¿Sabías que los institutos guardan un expediente de cada alumno?

Este expediente se llama «expediente permanente.»

No creerías la cantidad de información que se almacena en tu expediente permanente:

• Puntuaciones de los exámenes
• Asistencia
• Honores
• Premios
• Acciones disciplinarias graves (como suspensiones o expulsiones)
• ¡Tú dilo!

Estos registros se guardan normalmente en carpetas de archivos CA-60. Se comparten cada vez que un estudiante se transfiere a una escuela diferente.

Una vez que el estudiante se gradúa, el archivo suele ser archivado.

En la mayoría de los casos, el registro permanente se mantiene indefinidamente.

Sin embargo, hay algunas excepciones.

¿Cuánto tiempo se mantiene un registro permanente después de la graduación?

No hay reglas a nivel nacional sobre el tiempo que las escuelas secundarias deben mantener los registros de los estudiantes (fuente).

Mientras que algunos estados no especifican cuánto tiempo una escuela secundaria debe mantener los registros de los estudiantes. Otros sí establecen un tiempo de retención.

Por ejemplo:

• Cinco años: Estados como Arizona, Luisiana, Maryland, Mississippi, Nueva Jersey y Wisconsin exigen que dichos registros se conserven durante al menos cinco años después de que el estudiante se transfiera, se gradúe o se retire de la escuela.
• De 50 a 100 años: Los registros de la escuela secundaria se mantienen durante 50 años en Minnesota y al menos 60 años en Massachusetts e Illinois. En Pensilvania, se mantienen durante al menos 100 años.
• Indefinido: En Alaska, los registros de la escuela secundaria se mantienen durante un período de tiempo indefinido.
• Permanente: Los registros permanentes de la escuela secundaria son realmente permanentes en California, Maine, Carolina del Norte y Oklahoma.

Algunos distritos escolares conservan los registros permanentes «mientras sean relevantes desde el punto de vista educativo», mientras que otros los destruyen después de que el estudiante cumpla 23 años. Otros distritos destruyen los registros de los estudiantes dos años después de la fecha de graduación.

En los estados que no conservan los registros permanentes después de que un estudiante se gradúe, la escuela notifica al estudiante y a los padres cuándo se destruirán los registros.

Resumen: así se usan sus datos

• Registros permanentes: Los registros permanentes de la escuela secundaria contienen información rutinaria. La mayoría de las veces se destruyen unos años después de la graduación. Sin embargo, en algunos estados, se conservan para siempre.
• Comprobación de antecedentes: Los reclutadores pueden requerir el acceso a los registros de la escuela secundaria al realizar una verificación de antecedentes en profundidad.
• Transcripciones: Los expedientes académicos se conservan por tiempo indefinido. La mayoría de los estados exigen que los expedientes se conserven para siempre. Otros exigen que se conserven sólo unos pocos años.
• Admisión a la universidad: Las universidades tienen acceso a los expedientes académicos de la escuela secundaria con fines de admisión. Estos incluyen las calificaciones que obtuviste en la escuela secundaria desde el noveno grado hasta el último año. Un comité de admisiones analizará tu expediente académico antes de admitirte como estudiante.

¿Son importantes los registros permanentes de la escuela secundaria?

Los estudiantes que se han metido en problemas durante la escuela secundaria pueden haber oído que ese comportamiento va en un registro permanente.

Aunque muchos se olvidan de los registros permanentes de la escuela secundaria después de graduarse, estos documentos pueden ser importantes más adelante en la vida.

Por ejemplo, casi el 75 por ciento de los colegios y universidades recogen información disciplinaria de la escuela secundaria (fuente): Los institutos suelen revelar a las universidades información disciplinaria sobre sus alumnos.

Sin embargo, debido al gran volumen de solicitudes, la mayoría de los responsables de admisión se centran en el expediente académico del instituto.

Problemas de privacidad

A muchos les preocupa el acceso no autorizado y el uso indebido de la información personal, cómo y dónde se almacenan los datos, y lo vulnerables que son a los ciberataques.

Por ejemplo, «a los estudiantes les preocupa el tipo de información que recopilan las escuelas y las agencias educativas, quién puede acceder a ella, para qué puede utilizarse y cómo permanece segura», explica un artículo de The Atlantic.

Sin embargo, el acceso a los registros permanentes está protegido por la Ley federal de Derechos Educativos de la Familia y Privacidad (FERPA). Sólo los padres y los estudiantes adultos tienen derecho a acceder a sus expedientes.

Consejos para estudiantes con discapacidades

Los expedientes permanentes de la escuela secundaria pueden ser cruciales a la hora de solicitar adaptaciones especiales, pedir ingresos suplementarios o conseguir servicios de apoyo.

Antes de la fecha de graduación, solicite a los Servicios de Alumnos copias de todos los expedientes y certificados de notas.

Los expedientes permanentes de la escuela secundaria pueden ser cruciales a la hora de solicitar ingresos suplementarios y conseguir servicios de apoyo.