Shoeboxed es una gran idea para el propietario de una pequeña empresa, un comerciante individual o cualquier tipo de autónomo, ya que le permite realizar un seguimiento rápido y fácil de los recibos. Aunque vivimos en una época en la que muchas cosas se archivan digitalmente, sigue siendo fácil acumular rápidamente un montón de papeles, incluyendo cosas como recibos de combustible, tickets de aparcamiento y fichas para todo tipo de gastos diversos.

El concepto de Shoeboxed ha sido diseñado para aliviar ese tipo de tedio y ayudar a poner las cosas en orden. La empresa de propiedad estadounidense existe desde 2007, pero Shoeboxed se ha convertido en una operación mundial que está disponible en todo el mundo. Otros productos similares en este ámbito son QuickBooks, Expensify, Hurdlr y Zoho Expense, todos ellos útiles durante la actual crisis del coronavirus.

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Precios

El equipo de Shoeboxed ha ideado una forma muy ingeniosa de atraerle al mundo del mejor archivo de recibos, con una prueba de 30 días que significa que puede crear una cuenta y disfrutar de un acceso instantáneo a cualquiera de los diferentes paquetes. Actualmente, Shoeboxed está disponible en tres tipos de paquetes diferentes.

La opción más barata es Startup, dirigida a particulares y autónomos. Normalmente cuesta 23 dólares al mes, pero actualmente está en oferta por 18 dólares al mes (facturados anualmente).

Luego está la edición Professional, que normalmente cuesta 47 dólares al mes pero que actualmente está disponible por 36 dólares (facturados anualmente). Ésta es más adecuada para profesionales y pequeñas empresas.

La tercera opción de Shoeboxed es Business, que normalmente se vende por 71 dólares al mes, pero que actualmente cuesta 54 dólares al mes (facturados anualmente). Está dirigida a empresas con un gran volumen de recibos. Por supuesto, puedes probar el paquete y cancelarlo en cualquier momento durante los 30 días de prueba y no se te cobrará.

También es muy útil la aplicación gratuita Shoeboxed, que tiene planes de suscripción Starter y Lite: 4,99 dólares por 30 días para 25 escaneos de documentos para la primera y 9,99 dólares por 30 días para 50 escaneos de documentos para la segunda, y ambas pueden vincularse a tu cuenta principal de Shoeboxed.

Características

Shoeboxed es una de esas ideas brillantemente sencillas que en realidad se vuelve más útil cuanto más la usas. Hay numerosas características destacadas, no menos importante de las cuales es la forma en que puede obtener sus recibos organizados en forma digital fina, que luego puede ser aceptado por el Servicio de Impuestos Internos y el Servicio de Impuestos de Canadá vienen tiempo de declaración de impuestos.

No sólo se digitalizan, sino que también es fácil archivarlos de forma ordenada. Después de escanearlos con precisión, los recibos se pueden clasificar, organizar y se pueden buscar completamente. Esto significa que pasará menos tiempo buscando ese recibo tan importante que necesita localizar desesperadamente.

Shoeboxed también cuenta con los Sobres Mágicos, que le permiten convertir un montón de recibos de papel tradicionales en versiones digitalizadas, sin que tenga que mover un dedo. Si a esto le añadimos los potentes informes de gastos que se pueden elaborar con los datos resultantes, Shoeboxed es una potente fuerza a tener en cuenta. También somos fans de la forma en que puedes autoimportar recibos de Gmail directamente a Shoeboxed.

Facilidad de uso

No hay duda de que Shoeboxed te ahorrará tiempo y, a largo plazo, también dinero. Su funcionamiento es muy sencillo, y la aplicación asociada es una ventaja añadida, ya que te permite hacer un seguimiento de los recibos sobre la marcha gracias a su rastreador de recibos y kilometraje. Está disponible para los dispositivos iPhone, iPad y Android y utiliza el GPS de tu móvil para hacer un seguimiento preciso de los kilómetros.

La otra función de la vieja escuela, Magic Envelopes, es en realidad un sistema maravillosamente fácil de usar que te permite enviar por correo tu última pila de recibos a Shoeboxed y ellos lo digitalizarán todo por ti. Los escaneos resultantes simplemente aparecen en tu cuenta del sistema, trabajo hecho. Alternativamente, puedes seguir obteniendo los escaneos digitalizados y en tu cuenta utilizando tu dispositivo móvil, escáner de escritorio o correo electrónico.

Soporte

Las opciones de soporte que ofrece Shoeboxed parecen estar en buen estado. Esto comienza con un completo Centro de Soporte en el sitio web, que también cuenta con una base de conocimientos bastante sustancial que cubre muchas preguntas comunes que usted podría tener sobre el servicio.

También existe la posibilidad de enviar un ticket al equipo de soporte en caso de necesitarlo, mientras que el soporte telefónico también está disponible de lunes a viernes entre las 9 y las 5 CST. Hay un número de teléfono gratuito en Estados Unidos y una opción internacional disponible también. Además, es posible solicitar ayuda en las páginas del sitio web, con una interfaz emergente de tipo chat en la que puedes introducir los detalles de tu consulta, así como añadir archivos adjuntos cuando sea necesario. Por tanto, todas las bases están prácticamente cubiertas.

Veredicto final

Shoeboxed es una herramienta realmente útil si eres el tipo de persona que tiende a desordenarse, metiendo recibos en todo tipo de rincones y luego tratando de darles sentido cuando llega el momento de la declaración de impuestos. Te ayudará a poner en orden tu casa, a meter todo en un sistema digital y a clasificar todos y cada uno de los artículos. Si odias hacer tus propias cuentas, Shoeboxed puede ayudarte a recortar horas del tiempo que pasarás preparándote para las tareas de declaración de impuestos.

Hay algunas características interesantes dentro de Shoeboxed, y la funcionalidad de informes es una ventaja añadida. Mientras que los individuos y las pequeñas empresas podrían encontrarlo útil, las empresas más grandes podrían verlo como una verdadera ventaja para conseguir que los empleados mantengan mejores registros. Las opciones de paquetes de gama alta tienen un precio acorde, pero Shoeboxed sigue siendo recomendable si necesitas desesperadamente una forma más eficiente de revisar montañas de recibos.

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