El formato de documento portátil (PDF) es el formato estándar para la publicación «electrónica» de documentos en línea. El PDF permite al editor asegurarse de que un documento tiene el mismo aspecto en línea que en formato impreso. Los PDF son únicos en su uso «multiplataforma» y, si se construyen y etiquetan correctamente, tendrán el mismo aspecto en diferentes sistemas sin tener que instalar fuentes especializadas o depender de paquetes de sistemas operativos subyacentes. El etiquetado adecuado de los componentes visuales y estructurales del documento también garantiza que el documento sea accesible, lo que significa que las tecnologías de asistencia (es decir, los lectores de pantalla como JAWS, etc.) proporcionen la misma información a los lectores con discapacidad visual que a los lectores videntes.

El requisito principal para un documento accesible, y por lo tanto un PDF que cumpla con las normas, es que la estructura de las etiquetas represente completamente la información visual proporcionada por el propio documento. El proceso para determinar esto requiere que el corrector revise cada página del documento para asegurarse de que cumple con todos los requisitos de accesibilidad y modifique la estructura de etiquetas de la página cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento.

La corrección se lleva a cabo a nivel global (documento) y mediante la revisión de cada página dentro del documento. El flujo de trabajo es sencillo y, una vez completado, el remediador comprueba la conformidad del documento utilizando verificadores automáticos, como la comprobación «Full 508» de Adobe Acrobat, PAC, Common Look, etc., así como un proceso de revisión manual, tanto visual como mediante un lector de pantalla. El documento corregido y los informes de corrección se entregan al cliente junto con notas sobre el trabajo realizado.

Los requisitos de accesibilidad/cumplimiento de clientes específicos son diferentes, ya que no existe un conjunto de requisitos de accesibilidad de PDF legalmente vinculante definido actualmente por la Junta de Acceso de Estados Unidos. Los clientes tienen cierto margen de maniobra para desarrollar documentos PDF que cumplan con los requisitos de la Sección 508. Por ejemplo, el HHS dispone de una lista de comprobación exhaustiva para sus documentos contratados, pero el hecho de pasar un punto de la lista de comprobación del HHS no significa que el documento no sea conforme (es decir, la normativa es amplia y no entra en detalles como los formatos de URL). Por otro lado, cualquier documento que pase todas las listas de comprobación del HHS es ciertamente conforme.

PDF/UA se desarrolló para crear normas de accesibilidad más específicas. «UA» significa Accesibilidad Universal; la designación PDF/UA certifica que los documentos cumplen con la norma ISO 14289, el nuevo estándar internacional para los PDF accesibles. El 18 de febrero de 2015, la Junta de Acceso de los Estados Unidos anunció su Norma Propuesta para la política federal de los Estados Unidos sobre la Sección 508, e identifica PDF/UA como equivalente a WCAG 2.0 para el «contenido apropiado».

El objetivo es la accesibilidad para todos; 30 millones de estadounidenses tienen alguna discapacidad, por lo que los documentos que son accesibles no son sólo «legales», sino que son más valiosos porque proporcionan acceso universal. La corrección adecuada es la clave de la accesibilidad.