarse rápidamente, por lo que no hay razón para posponer la facturación a sus clientes. El envío constante de pequeñas facturas puede reducir el impacto de una gran factura inesperada. Además, existe el beneficio añadido de fomentar un flujo de caja más fluido para su empresa

5. Automatiza, automatiza, automatiza

Hay mucho software disponible para ayudar a automatizar las tareas rutinarias, para que puedas dedicar tu tiempo y energía a cosas que no se pueden automatizar, como responder a preguntas difíciles o dar tranquilidad a tus clientes.

Antes de implementar cualquier software, ten en cuenta que el proceso debe ir por delante de la tecnología. Comprenda los puntos débiles de sus procesos de facturación y luego busque herramientas que puedan ayudar a mejorarlos.

Algunos ejemplos son:

• Utilizar un software como Clio Manage para generar borradores de facturas en cuestión de minutos
• Utilizar recordatorios automáticos de facturas en Clio Manage para enviar automáticamente los saldos pendientes a sus clientes y destinatarios de las facturas en función de un calendario que usted puede establecer. destinatarios en base a un calendario que puedes personalizar
• Aceptar pagos con tarjeta de crédito para cobrar más rápido

Configurar las tarifas adecuadas para tu despacho

Para empezar a calcular las tarifas de facturación de tu despacho, lee este artículo sobre cómo calcular tu tarifa por hora en función de los costes de tu negocio y del número de horas facturables que esperas registrar en un año (si tu bufete factura por hora en lugar de mediante tarifa plana o contingente). A continuación, compruebe si la tarifa elegida se ajusta a las tarifas del mercado.

Aquí tienes un vistazo a las tarifas por hora de los abogados de referencia del Informe de Tendencias Legales 2019, incluyendo las tarifas reales y las tarifas ajustadas al coste de la vida en cada estado:

Algunas estadísticas interesantes:

• El promedio de facturación por hora más alto por estado fue de 346 dólares por hora en Nueva York
• El promedio de facturación por hora más bajo por estado fue de 158 dólares por hora en Virginia Occidental
• El promedio de facturación por hora más alto por área de práctica fue un empate entre los abogados de derecho de bancarrota y de propiedad intelectual con 340 dólares por hora
• El promedio de facturación por hora más bajo por área de práctica fue para el derecho de menores con 87 dólares por hora.

Si sus tarifas son bajas en comparación con el promedio de facturación de las empresas de su estado, considere la posibilidad de aumentarlas. Si sus tarifas son más altas, piense cuidadosamente en cómo está proporcionando un valor adicional a sus clientes para que esa tarifa tenga sentido.

Sin embargo, al final del día, recuerde que la tarifa que cobra depende en cierta medida de usted. Si quiere cobrar un poco menos para que los servicios jurídicos sigan siendo asequibles para otras personas de su comunidad, no hay ningún problema.

Adiós a las horas facturables: acuerdos de facturación alternativos

¿Qué son las horas facturables? Esto ha sido durante mucho tiempo objeto de debate entre los bufetes de abogados. La práctica está viva y bien, pero muchos abogados defienden que esta no es la mejor manera de cobrar por los servicios legales, al menos no para todas las áreas de práctica.

Aquí hay algunos acuerdos de facturación alternativos:

Bufete de abogados basado en la suscripción

Con una firma basada en la suscripción, usted proporciona a los clientes servicios legales sobre una base de necesidad por una cuota de suscripción mensual establecida. Esta configuración funciona bien para los clientes de pequeñas empresas que pueden necesitar ayuda regular con las solicitudes de marcas, las medidas proactivas de protección de la propiedad intelectual, las transacciones y más.

Esto conduce a unos ingresos más predecibles para su empresa y a unas relaciones laborales más fluidas. Puede ser un reto conseguir que los clientes acepten la idea si están acostumbrados a la hora facturable, pero vale la pena.

Honorarios de escala móvil

Si trabaja con clientes con ingresos más bajos, los honorarios de escala móvil pueden ser apropiados. Los clientes pagan honorarios en función de sus ingresos familiares, en lugar de una tarifa estándar. Este enfoque puede ayudar a su empresa a acceder a más clientes haciendo que sus servicios sean más asequibles.

Servicios desagregados

La idea de servicios legales «desagregados» se refiere a la representación de alcance limitado. El abogado de alcance limitado y el cliente acuerdan definir la participación del abogado en su caso. Los servicios legales desagregados pueden variar mucho, dependiendo de la(s) tarea(s) acordada(s), tanto en litigios como en asuntos transaccionales. Los ejemplos pueden incluir la evaluación de un caso o una transacción, la provisión de una orientación limitada sobre el litigio o la transacción, o la sugerencia de preparar documentos judiciales o transaccionales.

Honorarios fijos

Si usted es capaz de determinar con precisión la cantidad de trabajo requerido para ciertos tipos de casos, los honorarios fijos pueden ser un excelente enfoque para la facturación. Crean claridad en los costes por adelantado y son una forma de facturación basada en el valor, lo que significa que se factura en función del valor que se proporciona al cliente, en lugar de mercantilizar el tiempo.

Por supuesto, existe el riesgo de subestimar el trabajo necesario para un caso y fijar unos honorarios demasiado bajos. Pero con un estudio diligente del caso, los honorarios fijos pueden ser una excelente alternativa a la hora facturable.

Honorarios de contingencia

Con los honorarios de contingencia, existe la posibilidad de ayudar a los clientes que no pueden permitirse un abogado, ya que se paga un porcentaje del dinero que se paga al cliente si el caso tiene éxito. Dependiendo del caso, esta cantidad puede ser bastante considerable.

Por supuesto, también existe el riesgo de que no te paguen por tu trabajo. Pero, si puedes soportar el riesgo, facturar en base a contingencia es una gran manera de construir una práctica rentable y servir a aquellos que de otra manera no podrían pagar tus servicios.

Nota: Los honorarios de contingencia están prohibidos para ciertos tipos de casos, así que comprueba dos veces las reglas de ética de tu estado antes de decidir facturar en contingencia.

Los retenedores de Evergreen

Los retenedores de Evergreen simplifican el proceso de cobrar a tiempo. Funciona de la siguiente manera: Tu cliente proporciona un anticipo original que se mantiene en fideicomiso contra el cual se facturan los servicios legales, y cuando su cuenta de fideicomiso alcanza un saldo mínimo predeterminado, repone los fondos.

Notificar a los clientes cuando los fondos del fideicomiso están en o por debajo del saldo mínimo requerido es la clave del éxito aquí. En este caso, la tecnología puede ayudar automatizando las notificaciones cuando el fideicomiso de un cliente cae por debajo del saldo mínimo.

Planes de pago

Dado que el 44% de los despachos jurídicos afirman que los clientes no pagan sus facturas porque carecen de fondos para pagar de una vez, según el Informe de Tendencias Legales de 2017, ofrecer planes de pago puede ser una gran ayuda para garantizar que tu despacho cobre.

Antes de empezar, crea directrices claras sobre cuándo ofrecer planes de pago, redacta una plantilla de acuerdo para determinar cómo se cobrarán los pagos, qué métodos de pago se aceptarán y qué sucede cuando un pago se retrasa.

Después, establece un sistema para facturar a los clientes y cobrar los fondos para ayudar a automatizar el trabajo repetitivo.

Honorarios razonables y transparencia de precios

Cuando se trata de ética y facturación, la claridad es clave. La regla 1.5 de las Reglas Modelo de Conducta Profesional de la ABA establece que un abogado no puede cobrar unos «honorarios irrazonables» o una «cantidad irrazonable por gastos». La ABA proporciona ocho factores a tener en cuenta para determinar si unos honorarios son razonables, incluyendo los honorarios cobrados por servicios legales similares, la reputación del abogado y cualquier limitación de tiempo.

Una de las mejores prácticas es hacer sus facturas tan claras y precisas como sea posible. Si factura por horas, proporcione notas claras y detalladas sobre el trabajo realizado. Si factura a través de honorarios fijos o contingentes, asegúrese de que tiene un razonamiento sólido sobre por qué sus honorarios son razonables.

Si está en el Reino Unido, tendrá que tener en cuenta las normas de transparencia de precios de la SRA, que establecen que la información sobre los precios debe proporcionarse en un formato claro y fácil de entender. Otros requisitos incluyen la necesidad de proporcionar un coste total, explicar la base de sus cargos y comunicar lo que está y lo que no está incluido en sus servicios.

Facturación, informes y seguimiento

Para mantener su proceso de facturación en el buen camino, tiene que vigilar de cerca los saldos pendientes, los pagos y los ingresos. Estos son algunos informes que puede utilizar para supervisar el proceso financiero de su bufete y mantener el proceso de facturación en buen estado:

Informe de cuentas por cobrar

El informe de cuentas por cobrar ayuda a las empresas a determinar los importes pendientes de todas las facturas abiertas y vencidas por usuario, por cliente y por asunto. El informe detalla los importes adeudados de las facturas pendientes aprobadas, los pagos parciales realizados para esos importes y las notas de crédito aplicadas a las facturas.

Informe de antigüedad de cuentas por cobrar

El informe de antigüedad de cuentas por cobrar ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las facturas impagadas. Divide las cuentas por cobrar vencidas en categorías de antigüedad (por ejemplo, facturas impagadas de 1 a 30 días, de 31 a 60 días y de 61 a 90 días). Esto le permite cobrar más rápido haciendo un seguimiento eficiente de los clientes cuyas facturas están atrasadas.

Informe del historial de facturación

El informe del historial de facturación proporciona una vista detallada de las cuentas por cobrar abiertas, las cuentas por cobrar vencidas y las facturas pagadas. Esto proporciona un historial completo de la facturación de sus clientes.

Informe de resumen de saldos de asuntos

El informe de resumen de saldos de asuntos ofrece a su bufete una instantánea de las cuentas por cobrar pendientes, así como la cantidad de trabajo en curso y los gastos en curso, por asunto o por cliente. Permite a su bufete ver qué ingresos futuros quedan por cobrar para cada asunto.

Informe de pagos de facturas

El Informe de Pagos de Facturas ofrece a los bufetes una visión detallada de los pagos de las facturas de los asuntos individuales realizados hacia las partidas de servicios y gastos individuales, y los usuarios responsables de esas partidas.

Informe de ingresos

El informe de ingresos ayuda a su empresa a visualizar y cuantificar las métricas clave de rendimiento por usuario, por cliente y por asunto. El informe detalla las horas, los gastos y los impuestos en términos de cantidades no facturadas, facturadas y cobradas.

Cómo cobrar más rápido

Los despachos de abogados a menudo consideran que tardan demasiado en cobrar. Y, echando un vistazo al Informe de Tendencias Legales 2019, de todas las horas facturadas a los clientes, el 14% nunca se paga.

Aquí tienes cuatro consejos para mejorar los cobros en tu despacho de abogados.

1. Mejore su control horario

Una de las formas más importantes de mejorar el flujo de caja es implementar hábitos diligentes de control horario y registro. Cómo puede cobrar el tiempo facturado si no lo ha registrado? Tome notas sobre lo que está haciendo, revise las llamadas y los correos electrónicos salientes y, como se ha mencionado anteriormente, haga un seguimiento del tiempo a medida que avanza.

2. Facture de forma coherente

Piense por un momento en la forma en que maneja las facturas en su vida personal. Cuando estas facturas llegan en un momento predecible, usted puede presupuestar en consecuencia y pagarlas a tiempo. Cuando las facturas son impredecibles e inconsistentes, es más difícil estar al tanto de las cosas.

Conseguir que las facturas lleguen a tiempo, en el mismo momento cada mes, ayudará a su bufete a cobrar más rápido.

3. Envíe recordatorios regulares

No deje que las facturas olvidadas del bufete pasen desapercibidas. Acostúmbrese a enviar recordatorios periódicos a los clientes que no han pagado. La automatización de este proceso le ayudará a ahorrar tiempo y dinero.

4. Acepte pagos con tarjeta de crédito

Si sigue pidiendo a sus clientes que paguen con cheque, puede estar pidiéndoles que utilicen un método de pago que no han usado en años (o uno que nunca han usado). En la era digital, los clientes esperan opciones de pago cómodas en línea. Como abogado, puede darles esta opción con los pagos en línea con tarjeta de crédito.

Todo lo que se necesita es un poco de diligencia debida para asegurarse de que está aceptando los pagos con tarjeta de crédito siguiendo las normas de ética.

Los bufetes de abogados necesitan un procesador de tarjetas de crédito que no permita devoluciones de cargos en las cuentas fiduciarias, y que no acepte comisiones de las cuentas fiduciarias. Por lo tanto, si un cliente disputa un cargo que resulta en una devolución, y la compañía de tarjetas de crédito retira dinero de una cuenta fiduciaria agrupada, esto puede causar una violación de la ética.

Usualmente, esto significa usar un procesador de tarjetas de crédito adaptado específicamente a los abogados, como Clio Payments.

Bend Law ha descubierto que el uso del software Clio Payments ha mejorado significativamente su proceso de facturación y cobro:

Software de facturación para bufetes de abogados

Invertir en un software de facturación para bufetes de abogados supone una gran diferencia en la forma de emplear su tiempo, y mitiga el riesgo de error.

Clio Manage le permite crear fácilmente facturas de marca y planes de facturación personalizados, y aceptar pagos con tarjeta de crédito. Gestiona funciones de contabilidad fiduciaria y también se integra con sus programas de contabilidad favoritos, como QuickBooks Online, Xero y Klyant, para que pueda mantener toda su información financiera sincronizada.

Invertir en un software de facturación legal para ayudar a que su proceso funcione con mayor fluidez puede ser muy valioso para su empresa: Chris Trebatoski, de Treblaw LLC, envía todas sus facturas cada mes en cuestión de 15 minutos con Clio, una tarea que solía llevarle mucho más tiempo en un bufete más grande.

«Dedico menos tiempo a hacer mis entradas de tiempo y a enviar mis facturas utilizando Clio que el que dedicaba a ser el Presidente de Facturación y Cobro en un gran bufete de abogados llamando a otros abogados para decirles: ‘¿Podrías enviar tu factura? No tengas miedo de la curva de aprendizaje, un software como Clio Manage es muy intuitivo, y una pequeña inversión para aprender cómo funciona puede suponer toda una vida de prácticas de facturación simplificadas para tu bufete.

Nota: La información de este artículo sólo se aplica a los despachos estadounidenses. Este artículo se proporciona únicamente con fines informativos. No constituye asesoramiento legal, empresarial o contable.