Así se planifica y dirige un gran taller
Dirigir un taller es una forma eficaz de formar a un grupo o de conseguir que realice un trabajo colaborativo.
Pero todavía hay muchos malentendidos en torno a cómo hacerlo.
Como parte de la dirección de proyectos de innovación en ?What If! utilizamos los talleres como herramienta para cosechar y aprovechar la creatividad de nuestros equipos de proyecto.
Aunque no puedo recrear en línea la emocionante experiencia de participar en uno de estos talleres, quería compartir con ustedes algunas de las cosas más útiles que pueden implementar en sus talleres.
Qué es realmente un taller
En primer lugar, un taller tiene que ser interactivo. No es una conferencia. Scott Berkun lo explica bien:
«Un taller de cocina significa cocinar cosas. Un taller de escritura significa escribir cosas. Si la mayor parte de tu «taller» es gente que no hace nada en realidad, quizá deberías llamarlo clase, conferencia o error».
Veo los talleres como una forma de conseguir que un grupo colabore eficazmente o aprenda de forma interactiva.
Por lo general, los talleres se organizan al inicio de un proyecto o como un hito en el mismo.
En muchos casos, un equipo de proyecto está formado por personas que no trabajan juntas a diario. Organizar un taller le da la oportunidad de reunir a todos en la misma sala para:
- Facilitar el trabajo colaborativo (planificación, ideación…);
- Enseñar nuevas habilidades al equipo;
- Aprovechar el conocimiento tácito de cada uno de los miembros del equipo
- Actualizar al equipo para que todos estén alineados en el estado actual del proyecto (esto debería ser un objetivo secundario, ya que no es la forma más eficiente de actualizar a un grupo);
- Conseguir que los participantes tomen una decisión (mucho cuidado con las decisiones por consenso).
Un gran taller requiere preparación. He aquí cómo se puede hacer esto.
Cómo preparar un gran taller
Hay cinco fases clave en la preparación de un gran taller:
- Analizar
- Planificar
- Desarrollar
- Ensayar
- Evaluar
La distinción entre estas fases le ayudará a centrarse en responder a las preguntas correctas en el momento adecuado, es decir.Es decir, evitar poner el carro delante de los bueyes.
Analizar
Antes de preparar y dirigir un taller, debe estar seguro de que es la mejor manera de obtener el resultado que necesita. Cuando no es así, un taller se convierte en un entretenimiento o en una pérdida de tiempo, es decir, en un error.
Debe tener claro el contexto del taller.
- ¿Por qué necesita un taller? ¿Qué quiere conseguir?
- ¿Realmente necesita un taller para eso?
- En caso afirmativo, ¿cuál es su visión del éxito (resultado ideal) para este taller?
- ¿Qué resultados quiere obtener al final de la sesión?
El análisis debe llevarle a un objetivo claro para el taller.
Los talleres suelen programarse con semanas o meses de antelación. Preparar un taller le obligará a pensar con antelación al plan de su proyecto.
Planificación
La planificación consiste en crear la estructura del taller.
Comience a planificar un taller con el fin en mente. Visualice el resultado y los productos que desea. A continuación, trabaje en sentido inverso para que su plan realmente le lleve hasta allí.
Es mejor si puede crear un plan diario detallado para su taller. Esto incluye:
- Los titulares de cada momento del taller
- El detalle de cada actividad: lo que les dirás a los participantes y les pedirás que hagan
- Una caja de tiempo para cada actividad
- Quién hace qué
- Qué materiales necesitarás para la sesión
En cada momento del día, debes ser capaz de imaginar exactamente lo que haces con tu audiencia. Cuantas más personas haya en la sala, más claro debes tenerlo.
También es el momento de preguntarte quién debe asistir a la sesión. También debes identificar en qué estado quieres que se encuentre el grupo, por ejemplo, energizar al equipo; enfocar una sesión de planificación intensa…
En mi experiencia, si tienes claro el contexto y lo que quieres obtener del taller, la planificación se hace más fácil.
Desarrollo
La fase de Desarrollo consiste en crear el contenido que necesitarás (o a veces, encontrarlo, si ya tienes un registro de contenidos y ejercicios).
Si crees que vas a reutilizar el contenido, te animo a escribir guiones. Esto le permitirá recordar lo que ocurrió y que otros miembros del equipo realicen talleres similares.
Hay una razón por la que hago una distinción entre planificación y desarrollo. Ambas actividades requieren que se concentre en cosas diferentes:
– La planificación consiste en crear el esquema del taller.
– El desarrollo consiste en poner todas las cosas en su lugar para estar listo para ejecutar su plan.
Es como escribir y editar. Requieren dos mentalidades diferentes. Necesita centrarse claramente en una o en la otra.
Ensayar
Si se siente nervioso al comienzo de un taller, lo más probable es que no haya dedicado suficiente tiempo a ensayar con su equipo.
Ensayar es una buena manera de ganar confianza y comprobar si hay algún problema en el plan. En una situación ideal, te gustaría realizar un taller piloto. Pero es difícil encontrar tiempo para ello (excepto si realiza el mismo taller varias veces con diferentes grupos).
Por suerte, puede preparar a su equipo simplemente repasando el plan antes de la sesión. Asegúrese de que todos tienen claro lo que tienen que hacer y decir.
(5. Evaluar)
Evaluar cómo ha ido el taller te ayudará a conseguir dos cosas:
- A nivel de proyecto, obtendrás una clara comprensión de los problemas que hay que resolver para garantizar que el resto del proyecto se desarrolle sin problemas;
- A nivel personal, es la mejor manera de mejorar tu capacidad para dirigir talleres. También es la oportunidad de mejorar tu proceso de preparación.
Puedes evaluar el taller y el proceso con tu equipo o por ti mismo. Te animo a que sigas el método de análisis del feedback (comparar las expectativas con los resultados) o el enfoque de la sesión de aclaración (detectar lo que ha funcionado y lo que no).
Eso es todo sobre el proceso de preparación.
Ahora, entremos en materia. Me gustaría compartir algunos consejos prácticos que te ayudarán a dirigir grandes talleres.
15 consejos prácticos para dirigir un gran taller
Comienza con el fin en mente
Comparte una visión clara de lo que quieres conseguir con este taller.
Ayudará a incorporar a los participantes y a asegurarse de que entienden lo que espera de ellos.
Empiece comunicando con claridad el por qué, el cómo y el qué
En What If, utilizamos un marco llamado Propósito, Proceso y Resultado.
Porque queremos , vamos a hacer para llegar a.-
- El propósito es el resultado. Es la razón por la que quieres hacer este taller, es decir, dónde quieres estar al final del taller.
- El proceso es la forma en que llegarás a él. Es una explicación de quién hace qué y cuándo.
- El resultado es el producto. Es lo que la gente puede esperar obtener al final del proceso.
Explicar estos tres elementos a los participantes asegurará que todos estén alineados con la agenda y el resultado del taller.
Crear un entorno de colaboración
El entorno -el espacio y la atmósfera- tiene una enorme influencia sobre nosotros. En The Checklist Manifesto, Atul Gawande destaca un interesante concepto llamado «fenómeno de activación»:
«Dar la oportunidad de decir algo al principio parecía activar su sentido de la participación y la responsabilidad y su voluntad de hablar.»
Una forma fácil de hacerlo es hacer que todos se presenten de forma atractiva.
Además de preguntarles por su nombre y su trabajo, también puedes preguntarles sobre: qué es lo que más les emociona del taller o su mejor recuerdo comiendo fuera o conduciendo un coche. Estas preguntas suenan ingenuas, pero animarán a todos a compartir una historia personal y harán que se sientan más cómodos.
Hazlo interactivo
Hay momentos en un taller en los que tienes que explicar conceptos a los participantes.
Haz que esta parte también sea interactiva.
Hazles preguntas. Realice un ejercicio para poner en práctica el concepto y pídales que compartan e informen sobre lo que han hecho.
Ejecute los ejercicios de forma estructurada
Todos los ejercicios siguen el mismo marco que su sesión. Tienen un propósito, un proceso y una recompensa.
Informe del ejercicio haciendo lo siguiente:
- Recuerde a los participantes el propósito;
- Dígales exactamente cómo va a funcionar: quién hace qué, cuándo y durante cuánto tiempo;
- Diga claramente el tiempo;
- Explique el resultado que espera obtener una vez que haya terminado;
- Pregunte si hay alguna duda.
Una vez hecho el ejercicio, puede hacer dos cosas (dependiendo de sus objetivos):
- Compartir de nuevo. Haz que cada persona o grupo comparta el resultado del ejercicio con el resto de los participantes. Puede ser una oportunidad para que lo amplíen o hagan preguntas.
- Informe. Dependiendo del contexto de tu taller, puedes preguntar si hay algún comentario adicional, si les pareció divertido/difícil/frustrante, cuáles son las cosas clave que aprendieron, cuándo van a utilizar este proceso…
Entonces, puedes repetir con el siguiente ejercicio.
Si quieres que aprendan algo…
Hay tres cosas que debes tener en cuenta cuando planeas enseñar algo nuevo.
- El punto de partida – ¿Qué saben ya los participantes al respecto?
- Los objetivos de aprendizaje – ¿Qué necesitan saber al respecto?
- El contexto de uso – ¿Cómo lo utilizarán en el futuro?
La última pregunta es realmente importante.
Enfatizar las situaciones en las que lo que se enseña será útil aumenta la probabilidad de que los participantes lo recuerden y lo utilicen en el momento adecuado.
Gestionar la energía del equipo
Asegurarse de que la gente está en un estado de ánimo positivo/constructivo.
En What If, utilizamos lo que llamamos «energizantes», que son actividades lúdicas (como hacer un breve ejercicio de creación de equipos, o hacer una pregunta inusual). Esto ayuda a mantener la energía y a crear una buena dinámica de grupo.
Hay muchas maneras de hacer que la gente se relaje y adopte una mentalidad constructiva. Por ejemplo, Equal Experts, una empresa de consultoría informática, utiliza tarjetas para romper el hielo.
También se puede cambiar la energía de la sala variando las actividades: hacer que los participantes se pongan de pie, que vayan a otra sala, que trabajen en parejas o que reflexionen por su cuenta…
Estar en el momento
Hay que conducir al grupo. En un taller, todos los participantes siguen tu liderazgo.
Y en diferentes momentos, el grupo necesita estar en diferentes estados. Tienes que adaptar tu propio estado para cebar al resto del grupo.
Dirigir un taller requiere que desempeñes varios papeles: a veces tienes que ser un profesor, otras veces te conviertes en un entrenador que facilita lo que está pasando, y otras veces eres un líder que conduce a todo el equipo en la misma dirección.
Algunas actividades requieren mucha energía, mientras que otras pueden requerir que la gente sea más reflexiva. Depende de usted llevar al grupo a ese estado.
Sea un buen orador
Un taller no es un discurso o una conferencia. Pero es necesario tener la capacidad de dirigirse a un público y de comprometerse con él.
Aquí enumeré mis principales consejos para hablar en público. La clave en un taller es que puedes hacerlo interactivo. Cuéntales una historia. Haz preguntas. Anima a los participantes a ilustrar los conceptos que estás compartiendo con su experiencia personal.
Hay una gran cantidad de conocimientos que los participantes pueden compartir en un taller.
Usa el espacio
La mayoría de los talleres terminan con montones de cosas pegadas en las paredes.
Eso es porque a menudo pensamos mejor cuando usamos el espacio que nos rodea, en lugar de cuando nos limitamos a una pantalla de ordenador. Jake Knapp, Googler y autor de Sprint, un libro sobre la organización de talleres de innovación, explica este fenómeno:
«Como humanos, nuestra memoria a corto plazo no es tan buena, pero nuestra memoria espacial es impresionante. Una sala de sprint, repleta de notas, diagramas, impresiones y demás, aprovecha esa memoria espacial. La propia sala se convierte en una especie de cerebro compartido para el equipo»
Dos cosas son importantes aquí:
- Usar el espacio y pegar las cosas en la pared nos ayuda a pensar con más eficacia;
- Apoyar los resultados en la pared fomenta la colaboración, ya que todo el trabajo queda a la vista de todos.
Evaluar constantemente lo que está pasando
Está el plan. Y luego, está la realidad.
«Al prepararme para la batalla siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable»
– Dwight D. Eisenhower
Por supuesto, necesitas un plan diario. Pero una vez que estás en la arena, también necesitas confiar en tu intuición para encontrar las mejores formas de llegar al resultado ideal.
Es importante mantener la estructura principal. Sin embargo, como pueden surgir cosas nuevas, también hay que ser flexible.
Fomentar la colaboración
Tener muchos participantes significa que hay muchas opiniones diferentes en la sala. Como un taller pretende ser colaborativo, es importante que el equipo mantenga una mentalidad abierta.
En «What If!», hablamos de «greenhousing». Esto se refiere a tres acciones: suspender tu juicio, entender lo que la persona quiere decir y alimentar la idea.
En mis talleres, animo a los participantes a decir cosas como «déjame construir sobre lo que has dicho…». Lee Sticky Wisdom, que entra en los detalles de este y muchos otros comportamientos de innovación.
La gente de Pixar habla de «plussing». Es un enfoque similar, pero utiliza una metáfora diferente:
«La práctica se ha construido sobre los principios básicos de la improvisación, que son: aceptar todas las ofertas (aceptar la idea, no rechazarla), utilizar «sí, y…» en lugar de «sí, pero…», y hacer que tu compañero quede bien.»
En ambos casos, la ambición es la misma: fomentar el trabajo colaborativo (y mantener una dinámica positiva).
Cuando alguien se limita a criticar una idea y no aporta una solución alternativa, o un medio para mejorar la idea original, no está ayudando realmente al equipo. Puedes encontrar más información sobre la práctica de técnicas de creatividad en grupo en este artículo.
Cuidado: Lo que he dicho no significa que debas acoger todas las ideas. Si una idea es irrelevante, busca la manera de reenfocar la conversación. No querrá hacer perder el tiempo a todo el mundo con una discusión que se salga del tema.
Subraye los avances
Recuerde a los participantes su objetivo al principio del taller. A continuación, háblales de los titulares de la jornada para mostrar los progresos realizados.
Asegúrate de que se dan cuenta de que el grupo hizo lo que había que hacer (responder a preguntas importantes, tomar decisiones clave…). Y haz hincapié en las cosas clave que han aprendido.
Mantén los resultados delante de ellos. Es una señal de progreso. Puede que incluso quiera hablarles de lo que el grupo ha conseguido, paso a paso.
Seguimiento
Una vez finalizado el taller, hay que mantener el impulso:
- Subraye los principales puntos de partida;
- Comparta los resultados;
- Explique los próximos pasos y subraye claramente las acciones que espera de ellos (ponga un nombre a cada acción y déles un plazo).
Disfruta
La mejor manera de dirigir una gran sesión es hacerla lo más agradable posible. Si disfrutas dirigiéndola, los participantes lo sentirán y eso les motivará también.