I betragtning af den mængde teknologi, der er udviklet til at forbedre teamkommunikation, burde tværfagligt samarbejde være nemmere end nogensinde før. Vi kan straks kontakte kollegaer med Slack. Vi kan dele dokumenter på tværs af kloden med Google Drive. Vi kan tildele opgaver og samarbejde om projekter i Asana. Det er dog ikke altid nok at introducere ny software til dit team. Du har sandsynligvis også andre, mere interpersonelle barrierer, som du skal overvinde.

På InVision spiller samarbejdsværktøjer f.eks. en vigtig rolle i koordineringen af arbejdet mellem produkt- og marketingteams. De understreger dog også vigtigheden af konstant kommunikation, klar uddelegering af ansvarsområder og viden om kommende produktlanceringer på tværs af hele virksomheden. Alle disse ingredienser bidrager til deres evne til at samarbejde med succes på tværs af flere teams – og deres markedsføringskampagner er stærkere på grund af det.

Når man mangler klarhed om formålet, bliver det tydeligt, når man forsøger at bryde ud af sin silo for at samarbejde – og så støder man på en mur.

Tværfagligt samarbejde kan åbne muligheder for, at virksomheder kan udføre deres bedst mulige arbejde. Så hvorfor bekæmper vi det? Og hvorfor har vi svært ved at fremme det, selv når vi alle er enige om, at vi ønsker det? Nedenfor finder du 5 almindelige barrierer for samarbejde på tværs af teams, afdelinger og funktioner – sammen med løsninger for hver enkelt.

Hvad er tværfagligt samarbejde?

Simpelt sagt er tværfagligt samarbejde, når folk fra forskellige teams eller funktioner (marketing, salg, teknik, HR) i en virksomhed slår sig sammen om at arbejde på et fælles mål, projekt eller ansvar.

Det kan være alt fra daglige ansvarsområder, f.eks. kundesupport og marketing, der samarbejder om sociale medier, til enkeltstående projekter, f.eks. salg og produkt, der udvikler en ny funktion, der kan få kunderne til at konvertere. Men det er ikke altid let at få det til at ske – for ikke at tale om at få det til at fungere.

De involverede teams har modstridende mål – eller slet ingen mål

Har du nogensinde forsøgt at inddrage et andet team i et projekt, blot for at høre dem sige “det er ikke en prioritet for os”? Det kan føles irriterende, hvis du ved, at det vil få direkte indflydelse på omsætningen, få et betydeligt antal nye kunder, rette en stor teknisk gæld eller på anden måde påvirke din virksomhed positivt.

I dette tilfælde mangler du og det pågældende team sandsynligvis overensstemmelse om målene. Eller endnu værre, du kender ikke målene for dit team eller din virksomhed.

Når du mangler klarhed om formålet, bliver det tydeligt, når du forsøger at bryde ud af din silo for at samarbejde – og så støder du på en mur.

Løsning: Afstem dig om målene og del dem med alle

Opfordre de øverste ledere til at gøre virksomhedens mål offentligt synlige, så alle, ikke kun ledelsesteamet, kender virksomhedens prioriteter. Hvis du er en individuel bidragyder, skal du sikre dig, at du ved, hvordan dine projekter er forbundet med bredere mål (du kan bruge tydelighedspyramiden til at hjælpe med at kortlægge dette), og kommunikere med samarbejdspartnere, hvilket mål dit initiativ understøtter.

Hvis du bruger Asana, skal du oprette et projekt, der indeholder en liste over alle dine virksomhedsmål og målsætninger. Del det med hele din virksomhed, så alle teams – fra regnskab til salg – forstår det overordnede billede. Du kan bruge kommentarsadgang for at sikre, at det er synligt, men ikke kan redigeres af alle. Du kan få en mere detaljeret vejledning i vores guideartikel om oprettelse af et projekt med virksomhedsmål og milepæle i Asana.

Du er ikke bekendt med andre teams projekter og initiativer

Nogle af de bedste samarbejder, jeg har arbejdet på, startede, da en anden kollega vendte sig mod mig og sagde: “Hej, det og det team arbejder på XYZ. Vidste du noget om det?”

Det har du sikkert også oplevet. Desværre, for hver gang vi snubler over en mulighed for samarbejde på tværs, går der mange flere glip af, fordi vi ikke vidste, hvad andre hold arbejdede på. Organiske samarbejder er kun toppen af isbjerget. Tænk på, hvor mange flere muligheder vi kan afdække ved aktivt at kommunikere vores arbejde med hinanden.

Løsning: del kommende arbejde inden for og uden for din afdeling

Det skaber en barriere for samarbejde på tværs af teamet, hvis du ikke ved, hvad dine kolleger arbejder med, men det behøver det ikke at gøre. For at løse dette problem kan du regelmæssigt dele et resumé af dit teams kommende arbejde med hele virksomheden eller oprette et sted, hvor andre nemt kan finde disse oplysninger.

Samarbejde på tværs af teams har potentiale til at frigøre noget af vores bedste arbejde, til at afdække indsigter, vi aldrig vidste, vi havde brug for, og til at løfte vores projektresultater fra anstændigt til exceptionelt.

Du skal bare være opmærksom på støj. Selv om det er godt at have en idé om, hvad hvert enkelt team i din virksomhed laver, behøver hver enkelt person ikke at vide alt om hvert eneste lille Tweet, fejlrettelse eller kundesupportsag. Hold din deling kortfattet, men giv dine kolleger en destination, de kan gå til (f.eks. et Asana-projekt), hvis de vil vide mere.

I Asana kan du bruge statusopdateringer til at give alle dine projekttilhængere en hurtig opdatering om fremskridt og kommende arbejde. For større initiativer kan du oprette et resumé og dele det som en team- eller medarbejdersamtale. Medtag links til relevante opgaver og projekter, og inviter holdkammerater til at deltage i et projekt, hvis de kan bidrage.

Du forstår ikke dine medarbejderes roller, ansvarsområder eller jargon

Engang lyttede jeg til en medarbejder, der gav den samme opdatering på vores ugentlige teammøde i to måneder i træk. Jeg syntes ikke, at det var relevant for mit arbejde. Det vil sige, indtil jeg så det endelige resultat og indså, at vi lige havde misset en rigtig god mulighed for at samarbejde. Hvis vi havde talt det mere detaljeret igennem, kunne vi have fundet måder at reducere dobbeltarbejde og forkorte hendes projekttidsplan på.

Ofte sker denne “missede forbindelse” på arbejdet, fordi vi:

1. ikke helt har forstået den andens rolle eller ansvarsområder
2. bruger jargon og nomenklatur, som ikke er let at forstå for en bredere målgruppe

Glædeligvis er bevidsthed det første skridt til at nedbryde denne barriere.

Løsning: Lær hvem der gør hvad, og hvordan man taler deres sprog

Når du kan, så lær dine kolleger og deres arbejdsstil at kende, og stil dem detaljerede spørgsmål om det, de arbejder med. I større virksomheder skal du fremme læringsmuligheder, f.eks. tilfældige 1-1-samtaler eller “show and tells” i hele virksomheden, hvor folk kan præsentere ting, de har bygget, lanceret eller arbejdet på.

I Asana gør vi dette ved at tildele ansvarsområder (AoR’er) til hver enkelt medarbejder og føre en løbende liste over alle AoR’er og deres ejere. Det hjælper alle med at vide præcis, hvem der gør hvad.

Det virker for tidskrævende at påtage sig et andet projekt

Det er nok det mest almindelige scenarie: Du inviterer et team eller en teamkammerat til at samarbejde om noget med dig. De er interesserede, men har ikke tid. Måske er de enige om at hjælpe til, men “næste måned” eller “næste kvartal”. Til sidst bliver dit projekt skubbet ud på ubestemt tid, og du har opgivet alt håb om, at det nogensinde bliver gennemført.

Problemet er, at det at blive involveret i et nyt projekt ofte virker som en skræmmende, tidskrævende opgave – også selv om det faktisk er en meget mindre opgave.

Løsning: Præsenter et klart forslag, en tidslinje og en anslået tidsforpligtelse

Hvor du overhovedet beder din kollega om at hjælpe med et nyt projekt, skal du tage dig tid til at vurdere, hvor lang tid projektet vil tage. Buffér ekstra tid til dit projekt, hvis du kan. Gør derefter rede for kollegaens rolle og den forventede tidsforpligtelse. Hvis de har en klarere forståelse af, hvad du har brug for fra dem, og hvor lang tid det vil tage, bliver barrieren for at give sig i kast med det mindre.

I Asana skal du oprette et projekt og tilføje en beskrivelse og forfaldsdatoer til opgaverne. Tildel opgaver inden for dit projekt til de enkelte teammedlemmer. Brug derefter bruger du brugerdefinerede felter til at tilføje en anslået tidsforpligtelse. Når du tildeler opgaver, vil dine kolleger have en meget klarere forståelse af, hvad de skal gøre, hvornår og hvor lang tid det vil tage.

Der er modvilje mod at indføre nye arbejdsmetoder

“Vaner er din hjernes version af autopilot,” skriver Stephanie Vozza på Fast Company. På arbejdspladsen betyder det ofte modvilje mod at indføre et nyt værktøj, en ny metode eller en ny måde at arbejde på. Det er den såkaldte “hvis det ikke er ødelagt, hvorfor så lave det?”

Ofte betyder samarbejde på tværs og indførelse af nye værktøjer, at vi skal ændre vores arbejdsvaner. Og vi ved alle, at vaner er svære at bryde.

Det er desværre sådan, at hvis vi bliver i vores vaner, ignorerer vi mulighederne for at arbejde mere effektivt, spare tid og komme foran kurven. (Tænk blot på den fordel, som de tidlige brugere af e-mail havde i forhold til deres kolleger uden e-mail!) Og hvem ønsker ikke at få mere tid i sin dag?

Løsning: Indfør et nyt værktøj eller en ny vane langsomt

Hvis du indfører noget nyt – uanset om det er en ny proces eller et nyt værktøj – i dit team, skal du lade folk vænne sig til nye processer. “Det, jeg har fundet ud af, er ikke at skubbe til en større procesrevision ,” siger Asana-fællesskabsmedlem Caisha. “Start med et simpelt projekt, f.eks. en mødedagsorden eller en begivenhed. Ideelt set er det noget, som mange mennesker i afdelingen, uanset fokus, skal kende til eller være involveret i.”

Det er også en god idé at have en kontaktperson eller mester, som forsigtigt minder folk om: “Hey, husker du den nye proces, vi følger?” Eller “Hey, kan du lægge det her ind i Asana?” for at hjælpe andre med at tage en ny måde at arbejde på til sig.

Hvis du lige er begyndt at bruge Asana med dit team, kan du bruge integrationer som Gmail-tilføjelsen til at hjælpe folk med en smidig overgang fra at kommunikere via e-mail til at samarbejde i Asana.

Begynd at samarbejde med holdkammerater

Tværfagligt samarbejde har potentialet til at frigøre noget af vores bedste arbejde, til at afdække indsigt, som vi ikke vidste, vi havde brug for, og til at løfte vores projektresultater fra anstændige til exceptionelle. Men det er ikke uden udfordringer at lette samarbejdet. Det kræver arbejde. Det er op til dig at beslutte, om du vil lade barrierer fange dig i en silo eller bryde dem ned.