Colaboración interfuncional: por qué nos cuesta y qué hacer
Dada la cantidad de tecnología construida para mejorar la comunicación en equipo, la colaboración interfuncional debería ser más fácil que nunca. Podemos contactar instantáneamente con nuestros compañeros de trabajo con Slack. Podemos compartir documentos en todo el mundo con Google Drive. Podemos asignar tareas y colaborar en proyectos en Asana. Sin embargo, introducir un nuevo software en tu equipo no siempre es suficiente. Es probable que también tengas que superar otras barreras más interpersonales.
En InVision, por ejemplo, las herramientas de colaboración desempeñan un papel fundamental en la coordinación del trabajo entre los equipos de producto y marketing. Sin embargo, también destacan la importancia de la comunicación constante, la clara delegación de responsabilidades y el conocimiento de toda la empresa de los próximos lanzamientos de productos. Todos estos ingredientes contribuyen a su capacidad para colaborar con éxito entre varios equipos, y sus campañas de marketing son más fuertes por ello.
Cuando se carece de claridad de objetivos, se hace evidente cuando se intenta salir de su silo para colaborar, y entonces se choca con un muro.
La colaboración interfuncional puede desbloquear oportunidades para que las empresas hagan su mejor trabajo posible. Entonces, ¿por qué luchamos contra ella? Y ¿por qué nos cuesta facilitarla incluso cuando todos estamos de acuerdo en que la queremos? A continuación, encontrará 5 barreras comunes a la colaboración entre equipos, departamentos y funciones, junto con soluciones para cada una de ellas.
¿Qué es la colaboración interfuncional?
En pocas palabras, la colaboración interfuncional es cuando personas de diferentes equipos o funciones (marketing, ventas, ingeniería, RRHH) dentro de una empresa unen sus fuerzas para trabajar en un objetivo, proyecto o responsabilidad común.
Puede tratarse de cualquier cosa, desde responsabilidades cotidianas, como la colaboración entre el servicio de atención al cliente y el departamento de marketing en las redes sociales, hasta proyectos puntuales, como el desarrollo por parte de ventas y productos de una nueva función que convierta a los clientes. Sin embargo, hacer que suceda -por no hablar de hacer que funcione- no siempre es fácil.
Los equipos implicados tienen objetivos contradictorios, o no tienen ningún objetivo
¿Alguna vez has intentado involucrar a otro equipo en un proyecto, sólo para oírles decir «eso no es una prioridad para nosotros»? Puede resultar desesperante si sabe que tendrá un impacto directo en los ingresos, ganará un número significativo de nuevos clientes, solucionará una enorme deuda técnica o tendrá algún otro impacto positivo en su negocio.
En este caso, es probable que usted y el equipo en cuestión no estén alineados con los objetivos. O lo que es peor, usted no conoce los objetivos de su equipo o empresa.
Cuando le falta claridad en los objetivos, se hace evidente cuando intenta salir de su silo para colaborar, y entonces se da contra un muro.
Solución: alinearse con los objetivos y compartirlos con todo el mundo
Anime a los líderes senior a hacer que los objetivos de su empresa sean visibles públicamente para que todo el mundo, no sólo el equipo de liderazgo, conozca las prioridades de su empresa. Si eres un colaborador individual, asegúrate de saber cómo se escalan tus proyectos a objetivos más amplios (puedes usar la pirámide de la claridad para ayudar a mapear esto) y comunica qué objetivo apoya tu iniciativa con los colaboradores.
Si estás usando Asana, crea un proyecto que enumere todas las metas y objetivos de tu empresa. Compártela con toda la empresa para que todos los equipos, desde contabilidad hasta ventas, comprendan el panorama general. Puedes usar el acceso de sólo comentarios para asegurarte de que sea visible, pero no editable, para todos. Para obtener instrucciones más detalladas, lee nuestro artículo guía sobre la creación de un proyecto de objetivos e hitos de la empresa en Asana.
No estás al tanto de los proyectos e iniciativas de otros equipos
Algunas de las mejores colaboraciones en las que he trabajado comenzaron cuando otro compañero de trabajo se dirigió a mí y me dijo: «Oye, tal y tal equipo está trabajando en XYZ. ¿Sabías de eso?»
Es probable que tú también lo hayas experimentado. Por desgracia, por cada vez que tropezamos con una oportunidad de colaboración cruzada, se nos escapan muchas más porque no sabíamos en qué estaban trabajando otros equipos. Las colaboraciones orgánicas son sólo la punta del iceberg. Piensa en cuántas oportunidades más podemos descubrir si comunicamos activamente nuestro trabajo a los demás.
Solución: comparte los próximos trabajos dentro y fuera de tu departamento
No saber lo que están haciendo tus compañeros de trabajo crea una barrera para la colaboración entre equipos, pero no tiene por qué ser así. Para solucionarlo, comparta regularmente un resumen del próximo trabajo de su equipo con toda la empresa o cree un lugar en el que los demás puedan descubrir fácilmente esta información.
La colaboración entre equipos tiene el potencial de desbloquear parte de nuestro mejor trabajo, de descubrir conocimientos que no sabíamos que necesitábamos y de hacer que los resultados de nuestros proyectos pasen de ser decentes a ser excepcionales.
Sólo hay que tener en cuenta el ruido. Aunque es bueno tener una idea de lo que está haciendo cada equipo de la empresa, no es necesario que cada persona conozca cada pequeño Tweet, corrección de errores o caso de atención al cliente. Mantén la brevedad de lo que compartes, pero dale a los compañeros de trabajo un destino al que puedan ir (como un proyecto de Asana) si quieren saber más.
En Asana, usa las actualizaciones de estado para dar a todos los seguidores de tu proyecto una rápida actualización sobre el progreso y el próximo trabajo. Para iniciativas más grandes, crea un resumen y compártelo como una conversación de todo el equipo o personal. Incluye enlaces a tareas y proyectos relevantes e invita a los compañeros de equipo a unirse a un proyecto si pueden contribuir.
No entiendes los roles, las responsabilidades o la jerga de tus compañeros de trabajo
Una vez, escuché a un compañero de trabajo dar la misma actualización en nuestra reunión semanal de equipo durante dos meses seguidos. No pensé que fuera relevante para mi trabajo. Hasta que vi el resultado final y me di cuenta de que habíamos perdido una buena oportunidad de colaborar. Si hubiéramos hablado con más detalle, podríamos haber encontrado formas de reducir el trabajo duplicado y acortar los plazos de su proyecto.
A menudo, esta «conexión perdida» se produce en el trabajo porque:
- no entendemos del todo el papel o las responsabilidades del otro
- utilizamos una jerga y una nomenclatura que no es fácil de entender para un público más amplio
Afortunadamente, la concienciación es el primer paso para romper esta barrera.
Solución: aprenda quién hace qué y cómo hablar su idioma
Siempre que pueda, conozca a sus compañeros de trabajo, sus estilos de trabajo y hágales preguntas detalladas sobre lo que están haciendo. En las empresas más grandes, facilita las oportunidades de aprendizaje, como las reuniones 1-1 al azar o los «show and tells» de toda la empresa en los que la gente puede presentar las cosas que construyeron, lanzaron o en las que trabajaron.
En Asana, hacemos esto asignando áreas de responsabilidades (AoR) a cada empleado y manteniendo una lista actualizada de todas las AoR y sus propietarios. Esto ayuda a que todos sepan exactamente quién hace qué.
Tomar otro proyecto parece llevar demasiado tiempo
Este es probablemente el escenario más común: Invitas a un equipo o compañero a colaborar en algo contigo. Están interesados, pero no tienen tiempo. Tal vez acepten ayudar pero «el mes que viene» o «el trimestre que viene». Al final, su proyecto se retrasa indefinidamente y usted ha renunciado a toda esperanza de que se lleve a cabo.
El problema es que involucrarse en un nuevo proyecto suele parecer una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo, aunque en realidad sea una tarea mucho más pequeña.
Solución: Presente una propuesta clara, un cronograma y un compromiso de tiempo estimado
Antes de pedirle a su compañero de trabajo que le ayude en un nuevo proyecto, tómese el tiempo necesario para estimar cuánto durará el proyecto. Si puede, reserve un tiempo extra para su proyecto. A continuación, explica la función del colaborador y el tiempo estimado de dedicación. Si tienen una comprensión más clara de lo que necesitas de ellos y de cuánto tiempo les llevará, la barrera para colaborar se reduce.
En Asana, crea un proyecto y añade una descripción y fechas de vencimiento a las tareas. Asigna tareas dentro de tu proyecto a compañeros de equipo individuales. Luego, usa los campos personalizados para agregar un compromiso de tiempo estimado. Cuando asignes las tareas, tus compañeros de trabajo tendrán una comprensión mucho más clara de lo que tienen que hacer, para cuándo y cuánto tiempo les llevará.
Hay reticencia a adoptar nuevas formas de trabajo
«Los hábitos son la versión de tu cerebro del piloto automático», escribe Stephanie Vozza en Fast Company. En el trabajo, esto se traduce a menudo en la reticencia a adoptar una nueva herramienta, método o forma de trabajar. Es la mentalidad de «si no está roto, ¿por qué arreglarlo?».
A menudo, la colaboración cruzada y la incorporación de nuevas herramientas significa cambiar nuestros hábitos de trabajo. Y todos sabemos que los hábitos son difíciles de romper.
Desgraciadamente, permanecer dentro de nuestros hábitos ignora las oportunidades de trabajar de forma más eficiente, ahorrar tiempo y adelantarse a los acontecimientos. (¡Sólo hay que pensar en la ventaja que tenían los primeros que adoptaron el correo electrónico sobre sus homólogos que no lo tenían!) ¿Y quién no quiere tener más tiempo en su día?
Solución: Introduzca una nueva herramienta o hábito lentamente
Si está introduciendo algo nuevo -ya sea un nuevo proceso o herramienta- en su equipo, deje que la gente se acostumbre a los nuevos procesos. «Lo que he descubierto es que no hay que presionar una revisión importante del proceso», dice Caisha, miembro de la comunidad de Asana. «Comienza con un proyecto simple, como una agenda de reuniones o un evento. Lo ideal es que sea algo que muchas personas en el departamento, independientemente del enfoque, necesiten conocer o estar involucradas».
También es una buena idea tener una persona clave, o campeón, que recuerde suavemente a la gente «Oye, ¿recuerdas ese nuevo proceso que estamos siguiendo?». O «Oye, ¿podrías poner esto en Asana?» para ayudar a los demás a adoptar una nueva forma de trabajo.
Si estás empezando a utilizar Asana con tu equipo, utiliza integraciones como el complemento de Gmail para ayudar a la gente a pasar sin problemas de comunicarse por correo electrónico a colaborar en Asana.
Comienza a colaborar con tus compañeros de equipo
La colaboración interfuncional tiene el potencial de desbloquear parte de nuestro mejor trabajo, de descubrir conocimientos que no sabíamos que necesitábamos y de llevar los resultados de nuestros proyectos de decentes a excepcionales. Pero facilitar la colaboración no está exento de desafíos. Requiere trabajo. Depende de ti decidir si vas a dejar que las barreras te atrapen en un silo, o si vas a romperlas.