No es ningún secreto lo productivo que puedes ser una vez que dominas el arte de la organización de la agenda. Sinceramente, un planificador es la herramienta definitiva para la gestión del tiempo, la motivación y la organización de su calendario. Hay innumerables beneficios en el uso de un planificador y una vez que usted crea su propio sistema de planificación personal, usted comenzará a ver los resultados al instante.

Un planificador personal es una manera de contener todo en su vida en un lugar determinado. Es el hogar de sus muchos calendarios, listas de tareas, ideas de proyectos, presupuesto, planes de entrenamiento, metas, ideas de regalos, listas de comestibles, y mucho más. Hoy te voy a dar mis mejores consejos para organizar tu agenda. Utilizo continuamente estos consejos en todo mi sistema de planificación y veo algunas mejoras importantes en mi gestión del tiempo y ritmo de trabajo cada mes. Pero la clave de mi éxito es cambiar la forma en que utilizo mi sistema de vez en cuando. Así que te reto a que elijas tus consejos favoritos y vuelvas a este post más adelante para encontrar otros nuevos cuando tu planificación se vuelva aburrida o redundante.

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Beneficios de usar un planificador

Hay innumerables beneficios de usar un planificador. Todos ellos son vitales para tener éxito en la vida.

1. Mayor organización: Obviamente, el uso de un planificador aumentará la organización de su vida. Usted tiene la capacidad de mantener todo (incluyendo sus citas, plazos, tareas, y más) en una ubicación central que es fácilmente accesible.
2. Aumento de la productividad: Planifique sus listas de tareas y días ocupados con facilidad utilizando un planificador.
3. Disminución del estrés: La planificación es una gran manera de reducir el estrés y la ansiedad. Una vez que escribes todo, tu mente comienza a preocuparse menos y a centrarse en las cosas más importantes de la vida.
4. Ganar perspectiva: Tener un planificador hace que sea fácil entender todo lo que tienes en tu plato, y si o cuando es el momento de disminuir tus responsabilidades y decir no.
5. Aumento de la motivación: Es fácil crear y planificar tus objetivos actuales y futuros en tu planificador. Acompáñalo con algunas recompensas increíbles, haz un seguimiento de tu progreso y gana en motivación.
6. Menos tiempo de pantalla: Si llevas una agenda de papel, reducirás la cantidad de tiempo que pasas delante de una pantalla, lo que te ayudará a mantenerte concentrado en tu lista de tareas y a disminuir las distracciones que aparecen continuamente en tu teléfono.
7. Añade algo de diversión a tu vida: Llevar una agenda puede hacer que las tareas difíciles, estresantes o mundanas parezcan un poco más divertidas.
8. Consigue hacer más trabajo en menos tiempo: Utilizar un planificador para priorizar sus listas facilitará la identificación de lo que es más importante y cuándo puede trabajar en cada tarea.
9. No vuelva a perder una fecha límite: Tener todo su calendario en un solo lugar le ayuda a controlar cada fecha límite fácilmente!
10. Recuerde los buenos tiempos: Llevar una agenda es también una gran manera de mantener la memoria. En el futuro, usted puede mirar hacia atrás en las páginas de su planificador anterior y recordar todos sus recuerdos felices!
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Consejos e ideas principales para la organización del planificador

Entonces, ¿cómo se usa un planificador… te estarás preguntando? Aquí están mis principales consejos de organización del planificador que yo personalmente utilizo hoy en día para mantener mi cordura y disparar mi productividad utilizando mi planificador personal.

Programar plazos, eventos, & citas

Asegúrate de anotar y programar siempre todos tus plazos, eventos y citas. Utiliza los calendarios mensuales y semanales para añadir tus fechas, así como recordatorios (como cuándo empezar a trabajar en un proyecto o estudiar para un examen).

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Crea listas de tareas

Dedica un espacio específico dentro de tu planificador para tus tareas pendientes. Luego, cada vez que una nueva tarea salte a tu plato, ¡asegúrate de escribirla en esta sección! Esa es la clave. Al hacer esto, te aseguras de que todas tus tareas están en un lugar fácil de encontrar y no dispersas por tu vida.

Prioriza tus listas de tareas

Llevemos tus listas de tareas un paso más allá priorizándolas. Esto podría ser simplemente pequeños números o símbolos que escribes al lado de la propia tarea o resaltando las que necesitan ser completadas primero. Una de las mejores formas de hacerlo es clasificar cada tarea en cuatro categorías: importante y urgente (hacerla ahora/muy pronto), no importante pero urgente (delegarla o hacerla en segundo lugar), importante y no urgente (hacerla en tercer lugar), no importante y no urgente (eliminarla o hacerla en cuarto lugar).

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Categoriza tus tareas

Categorizar tu lista de tareas es una gran manera de entender mejor lo que realmente necesitas lograr. Personalmente, trabajo mejor categorizando mis tareas por áreas de mi vida. Mis categorías actuales incluyen: familia/aventura, casa/hogar, desarrollo personal, salud, trabajo/negocios, escuela (y cada clase está separada) y carrera/finanzas. Tengo una lista de tareas individuales en páginas separadas para cada una de estas categorías y en orden de prioridad. De esta manera, puedo hojear fácilmente mis páginas de tareas para saber lo que hay que hacer a continuación.

¿Buscas una nueva agenda? Echa un vistazo a mi planificador imprimible para estudiantes hoy mismo.

Agregar asignaciones de tiempo a cada tarea (más grande)

Mirar una lista gigante de tareas pendientes puede ser increíblemente desalentador. Una forma de superar esto es añadir asignaciones de tiempo a cada tarea. Yo lo hago añadiendo un punto de color antes de cada tarea, y cada color representa el tiempo que creo que puede llevar cada tarea. Al principio, pensé que era una exageración, pero en realidad ha resultado ser bastante útil cuando estoy muy ocupado (como en la semana de los exámenes finales). De esta manera, si sé que sólo tengo una hora para hacer algo, puedo escanear rápidamente mi lista de tareas para elegir una tarea de una hora de duración o hacer un montón de tareas más pequeñas. También te da la perspectiva de cuánto necesitas hacer realmente y cuánto tiempo necesitas para completar tus tareas.

Asignaciones de color (usando resaltadores):

• Rosa: 2 o más horas
• Naranja: 1-2 horas
• Amarillo: 40-60 minutos
• Verde: 20-40 minutos
• Azul: 10-20 minutos
• Morado: Menos de 10 minutos

Asegúrate de que cada tarea comienza con un VERBO

Asegúrate de que cada una de tus tareas es procesable. Este es un pequeño truco psicológico que puedes utilizar para facilitar la realización de tus tareas. Veamos un ejemplo. En lugar de decir «Ensayo de biología molecular», pon «Escribir ensayo de biología molecular». ¿Ves la diferencia?

¡Asegurarte de que tu lista de tareas comienza con un VERBO es una de las 17 grandes maneras de asegurar la máxima productividad con tu planificador!Click To Tweet

Haz que tus tareas sean específicas y pequeñas(er)

Además de añadir un verbo al frente de tus tareas, asegúrate de que sean lo suficientemente específicas y pequeñas como para que puedas realizarlas fácilmente en una sola sesión. Por ejemplo, utilicemos el ejemplo de arriba. Ve un poco más allá de decir simplemente «Escribir un ensayo de biología molecular», añade «Investigar el tema del ensayo de biología molecular», «Redactar la bibliografía», «Crear un esquema de ensayo de biología molecular», «Escribir un borrador de biología molecular», «Editar y revisar el borrador de biología molecular hasta la versión final» y «Entregar el borrador de biología molecular por correo electrónico».»

Sé que escribir estas tareas puede parecer desalentador y tedioso, pero crean elementos procesables que son mucho más realistas para completar que simplemente sentarse y bombear un ensayo entero de una sola vez!

Codificar por colores sus tareas, plazos, eventos y más

La codificación por colores es una de las mejores maneras de organizar sus tareas, plazos y eventos. Puede utilizar un color diferente por clase, por categoría (como en el paso 4) o por miembro de la familia. Una vez que elijas tus colores, asegúrate de crear una clave de color y mantener estos colores a lo largo de tu sistema de planificación.

Consejo: Si te quedas sin colores, o estás tratando de crear subcategorías, ¡utiliza un bolígrafo como color principal, y utiliza marcadores fluorescentes como tus subcategorías! Por ejemplo, el color de mi categoría escolar es el azul, mientras que cada una de mis clases tiene su propio color específico. Así, en mi agenda, si tengo una fecha límite para, digamos, ecuaciones diferenciales (púrpura), escribiría «examen para llevar a casa» en azul, y lo resaltaría en púrpura.

Dedica tiempo a planificar

Cada día, añade «planificar mañana» a tu lista de tareas. Durante este tiempo, asegúrese de añadir cualquier tarea que haya surgido durante el día a sus listas de tareas y revise lo que hay que hacer mañana.

Crear una pequeña lista de todo lo que debe hacer en su planificador cada día es una forma fácil de hacer que su planificación diaria sea rápida y sin complicaciones. Un ejemplo de una lista de planificación diaria podría incluir: marcar todas las tareas completadas, migrar cualquier tarea inacabada a otro día, revisar la agenda de mañana, crear una lista de tareas realista y un horario para mañana, y revisar cualquier rastreador actual (entrenamientos, diario de comidas, registro de cheques, calendario de memoria, etc.).

Luego, una vez por semana, complete una revisión semanal. Recomiendo encarecidamente seguir el Proceso de Revisión Semanal GTD de David Allen (de su libro Getting Things Done, un libro de productividad increíble). Durante tu revisión semanal, asegúrate siempre de:

1. Despejar: Recoge todos tus papeles sueltos y anota cualquier tarea o elemento importante que se te ocurra.
2. Actualizar: Revise su lista de tareas, su calendario y sus proyectos más importantes.
3. Consiga creatividad: Revise cualquier lista de tareas futuras.
4. Planifique su semana: Usando la información que acaba de revisar, cree una lista de tareas, objetivos y un plan inicial para la próxima semana.

Consulte el PDF de la lista de comprobación de la revisión semanal de David Allen en su sitio web para obtener más información sobre el proceso de revisión semanal, y asegúrese de coger su libro si aún no lo ha leído, ¡está repleto de más consejos de productividad!

Relación: The Ultimate Guide to Weekly Planning

Utiliza hojas de trabajo y regalos

Usar imprimibles de productividad son una gran manera de organizar fácilmente tus proyectos y tareas. Aquí están algunas de mis entradas de blog actuales con grandes freebies incluidos:

• Cómo estudiar para un examen (Planificador de estudio gratuito)
• Dominar el proceso de planificación de proyectos en 10 sencillos pasos (Planificador de proyectos gratuito)
• Cómo prepararse para un semestre exitoso (Lista de comprobación de preparación del semestre y lista de equipaje gratuitas)
• Los 12 mejores consejos sobre becas que utilicé para financiar mi educación universitaria (Hoja de cálculo de becas gratuita)

Completa el proceso de planificación de proyectos en tareas grandes

Cuando se trata de tareas gigantes que no puedes hacer de una sola vez, es posible que desee considerar la posibilidad de convertirlo en un «proyecto», y completar todo el proceso de planificación del proyecto. En ESTE POST profundizo en este proceso. Básicamente, para completar las tareas más grandes, debes dividirlas en trozos más pequeños y manejables. También necesitas evaluar tu objetivo para el proyecto y crear una fecha límite para mantenerte motivado. Incluyo un planificador de proyectos gratuito y una lista de control imprimible en la entrada del blog, así que asegúrate de comprobarlo.

Relación: Domina el proceso de planificación de proyectos en 10 sencillos pasos

Escribe TODO

¿Nunca has llegado a la cama tras un largo día pero tu cabeza sigue zumbando por lo que no has terminado? O, ¿quizás te sigues olvidando de hacer tareas importantes? Hay una solución sencilla para esto. ¡ESCRIBIRLO! Anota todo y cualquier cosa. ¿Recuerdas cuando hablamos de mantener organizadas las listas de tareas (pasos 2-4)? Sí, ¡escríbalas ahí!

¿Pero qué pasa si no tiene su agenda con usted? Añade una lista en la sección de notas de tu teléfono con las tareas que se te ocurran a lo largo del día y simplemente pásalas a tu lista de tareas cuando tengas oportunidad. Esto añadirá sólo un lugar extra en el que deben estar tus tareas. Además, estoy seguro de que siempre llevas tu teléfono encima, así que no tienes excusa para no apuntarlo.

Consejo: Obviamente no puedes estar con tu teléfono en clase, así que asegúrate de llevar tu agenda para apuntar cualquier nota o tarea específica que surja. Si esto se convierte en un inconveniente, traiga un pequeño cuaderno para escribirlos todos y transferirlos inmediatamente después de la clase.

Mantén todo en un solo planificador

Además de anotar todo, asegúrate de que todo lo que estás siguiendo o planificando está en un solo planificador. Sea creativo. Hay cientos de cosas que puede tener en su planificador que pueden hacer su vida mucho más fácil!

Cosas para poner en su planificador:

• Calendarios
  • Calendarios anuales/largos
  • Calendarios mensuales
  • Calendarios semanales
  • Páginas de calendarios diarios
• Listas de tareas
  • Lista de tareas de la casa
  • Lista de tareas de la escuela
  • .Listas de tareas
    • Lista de tareas de la casa
    • Lista de tareas del trabajo
    • Lista de tareas de la escuela
    • Lista de tareas de la familia
    • Listas de tareas diarias/semanales/mensuales/añohacer (ver consejo de planificación 16)
  • Proyectos (Tareas grandes desglosadas y con un plazo concreto)
  • Listas de rutinas
  • Seguimiento de hábitos (marca cuántos días del mes completas tus rutinas o hábitos específicos)
  • Anotaciones generales
  • Listas de tareas de planificación
    • Lista de revisión diaria
    • Lista de revisión semanal
    • Lista de revisión mensual
  • Fijación de objetivos
    • Metas anuales

    .

    • Metas mensuales
    • Pizarra de visión
    • Listas de recompensas
  • Planificación financiera
    • Esquema del presupuesto anual o mensual
    • Seguimiento del gasto (registro de cheques)
    • Plan de amortización de préstamos/deuda plan de amortización de préstamos/deuda
    • Plan de ahorro y seguimiento
    • Programa de facturas
  • Listas
    • Lista de deseos
    • Lista de compras
    • Lista de ideas para regalos
    • Listas de compras y/o de alimentos
    • Libros, película, podcast, o TV
    • Lista de limpieza detallada
    • Lista de equipaje
    • Seguimiento de la salud de los niños y/o mascotas
    • Información del vehículo
    • Gratitud
    • Diario
    • Afirmaciones
    • Citas favoritas
  • Salud y Fitness
    • Plan de entrenamiento
    • Ideas para comer
    • Diario de comidas
    • Cuentas de calorías
    • Rastreador médico (anota qué días has tenido síntomas específicos)
    • Registro de pérdida de peso
  • Planificación del trabajo/carrera
    • Proyectos
    • Listas de tareas
    • Seguimiento de horas facturables
    • Calendario de oficina
    • Seguimiento de vacaciones y días de enfermedad
  • Planificación escolar
    • Información del curso
    • Seguimiento de calificaciones
    • Seguimiento de tareas/lista de plazos
    • Planificador de proyectos de clase

    .

    • Planificador de ensayos
    • Programa de estudio de exámenes
    • Revisión de la sección de libros de texto
    • Plan de graduación
    • Seguimiento de la solicitud de becas
    • Seguimiento de la deuda de los estudiantes

  

  Crea un Top 3 para el día

  ¿Te cuesta concentrarte en todas tus tareas? Simplifica tu día creando simplemente un Top 3 para todo el día. Esto le ayudará a centrarse en lo que es realmente importante.

  Consejo: Si 3 no son suficientes tareas para el día, siempre puede crear una lista adicional de cosas que hacer DESPUÉS de completar sus 3 principales o durante sus breves descansos.

  Abordar la regla de los 2 minutos

  Este es otro consejo de Getting Things Done: si puede completar una tarea en menos de 2 minutos, simplemente HÁGALO AHORA. Podrías haber completado esa tarea en el mismo tiempo que te habría llevado escribirla y pensar en ella más tarde.

  Crea una lista de tareas semanal, mensual y anual

  ¿Te has dado cuenta de que cada día, semana, mes o año estás completando las mismas tareas pero algunas parecen escaparse? Para evitar esto, cree una lista de tareas diarias (como las rutinas de la mañana o de la noche), semanales, mensuales y anuales, y luego asegúrese de revisarlas durante su revisión semanal.

  Para comenzar con sus listas, aquí están algunas tareas que actualmente tengo en mis listas recurrentes:

  Tareas semanales:

  • Comprar alimentos
  • Planificar la comida
  • Preparar la comida
  • Limpiar el apartamento
  • Correr y doblar la ropa
  • Planificar la próxima semana (revisión semanal)
  • Revisar los objetivos

  Tareas mensuales:

  • Pagar el alquiler y otras facturas
  • Revisar mis objetivos para el próximo mes
  • Crear un plan de ejercicios para el próximo mes
  • Programar cuándo enviar tarjetas de cumpleaños
  • Archivar todo el papeleo importante
  • Revisar nuestro presupuesto/balancear la «chequera» del mes
  • Hacer una copia de seguridad del portátil
  • Ejecutar el software anti-virus
  • Cambiar el filtro del aire acondicionado del apartamento

  Tareas pendientes del año:

  • Completar la lista de comprobación pre-semestral (2 veces)
  • Visitar al médico (examen físico anual)
  • Visitar al dentista (2 veces, limpiezas bianuales)
  • Cambiar el aceite del coche (3-4 veces, cada 3-5000 millas)
  • Cambiar los neumáticos (2 veces)
  • Crear objetivos anuales
  • Renovar las fichas del coche
  • Vacunar contra la gripe
  • Limpiar los archivos antiguos del ordenador (3 veces)

  Relacionado: La lista de control pre-semestral – 23 cosas que debes hacer antes de cada semestre

  Educarse: Libros imprescindibles sobre productividad

  Una gran manera de aumentar tu productividad es cambiar rutinariamente tus sistemas y aprender nuevos trucos para ahorrar tiempo. ¡He descubierto que la mejor manera de hacerlo es leyendo! Me reto a mí mismo una vez al mes a leer un libro relacionado con la productividad y he visto algunos resultados sorprendentes. Estas son mis principales lecturas sobre productividad:

  1. Getting Things Done: El arte de la productividad sin estrés, de David Allen: Si lees algún libro, lee éste. Allen incluye en este best seller innumerables consejos de productividad, así como todo un sistema de productividad que puedes poner en práctica hoy mismo. Es una lectura obligatoria para todos.
  2. Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva de Stephen R. Covey: Este es otro libro increíble y de lectura obligatoria. De hecho, este libro, junto con «Getting Things Done» de Allen, aparece a menudo en las listas de libros profesionales más populares, ¡y por una buena razón! Covey cubre los hábitos que cambian la vida que usted puede incorporar en su vida cotidiana que se ha demostrado una y otra vez para aumentar la productividad y mejorar su bienestar general.
  3. La mañana milagrosa por Hal Elrod: Este libro ha ido creciendo en popularidad durante el último año aproximadamente. Es un relato detallado de cómo tu rutina matutina puede cambiar realmente tu forma de vivir la vida, y qué cosas exactas puedes hacer para empezar el día con fuerza.
  4. El poder del hábito: Por qué hacemos lo que hacemos en la vida y en los negocios, de Charles Duhigg: Este bestseller es otra gran lectura. Abarca la ciencia de la formación de hábitos, cómo crear nuevos hábitos, cómo eliminar los que no son saludables y qué hábitos deberías considerar añadir. Sostiene que la verdadera clave de la productividad y de un estilo de vida saludable es entender cómo funcionan los hábitos.
  5. Más inteligente, más rápido, mejor: El poder transformador de la productividad real, de Charles Duhigg: Otro bestseller y gran libro de Duhigg. Abarca ocho conceptos clave de productividad, incluyendo la fijación de objetivos y la toma de decisiones, que distinguen a las personas y empresas productivas del resto. Todos sus argumentos, al igual que El poder de los hábitos, están respaldados por pruebas científicas. Increíblemente esclarecedor.
  6. Thinking, Fast and Slow de Daniel Kahneman: Este libro, escrito por un psicólogo de renombre mundial, repasa las dos formas principales de pensar de los seres humanos: rápido y lento. Nuestros instintos más rápidos son más emocionales e intuitivos, mientras que nuestros pensamientos más lentos son más lógicos. Conocer mejor nuestra forma de pensar facilita la comprensión de los procesos, como la toma de decisiones, que son vitales para la productividad.
  7. ¡Cómete esa rana!: 21 maneras fantásticas de dejar de procrastinar y hacer más cosas en menos tiempo, de Brian Tracy: Comer la rana es una metáfora para ocuparse primero de las tareas más difíciles. Este principio es la base de este gran libro, en el que se exploran muchas formas de aprender a no hacer todo a la vez, sino a hacer primero las cosas más importantes. Aprender a priorizar es una de las mejores maneras de dominar la productividad y este libro es una gran manera de explorar este concepto.

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  Más lecturas

  ¿Buscas más contenido relacionado con la productividad y la planificación? Echa un vistazo a estas grandes entradas del blog:

  • La guía definitiva para la planificación diaria
  • 15 suministros esenciales para la planificación que necesitas para tener éxito
  • Cómo planificar tu semana para tener éxito – Una guía paso a paso
  • .Guía paso a paso
  • Todo lo que necesitas saber sobre la planificación de objetivos
  • El mejor planificador para estudiantes que encontrarás
  • 10 consejos de productividad para estudiantes que tienes que probar
  • 13 consejos de gestión del tiempo que realmente funcionan
  • Una guía completa de planificación – Todo lo que necesitas saber

  Muy bien, ¡esos son mis 17 mejores consejos para la organización de la agenda! ¡Espero que hayas encontrado útiles al menos algunos de ellos y que los utilices pronto! Recuerda, una vez que tu sistema de organización de la planificación empiece a parecer redundante, ¡cambia las cosas! Vuelve a este post o empieza a leer un nuevo libro de productividad para inspirarte en sistemas mejores y más motivadores. Feliz planificación!