En un mundo ideal, todos los pacientes se presentan a tiempo y los horarios se cumplen al minuto, pero no vivimos en un mundo ideal. Algunos pacientes se retrasan unos minutos, otros llaman frenéticamente con una emergencia médica que requiere atención inmediata. Y, por supuesto, hay algunos pacientes que simplemente olvidan sus citas.

Todos estos escenarios son reales y costosos. Las inasistencias suelen costar a los médicos una media de 200 dólares por cada hueco de tiempo no utilizado, y el 30 por ciento de los pacientes no se presentan.

Utilizar la tecnología, y tal vez un poco de psicología, para programar a los pacientes y reprogramar rápidamente a otros pacientes en los huecos que se abren a causa de las cancelaciones puede ayudarle a mantener los tiempos de espera al mínimo, al tiempo que mejora la atención que ofrece y la satisfacción de los pacientes. Todo ello mejora tanto los resultados de su consulta como la satisfacción laboral de sus empleados.

Aquí tiene cinco consejos para programar a los pacientes de forma eficaz

Ofrecer la autoprogramación de los pacientes

Tardan unos ocho minutos en programar una cita por teléfono. Es probable que su personal programe muchas citas de esta forma cada día, y eso es tiempo que podrían dedicar a atender a los pacientes en la sala de espera, a procesar las reclamaciones del seguro o a realizar otras tareas de valor añadido. Afortunadamente, hay una forma más fácil y que prefieren los pacientes: la programación en línea.

Un estudio reveló que el 42% de los pacientes prefiere programar su cita en línea en lugar de llamar a la consulta. El mismo estudio reveló que el 26 por ciento de los pacientes que programan su cita en línea eligen las citas el mismo día o al día siguiente, a menudo cubriendo las plazas que quedan vacantes por cancelaciones de última hora.

Invertir en un software de programación en línea mejora la eficiencia administrativa y la satisfacción de los pacientes.

Implementar la priorización de los pacientes

La forma más fácil de programar los pacientes es por orden de llegada, pero eso está lejos de ser el mejor enfoque. Una situación urgente puede requerir una cita inmediata, mientras que muchos otros problemas de los pacientes pueden ser atendidos con un correo electrónico o una breve charla telefónica o de vídeo para determinar si incluso necesitan venir a la oficina.

Haga que un miembro cualificado de su personal revise las llamadas de los pacientes para evaluar si el paciente necesita una cita en persona, o si el problema puede ser tratado por teléfono o a través de una videoconferencia.

La priorización asegura que los pacientes que necesitan atención urgente puedan obtener esas citas críticas en el mismo día, mientras que los pacientes que no necesitan ser vistos tienen sus problemas atendidos de forma remota.

Utilice el texto y el correo electrónico para confirmar las citas y enviar recordatorios

El software de recordatorio de citas que envía textos, correos electrónicos y llamadas a sus pacientes estratégicamente antes de sus citas puede reducir drásticamente las ausencias y cancelaciones tardías. Los pacientes pueden cancelar o confirmar su cita sin ocupar el tiempo del personal.

Es una buena idea incluir su política de cancelaciones en los recordatorios a los pacientes.

Utilice una lista de espera digital

Algunas plataformas de programación de pacientes ofrecen listas de espera digitales, lo que puede eliminar las frustraciones derivadas de las cancelaciones de última hora.

Cuando reciba una cancelación, acceda a la lista de espera digital de pacientes para enviar un mensaje al siguiente o siguientes pacientes en la cola para una cita. De este modo, se llenan esas vacantes, lo que permite ahorrar tiempo y recursos en el consultorio y maximizar el tiempo dedicado a los pacientes.

Automatice las consultas de los pacientes

Una consulta de los pacientes es una cita de seguimiento, tal vez para un examen físico de rutina o para el tratamiento de una enfermedad crónica. Estas visitas se suelen programar al final de una cita. Un sistema automatizado de recordatorio de pacientes puede programar a los pacientes para su próxima visita y recordarles periódicamente la visita, lo que mantiene su agenda llena y a sus pacientes debidamente tratados.

Un sistema de recordatorio de pacientes envía textos, llamadas o correos electrónicos en un horario apropiado (semanal, mensual, anual, etc.), agilizando la programación de los pacientes mediante una mejor comunicación con ellos. Mientras que estos sistemas son buenos para trabajar con los pacientes que necesita ver con frecuencia, son indispensables para realizar un seguimiento de los pacientes reacios que no han ido durante meses o años y necesitan recordatorios frecuentes para ver al médico.

Superar los desafíos de programación

La programación siempre será un desafío, incluso si utiliza todas estas técnicas. Los pacientes se retrasarán por el tráfico, los casos urgentes tendrán prioridad y algunos pacientes no acudirán porque se han olvidado. Mientras que el sistema sanitario estadounidense pierde alrededor de 150.000 millones de dólares cada año debido a las citas perdidas, es totalmente posible evitar contribuir a esa cifra con prácticas de programación inteligentes.

Programar a los pacientes de forma eficaz es importante para prestar atención. Las medidas que tome ahora tendrán un efecto espectacular en la eficiencia de su consulta y en el grado de satisfacción de los pacientes con la atención que reciben.