Las empresas deben redactar sus facturas en un tono profesional y utilizar un lenguaje claro y sencillo. Es importante ser siempre cortés al enviar una factura a un cliente y en todas las demás comunicaciones comerciales relacionadas con los pagos.

La redacción de una factura debe ser lo más clara posible. Indique claramente la fecha de vencimiento de la factura, el importe que se debe y los servicios prestados. Si una factura o el correo electrónico que la acompaña contiene un lenguaje impreciso, el cliente puede quedar confundido, malinterpretar la información y, en consecuencia, retrasarse en el envío del pago.

Aquí tienes temas para aprender a redactar una factura de forma profesional:

Consejos para enviar facturas que se paguen

Plantilla de correo electrónico de muestra de una factura

Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas

Consejos para enviar facturas que se paguen

Las facturas son documentos que permiten a las pequeñas empresas recibir el pago de sus clientes, pero hay estrategias para enviar facturas que tienen más probabilidades de que te paguen rápidamente. Un mensaje adecuado, tanto en la propia factura como en el correo electrónico que la acompaña, puede motivar a los clientes a pagar la factura de inmediato. Estos son algunos consejos para comunicarse con los clientes sobre las facturas:

Envíe las facturas con prontitud

Es importante crear sus facturas y enviarlas a los clientes tan pronto como complete el trabajo que está facturando. Esto no sólo significa que se le pagará antes por sus servicios, sino que también significa que está escribiendo las facturas mientras el trabajo está fresco en su mente. Cuando redacte las facturas tan pronto como el trabajo esté hecho, recordará todos los detalles y será menos probable que cometa errores en su factura, lo que puede confundir o enfadar a los clientes, retrasando el pago.

Sea siempre cortés

Sea siempre cortés al redactar las facturas y todas las comunicaciones que las acompañan, como los correos electrónicos. La comunicación cortés le ayuda a mantener relaciones profesionales sólidas con sus clientes, lo que aumenta sus posibilidades de conseguir negocios repetidos. Según un estudio de FreshBooks, ser cortés en las facturas también ayuda a que te paguen más rápido. El estudio descubrió que utilizar palabras como «por favor» y «gracias» al redactar las facturas puede aumentar el porcentaje de facturas pagadas en más de un cinco por ciento.

Sea siempre conciso

Cuando redacte sus facturas, sea siempre conciso y vaya al grano. Indique claramente la información que necesitan los clientes para pagarle según sus condiciones: enumere la cantidad debida y la fecha de vencimiento. A veces, las empresas intentan utilizar términos rebuscados al redactar las facturas, pero esto puede confundir a los clientes. Por ejemplo, en lugar de utilizar una redacción en las facturas como «pago a la recepción», que es vaga, simplemente enumera la fecha de vencimiento, es decir, «pago a 31 de diciembre de 2018».

Facilita el pago

Facilita a tus clientes el pago de tus facturas, para que tengan una mejor experiencia como clientes y para que te paguen más rápido. Incluya una redacción clara en su factura que indique a sus clientes los diferentes métodos de pago que pueden utilizar. Si acepta cheques, incluya un texto que cubra todos los detalles necesarios, como «Por favor, haga los cheques a nombre de Mi Pequeña Empresa y envíelos por correo a Esta Dirección Comercial». Si acepta pagos en línea, incluya un botón de «Pagar ahora» en la parte inferior de su factura o en el cuerpo de su correo electrónico de acompañamiento que enlace directamente con la página de pago en línea, para facilitar al máximo que sus clientes lo encuentren.

Plantilla de correo electrónico de factura de muestra

Es importante redactar los correos electrónicos de factura de forma educada y concisa para que su tono sea profesional y la información transmitida sea clara para los clientes. Este ejemplo de plantilla de correo electrónico de factura puede ayudarte a escribir correos electrónicos profesionales para acompañar tus facturas:

Subject Line: Nombre de su empresa: Factura #001

Corazón del cliente,

Espero que le vaya bien.

Quería comunicarle que se ha creado una nueva factura #001 en su cuenta. Usted puede encontrar la factura adjunta a este correo electrónico. Por favor, pague el saldo de 500 dólares antes del 31 de diciembre de 2018.

Puede pagar enviando un cheque por correo a:

Su nombre comercial
Su dirección comercial completa
Su código postal

Gracias por su negocio; espero volver a trabajar con usted pronto.

Saludos cordiales,

Su nombre
Sus datos de contacto

Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas

Es importante hacer un seguimiento de las facturas impagadas tan pronto como estén vencidas. Las palabras que utilice para el seguimiento de las facturas impagadas deben ser amables pero directas. Dé a su cliente el beneficio de la duda: es muy probable que el retraso en el pago se deba a un error administrativo y que no esté reteniendo el pago de forma maliciosa.

Aquí tiene una plantilla de correo electrónico para ayudar a las pequeñas empresas a hacer un seguimiento de las facturas impagadas:

Subject Line: Nombre de su empresa: Factura #001

Estimado cliente,

Espero que le vaya bien. Me pongo en contacto con usted en relación con la factura #001. Este es un recordatorio amistoso de que el pago debía realizarse el 31 de diciembre de 2018. Por favor, envíe el pago lo antes posible.

Puede pagar enviando un cheque por correo a:

Su nombre comercial
Su dirección comercial completa
Su código postal

Espero saber de usted. Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta.

Saludos,
Su nombre
Sus datos de contacto