El éxito de una empresa depende del buen funcionamiento de todos sus departamentos. Esto significa garantizar que cada división se esfuerce al máximo con las tareas correspondientes. Un factor crucial para conseguirlo, entre otros muchos, es la gestión adecuada de la carga de trabajo.

La gestión de la carga de trabajo es el proceso de distribuir las tareas entre los miembros del equipo y comprobar su utilización a lo largo del tiempo. El objetivo aquí es delegar tareas para cumplir los plazos sin sobrecargar a los empleados. Esto es importante para evitar el agotamiento y la ineficacia de los empleados.

Tener un plan adecuado de gestión de la carga de trabajo aclara las tareas, facilita una mejor planificación y gestión del tiempo. Estos son los aspectos cruciales para hacer las cosas bien y a tiempo. Es por estas razones por las que los líderes deben ser capaces de practicar bien esta asignación de tareas dentro de un grupo.

Mientras se diseña un plan de carga de trabajo, hay muchas cosas que se deben tener en cuenta para evitar el fracaso. La mayoría de estos planes sufren a causa de una asignación de trabajo inadecuada, plazos poco realistas, bajo rendimiento, etc. Para asegurarse de no caer en ellas, a continuación le explicamos cómo debe proceder.

Cómo practicar una gestión eficaz de la carga de trabajo para su equipo

Carga de trabajo y capacidad actuales

En un entorno de trabajo agitado, es difícil hacer un seguimiento preciso del trabajo de todos. Por ello, los directivos no se hacen una idea justa de la carga de trabajo existente. Por lo tanto, primero debe determinar las asignaciones actuales de su personal.

Para determinar la carga de trabajo actual de su equipo, los siguientes pasos le serán de utilidad.

• Primero, haga una lista de todos los proyectos existentes y de los que están en preparación para todas las divisiones.
• Después, determine la naturaleza de estos proyectos individualmente. ¿Son grandes, pequeños, complejos, tienen múltiples puntos de entrega, etc.? En este paso, también debe citar los diferentes equipos que trabajan en estos proyectos, respectivamente.
• Una vez que entienda qué equipos están trabajando en qué proyectos, tendrá un mejor conocimiento de la carga de trabajo existente. Ahora, descomponga el trabajo de los diferentes proyectos en trozos más pequeños, preferiblemente trabajo realizado por semana.
• El último paso es desglosar los diferentes proyectos según sus respectivas prioridades. Anote lo que debe completarse inmediatamente.

Seguir este método le dará una idea de la cantidad de trabajo que realiza regularmente cada equipo.

Asignación de recursos y tareas

Ahora que tiene una idea clara de la carga de trabajo, sigamos con la asignación de tareas. Es importante tener en cuenta aquí que debe delegar las tareas a aquellos que pueden manejarlas mejor. Una asignación de trabajo inadecuada puede dar lugar a resultados desastrosos y a un tiempo invertido en vano.

Por lo tanto, su decisión debe basarse en la experiencia, los resultados y el campo de especialización a la hora de elegir a la persona adecuada para un trabajo. En este paso, también hay que tener en cuenta algunas otras cosas. Algunas de ellas son

• Cuando distribuya las tareas, comience siempre con el trabajo de mayor prioridad primero. Dado que éstas deben terminar pronto, debe abordarlas primero.
• Después de asignar el trabajo, se debe determinar un plazo apropiado para el mismo. Aquí, «apropiado» no significa rápido, sino más bien el tiempo necesario para realizarlo perfectamente. Mantenga un calendario aquí para que sea fácil hacer un seguimiento y comprobar los resultados.
• Asegúrese de que está asignando a la persona adecuada con el conjunto de habilidades correcto.
• En este proceso de asignación de tareas, incluya también al equipo para saber si hay algún problema adicional para el trabajo. Esto les dará la oportunidad de exponer sus puntos de vista y sentirse valorados.
• Tenga siempre en cuenta que la persona que elija para un trabajo entienda por qué la ha elegido. Aquí, cualquier refuerzo positivo aumentará los niveles de motivación de sus empleados.

Seguimiento de los cambios

Después de asignar las tareas, haga un seguimiento del progreso de los miembros de su equipo. Porque incluso los planes mejor trazados no siempre funcionan. Por lo tanto, debe comprobar si todo va según el plan o no.

Si todo va bien, ¡bien hecho por un trabajo bien hecho! Si las cosas no funcionan igual, debe reunirse con el equipo para solucionar los problemas y reasignar las tareas.

Mejorar la eficiencia del equipo

La eficiencia del equipo es siempre un factor importante para cumplir los plazos y reducir los costes. En la mayoría de los casos, suele haber alguien que hace unas cosas más rápido que otras. En este caso, aparte de un gesto de agradecimiento al empleado, hay que intentar comprender también su táctica.

Puede tratarse de un nuevo software que están utilizando, un método original/nuevo, etc. Si una tarea puede terminarse rápidamente, todo el equipo debe conocer también el procedimiento. Aparte de esto, también se pueden seguir otros ejemplos para mejorar la eficiencia. Algunos de ellos son

• Reducir las reuniones innecesarias
• Formar y desarrollar adecuadamente a los empleados en las habilidades de gestión de proyectos
• Aprovechar los puntos fuertes individuales de los empleados

Herramienta de gestión de la carga de trabajo

Una herramienta de gestión de la carga de trabajo es un software que puede distribuir y supervisar el trabajo entre múltiples equipos e individuos en función de su capacidad, habilidad y disponibilidad. Este software de gestión es una ayuda enorme, ya que simplifican el proceso y facilitan el seguimiento.

Ayuda a la gestión de tareas, informes, gestión de proyectos, seguimiento del tiempo, colaboración, gestión de clientes, etc.

Estos son los pasos para crear su mejor plan de gestión de la carga de trabajo para el futuro.

Conclusión

La carga de trabajo inadecuada es un problema al que se enfrentan los empleados de todo el mundo. No sólo perjudica la satisfacción laboral del personal, sino también la salud de los empleados. Además, reduce los niveles de compromiso de los empleados, siempre importantes.

Pero, con una planificación adecuada, puede evitar todos estos impactos negativos. A partir de hoy, la creación de un plan de gestión de la carga de trabajo debería servirle para empezar.