¿Alguna vez has planeado una fiesta para ti o para tus hijos y te ha preocupado conseguir que la gente se presente? Tal vez has evitado hacer fiestas porque te ves como esa niña de 8 años preguntándose «¿Y si no viene nadie?»

Ese es un miedo legítimo.

Una fiesta sin invitados no es una fiesta. Y para estar seguro de que tienes invitados necesitas conseguir confirmaciones de asistencia. Y para conseguir RSVPs usted necesita saber cómo recordar a los invitados a RSVP.

Los padres están tan ocupados hoy en día, tienden a ignorar RSVPs o peor, dicen que sí y luego no aparecen. A decir verdad, la fiesta de tu hijo no es su máxima prioridad. Eso duele, lo sé, pero es cierto.

Después de un par de cumpleaños exitosos, nos ganamos la reputación de ser una familia que organizaba fiestas divertidas.

Este no era mi caso cuando era niña. Siempre sentí que conseguir 3 o 4 amigos para mis fiestas de cumpleaños era como tirar de los dientes.

Como madre, recuerdo lo que sentía al ser esa niña y juré que mis hijos no tendrían que soportar eso.

Me hago cargo de las fiestas de mis hijos y el éxito de esas fiestas es, en última instancia, mi responsabilidad. Y, sinceramente, no quiero quedarme con una tarta enorme al final y 2 niños que se la coman.

Por suerte, hay algunos trucos para conseguir que la gente se presente a tu fiesta. Aquí me concentro sobre todo en las fiestas de los niños, pero muchos de estos consejos también sirven para las fiestas de cumpleaños de los adultos o las duchas.

La idea principal es prepararse para el éxito, no para el fracaso:

No hagas la fiesta en un día festivo o justo al lado de una temporada de mucho trabajo

Mis hijos cumplen años hacia el final del año escolar. Tenemos el Día de la Madre, el fin de semana del Día de los Caídos y la última semana de la escuela para navegar alrededor. Es una pesadilla. Hacer una fiesta en esos fines de semana sería duro para mí y para los invitados.

Así que no lo hacemos.

Hacemos su fiesta antes o después para asegurarnos de que esos invitados puedan venir. Incluso hemos celebrado su fiesta un mes entero después de sus cumpleaños.

También podría tener una fiesta de ½ cumpleaños en su lugar, 6 meses después de su cumpleaños. Conocí a una mujer que realmente hizo una gran cosa de su medio cumpleaños. Era importante para ella. Y esa es una gran estrategia si tu cumpleaños cae durante el frenético período de dinero entre Acción de Gracias y Año Nuevo.

No hagas dos fiestas con la misma lista de invitados una detrás de otra

Mis hijas tienen poco más de 2 años de diferencia, así que combinamos sus fiestas. Hacemos una fiesta de cumpleaños al año e invitamos a todos sus amigos. Una de mis hijas es más extrovertida que la otra y tiene más amigos, así que hacer dos fiestas sería una mala idea y crearía comparaciones y celos. Muchos de sus amigos se solapan también así que nos funciona.

Tú eres el guardián del bienestar de tus hijos. Ejerce la sabiduría y no los pongas a propósito en situaciones que puedan desencadenar la comparación y el conflicto con sus hermanos. Además, si organizas dos fiestas con un mes de diferencia, los padres pueden confundirse y no acudir a la segunda.

Si tienes una hija y un hijo, o si tus hijos tienen edades muy distintas y los invitados serían totalmente diferentes, entonces ¡déjate llevar!

La obtención de las confirmaciones de asistencia comienza con la lista de invitados

En definitiva, necesitas conocer a los padres de los niños que vas a invitar. Si no los conoces, tienes que presentarte. Sé que las fiestas de cumpleaños pueden ser difíciles cuando te acabas de mudar a una nueva zona o acabas de empezar a ir a un nuevo colegio. Así que no intentes invitar a 20 niños que no van a venir. Sólo invita a los 2 niños que sabes que vendrán y a otros amigos o familiares si son de la zona porque sabes que estarán allí.

Cuando era niño, mi marido experimentó de primera mano el invitar a toda la clase, sólo para que un solo niño apareciera en su fiesta. Los niños pueden ser amigos en la escuela, pero si los padres no son sus amigos, rara vez querrán interrumpir su fin de semana para llevar a su hijo a celebrar el cumpleaños de otro niño que no conocen. Lo más probable es que simplemente ignoren la invitación.

Si quieres sentir el dolor de los niños que son ignorados en su cumpleaños lee este post de Quora.

Puede que te haga perder la fe en la humanidad.

O este niño cuya historia se hizo viral.

Algo de esto podría haberse evitado con una mayor implicación de los padres. Algunas historias simplemente te muestran lo desinteresados y despreocupados que son algunos de los amigos y padres de tus hijos.

Debido a que educamos en casa y vamos a la iglesia, tengo algunas amistades maravillosas con otras madres. Los niños educados en casa tienen amigos muy cercanos que nunca pensarían en hacer algunos de los trucos que estos niños hicieron en el post de Quora. Si tienes la suerte de formar parte de una comunidad muy unida nunca te encontrarás con este tipo de desinterés.

Las personas que no confirman su asistencia no suelen aparecer. Así que si consigues 0 RSVP antes de la fecha límite no tienes fiesta.

Por favor, no le hagas esto a tu hijo. Es su trabajo saber quién y cuántos van a venir.

Si su escuela quiere que invite a toda la clase, rechace respetuosamente

A la mayoría de las escuelas no les importa mientras reparta las invitaciones de manera discreta antes o después de la escuela.

Una madre me dijo que una vez repartió invitaciones a toda una clase y sólo obtuvo un 10% de respuesta. También admitió haber encontrado invitaciones viejas en la mochila de su hijo mucho después de la fecha de la fiesta… oops.

Por supuesto, sé prudente, no acabes invitando a 18 de los 20 niños de la clase. Se correrá la voz y los otros dos se sentirán excluidos.

Reparte invitaciones en papel, y dáselas a los padres

La invitación es un preludio de la fiesta. Quieres que los niños y/o los padres se fijen en ella. Tiene que ser tentadora, mostrar el tema de la fiesta y prometer mucha diversión.

No sé tú, pero yo recibo un millón y medio de correos electrónicos al día y me he perdido montones de invitaciones a fiestas en mi bandeja de entrada. Qué tristeza.

Pero siempre he confirmado mi asistencia a una invitación en papel que me han entregado directamente. Especialmente una que se ve bien o parece que tomó tiempo y esfuerzo para hacer.

Usted recibirá un montón de RSVP instantánea de esa manera. Los padres mirarán su teléfono y te dirán en ese mismo momento si su hijo puede ir o no.

Puedes repartirlos antes o después del colegio, en la iglesia, o entregarlos en mano en las casas de los invitados.

Si tu hijo realmente quiere repartirlos, haz que lo haga contigo y con los padres allí.

A veces eso no es una opción, así que haga que su hijo los entregue personal y discretamente a sus amigos, o que los envíe por correo, y luego contacte con los padres para hacerles saber que su hijo ha sido invitado.

Si no tiene los datos de los padres y no recibe respuesta, olvídelo. Es posible que nunca reciba una respuesta y que las invitaciones queden olvidadas en el fondo de la mochila de alguien.

Sheryl y Andy eran muy nuevos en nuestra iglesia. La primera vez que los conocimos nos preguntaron personalmente si nuestra niña más pequeña podía ir a la fiesta de cumpleaños de su hija. Se acababan de mudar a la zona y no conocían a nadie. Pero nuestras hijas estaban en la misma clase de escuela dominical y parecían llevarse bien. Significaría mucho que ella viniera. Tenían 8 años más o menos. Invitaron a 3 niñas de la clase de la Escuela Dominical hablando directamente con los padres. Y adivinen qué, las 3 se presentaron. Dije que sí, y hablé con mi hija más tarde sobre la importancia de hacer que los niños nuevos se sientan bienvenidos y que ella iba a la fiesta de una nueva amiga. No le di opción realmente.

Pero los padres me hablaron directamente y me comprometí. Es por eso que hablar con los padres directamente es tan poderoso.

Sea inteligente con la redacción de la RSVP de la fiesta de cumpleaños

Algunos padres se preguntan CÓMO quiere que respondan a las invitaciones de cumpleaños. De verdad. Así que hágalo claro y fácil.

• Hoy en día, algunas personas temen las llamadas telefónicas tanto como el dentista o el DMV. Así que no hagas que la gente llame, dales la opción de enviar un mensaje de texto o un correo electrónico: «Por favor, confirme su asistencia por mensaje de texto al 555-555-1212 o por correo electrónico»
• Déles una razón para responder. Pide que confirmen la ortografía del nombre de su hijo – Algo como «Cuando confirme su asistencia, por favor confirme la ortografía del nombre de su hijo para los favores personalizados…» O «Por favor, confirme su asistencia antes de (fecha) para que cada invitado pueda obtener su favor personalizado…»
• Juega a la escasez: «Por favor, confirme su asistencia antes de (fecha) para que tengamos suficiente pizza, tarta, favores, etc. para todos…»
• O darles la opción de confirmar su asistencia sólo si piensan venir » RSVP only if you plan to attend…» Este no me gusta tanto porque si no responden nunca estás 100% seguro de que vieron la invitación.
• «Sólo arrepentidos» – Es cuando le pides a la gente que sólo confirme si NO va a venir. Esta me gusta aún menos porque el problema de las fiestas de cumpleaños es conseguir que la gente se presente. Si pones «sólo arrepentidos» y nadie responde, vas a pensar que tienes la fiesta llena cuando en realidad son pocos los que aparecen.
• Mejor hacerles sentir especiales: «¡Queremos que estés allí! Por favor, confirme su asistencia…»

Establezca una ventana de confirmación de asistencia que no termine más de una semana antes de la fiesta

Yo suelo hacerlo 4-5 días antes de la fiesta, pero si no me preocupa demasiado que la gente no aparezca lo hago sólo 2-3 días. Hay padres que no piensan con tanta antelación y es bueno darles un poco más de tiempo para que se organicen. Además, es más probable que se acuerden cuanto más cerca estén de confirmar su asistencia al evento.

Contacta con los padres que no han confirmado su asistencia el día anterior o después de la fecha límite de confirmación

Con suerte, tienes su información y puedes enviar un mensaje rápido preguntando si Timmy vendrá. Los padres casi siempre responden a los mensajes y a menudo se disculpan por no haberte contestado.

Esto es muy importante si no conoces bien a los padres o estás invitando a un grupo de amigos nuevos. Créeme, no es una buena sensación cuando invitas a 20 niños y aparece 1. Sé un anfitrión diligente y consigue esas confirmaciones de asistencia.

Haz que se sientan especiales

Recuerda a la gente la fiesta. Haz que tus hijos les digan a sus amigos las ganas que tienen de verlos el sábado. Si ves a los padres, recuérdales «Sam tiene muchas ganas de tener a Timmy en su fiesta la semana que viene».

A veces la gente no se presenta a las fiestas por la forma poco elegante en que fueron invitados. Puede parecer que realmente no importa si aparecen o no. Así que deja claro que se les echará de menos si no acuden.

¡Habla!

Tu fiesta tiene que ser atractiva. La invitación hará algo de eso, pero la emoción que comuniques a los invitados y a los padres sobre la fiesta llegará muy lejos.

Este es tu gran evento, si no hablas de él cuando los veas, puede parecer que no te importa tanto. Habla del tema, de la decoración, del tipo de tarta que vas a comprar.

¡Promociónalo! Tienes que hacer que la gente entienda lo mucho que te hace ilusión y dejar claro lo bien que se lo pasarán sus hijos.

Reconoce cuando recibas las confirmaciones de asistencia

No dejes que los padres piensen que su mensaje o su correo electrónico han ido a parar a un agujero negro. De nuevo, necesitan sentirse queridos. Responda con un rápido «¡Sam estará encantado de tener a Harry allí!» o «Sam echará de menos a Harry pero lo entendemos».

Recuerde a los padres el día antes

Sólo si lo considera necesario, puede ponerse en contacto con los que sí el día antes. Sobre todo si te contestaron hace un par de semanas y no has hablado con ellos desde entonces. Un mensaje rápido de «Sam no puede esperar a ver a Harry en su fiesta mañana» será suficiente.

Planifica para más niños de los que han dicho que sí

Debido a que soy amiga de la mayoría de los padres de los amigos de mis hijos, siempre planifico para los niños que no me han dado una respuesta firme aunque no aparezcan. Siempre tengo confirmaciones de asistencia MUY tardías y madres que me envían mensajes de texto la mañana anterior preguntando si su hijo puede venir porque sus planes han cambiado.

Preveo eso para no frustrarme. Si tengo favores personalizados, suele ser algo que se puede imprimir y hacer rápidamente. Siempre tengo más favores que invitados. He tenido niños que han pedido traer a sus hermanos también en el último minuto, ayuda a tener extras.

Tenga un plan B

Si todavía tiene reservas sobre si los niños se presentarán (a pesar de que tiene síes de los padres) tenga un plan B con niños o adultos que puede invitar en el último minuto. De todos modos, siempre es una buena idea contar con la presencia de la familia, cuantos más sean, mejor, y probablemente también ayudarán con la limpieza.

Si sacas algo en claro de esta lista, recuerda que los invitados necesitan sentirse queridos. Y una invitación personal entregada en mano llega muy lejos.

Y cuando tus hijos sean invitados a una fiesta de cumpleaños sé ese padre que hace que sus hijos vayan. Especialmente si es para un niño nuevo. O si realmente no puedes, acércate a los padres y explícales por qué tu hijo no puede ir. No seas ese padre escamoso que simplemente ignora las invitaciones a las fiestas. Porque al otro lado de esa invitación hay un niño o una niña con verdaderos sentimientos esperando que sus amigos aparezcan.

Por el bien de ese niño, ¡sé un campeón del RSVP!

Ayuda a otros padres, ponle un broche: