Muchos negocios tienen al menos algunos clientes que -por diversas razones- no pagan sus facturas. Sin embargo, hay medidas que puede tomar para mejorar sus posibilidades de cobrar el dinero que se le debe.

Declare sus políticas de facturación por adelantado

Aunque habrá algunas variaciones dependiendo del tipo de negocio que tenga (despacho profesional, negocio basado en servicios, negocio basado en la web, negocio mayorista), en general hay una forma apropiada y efectiva de presentar a los clientes o consumidores sus políticas de facturación.

Si tiene un despacho profesional o de consultoría, el uso de una carta de retención es una práctica común. La carta debe indicar cuántos días tiene el cliente para pagar una factura y si hay intereses o cargos financieros por pagos atrasados. El cliente debe firmar una copia de la carta para reconocer que entiende y acepta las condiciones. Si tiene otro tipo de negocio, como la venta al por mayor o la fabricación, también puede y debe preparar un documento para sus clientes en el que se exponga la misma información básica sobre el vencimiento de las facturas y los cargos que se añadirán si no se pagan.

Si usted tiene un negocio basado en la web, o utiliza un sitio web para proporcionar detalles significativos sobre su negocio, es muy aconsejable dedicar una página en el sitio a sus políticas de facturación.

Facturación inteligente

Es más fácil para usted esperar un comportamiento de pago responsable de sus clientes si se involucra en un comportamiento de facturación responsable. Las prácticas de facturación inteligente y responsable incluyen:

• Facturar puntualmente. A menos que tenga un acuerdo específico en el que, por ejemplo, facture sobre la base de un calendario mensual, envíe sus facturas tan pronto como sea posible después de que se haya completado el trabajo o se haya entregado la mercancía.
• Facturar con claridad. Asegúrese de que el cliente sabe exactamente a qué corresponde la factura y a quién debe dirigirse si tiene alguna duda.
• Facturación «proactiva». Indicar en la factura (o en una carta de presentación) que el cliente debe ponerse en contacto con usted si hay algún problema.
• Facturar con incentivos de pago. Cobrar intereses en las facturas vencidas y, tal vez, ofrecer descuentos por pago anticipado, suele animar a los clientes a pagar primero sus facturas.
• Ser rápido y claro con los avisos de vencimiento.

Además de estos últimos puntos, es una política de facturación inteligente guardar copias de los cheques de pago anteriores de los clientes y copias de toda la correspondencia con ellos. Los cheques muestran dónde pueden tener los clientes sus cuentas bancarias, lo que puede ser importante si tiene que pasar por un proceso de cobro formal. Del mismo modo, la correspondencia del cliente puede proporcionar información, o al menos pistas, sobre el paradero de un cliente que no paga o incluso su situación laboral, lo que también puede ser información crucial en un caso de cobro.

Actividades iniciales de cobro

Si un cliente no responde a sus facturas, es probable que tenga que tomar otras medidas para cobrar lo que se le debe. Comprenda que esto puede ser un proceso frustrante, en el que, con cada nuevo paso, es posible que tenga que revisar las circunstancias y decidir cuánto más quiere perseguir al cliente.

La Ley federal de Prácticas Justas de Cobro de Deudas (FDCPA) regula el comportamiento de las agencias de cobro de deudas, pero no se aplica a las empresas que intentan cobrar sus propias deudas. Sin embargo, los estados suelen tener sus propias leyes que ponen algunas limitaciones a lo que su empresa puede hacer para cobrar una deuda. Por ejemplo, las mentiras, las amenazas, el abuso y el acoso suelen estar prohibidos. Si usted realiza su propio trabajo de cobro, debe consultar las leyes pertinentes de su estado.

El proceso de cobro suele comenzar con la realización de llamadas telefónicas y el envío de cartas de cobro. Con las llamadas telefónicas, es importante evitar el acoso. Debe evitar hacer muchas llamadas telefónicas, o llamadas a horas extrañas (como en medio de la noche), simplemente para molestar o irritar. No querrá que sus esfuerzos sean contraproducentes por haber sido excesivamente agresivo -o incluso ilegalmente-. En cuanto a las cartas de cobro, debería elaborar y archivar plantillas básicas que pueda personalizar rápidamente para cada cliente en particular.

Otro posible paso es ofrecer un acuerdo con un cliente que no paga por una cantidad descontada. Por ejemplo, puede ofrecer aceptar el 75% de la cantidad adeudada si el cliente paga en su totalidad, con fondos garantizados, en un plazo de cinco días (o algún otro plazo claro). Si funciona, puede ser una forma más barata de resolver un asunto de cobro que seguir tomando medidas adicionales. Si intenta este enfoque, debería considerar claramente que el cliente tiene una oferta única. No querrá ninguna confusión, ni dolores de cabeza adicionales relacionados con nuevas e interminables «negociaciones», si la oferta no conduce al pago esperado. Hacer la oferta no debería afectar sus derechos al pago total a través de una demanda de cobro en los tribunales.

Tribunal de Reclamaciones Menores y otras opciones finales

Al final, le quedan unas pocas opciones básicas. Dos de esas opciones, trabajar con una agencia de cobros o trabajar con un abogado, le costarán dinero y, por lo tanto, reducirán la cantidad que podría cobrar finalmente del deudor. Además, una agencia de cobros estará claramente limitada por la FDCPA. Sin embargo, estas opciones pueden valer la pena si simplemente no tiene tiempo para manejar el asunto usted mismo, y está dispuesto a aceptar una cantidad sustancialmente menor a la de la factura original para resolver la disputa.

En comparación con otras opciones, representarse a sí mismo en el tribunal de reclamos menores tiene varias ventajas. En primer lugar, no tiene que pagar a nadie. Las agencias de cobro a menudo se quedan con la mitad de lo que consiguen cobrar para usted. En segundo lugar, en muchos casos, el demandado (la persona que le debe dinero) no se presenta a la vista; a menudo esto se debe a que la persona sabe que se le debe el dinero y no quiere tener que presentar ningún tipo de defensa. Este hecho significa que usted tendrá alguna posibilidad de obtener simplemente una sentencia en rebeldía a su favor. En tercer lugar, dado que una sentencia contra un deudor puede tener un efecto negativo en su calificación crediticia, la simple presentación de una reclamación judicial puede ser un incentivo para que algunos deudores lleguen a un acuerdo con usted.

Sin embargo, tenga en cuenta que necesitará pruebas sólidas de que la persona a la que está demandando le debe el dinero. Mientras que algunos deudores creen que no tienen defensas válidas y no lucharán contra una demanda de menor cuantía, otros creen firmemente que están justificados para no pagar. Si usted no cree que tiene un caso sólido, o si cree que el deudor es probable que luche, debe moderar su optimismo sobre sus posibilidades en una demanda de menor cuantía – el resultado podría ser una sentencia por mucho menos que el importe de la factura original, o, en un caso muy débil, posiblemente incluso una sentencia directa a favor del demandado.

También debe tener en cuenta que ganar una sentencia judicial no pone fin al asunto. Usted todavía tendrá que pasar por el proceso de embargo – localizar y tomar los activos del deudor para pagar su factura. Averiguar si un deudor trabaja y dónde, y si tiene cuentas bancarias, así como presentar la documentación necesaria para embargar esos salarios y fondos de las cuentas bancarias, puede llevar mucho tiempo.

Más información

Nolo tiene una variedad de otros artículos sobre el crédito y la cobranza, incluyendo asuntos como demandas de acreedores y cobranza de deudas y cobradores y agencias de cobranza. También hay varios sitios web del gobierno federal y estatal que vale la pena revisar; sólo un ejemplo es la página de preguntas frecuentes de la FTC sobre el cobro de deudas para los consumidores. Para una cobertura más amplia en un solo libro, Legal Guide for Starting & Running a Small Business, de Fred Steingold (Nolo) contiene una amplia sección sobre cuestiones de crédito y cobro.