Det er den tid på året igen – skattetiden. Hvis du er ejer af en lille virksomhed, har du ikke tid til at rode rundt. Du er nødt til at få din skat gjort, og det skal gå hurtigt. Heldigvis er du ikke alene i kapløbet om at overholde dette års afleveringsfrist. Med denne vejledning (og dit regnskabsprogram) viser vi dig, hvordan du kan være fuldt forberedt til denne skattesæson.

I dette indlæg dækker vi alt det, du har brug for, for at hjælpe dig med at forberede dig på dine skatteindberetninger. Vi vil diskutere, hvordan du får dit regnskabsprogram opdateret, inden du indgiver din selvangivelse, hvilke regnskabsrapporter du skal bruge til at udfylde dine skatteformularer, vigtige oplysninger om indgivelse af selvangivelse og meget mere. Vi har også en checkliste til skatteforberedelse, der kan downloades, så du ikke overser et eneste trin. Download denne tjekliste for at komme foran i skattespillet, og læs videre for at lære nogle af vores tips og tricks til skatteindberetning.

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

Hvad du skal gøre for at forberede dine skatter for små virksomheder

Skattesæsonen behøver ikke at være svær eller stressende. Vi opdeler hele processen i seks nemme trin, så du kan forberede din lille virksomheds skat med succes. Følg disse trin og vores gratis tjekliste til skatteforberedelse for at hjælpe dig med at holde styr på forberedelsen og indgivelsen af din lille virksomheds skat:

Strin 1: Hav generelle personlige & forretningsoplysninger ved hånden

Den grundlæggende personlige information er nødvendig for at udfylde din skat. Du skal have disse oplysninger ved hånden til brug på dine skatteformularer eller nedskrevet til din revisor eller skatteekspert, hvis du har hyret en til at udfylde din selvangivelse. De oplysninger, der er nødvendige, er ret enkle, men du vil gerne sikre dig, at du (eller din skatteprofessionelle) indtaster de korrekte oplysninger for at undgå forsinkelser med skattevæsenet. Disse oplysninger omfatter:

• Grundlæggende personlige oplysninger: Dette omfatter dit juridiske navn og din adresse. Hvis dit juridiske navn for nylig er blevet ændret (f.eks. efter et ægteskab), skal du sikre dig, at dit navn er blevet ændret gennem Social Security Administration. For at undgå en forsinkelse eller en afvisning af din selvangivelse skal dit navn stemme overens med det, der er registreret hos SSA.
• Grundlæggende forretningsoplysninger: Hvis din virksomhed drives under et andet navn end dit eget, skal du angive det fulde juridiske navn på din virksomhed på din selvangivelse. Du skal også oplyse din virksomheds adresse.
• Social Security Number: Dit socialsikringsnummer er nødvendigt for at indsende din skat. Ligesom alle andre oplysninger skal du sikre dig, at der ikke er tastefejl, som kan forsinke din selvangivelse.
• Employer Identification Number (arbejdsgiveridentifikationsnummer): Afhængigt af din virksomheds juridiske struktur kan du have et føderalt arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), som er udstedt af IRS. Hvis din virksomhed har et EIN, skal det tilføjes til din selvangivelse.

Stræk 2: Kend hvilke skatteformularer du skal indgive

Et af de mest kritiske skridt i indgivelsen af din selvangivelse er at sikre, at du udfylder og indsender de korrekte formularer til skattevæsenet. Hvilke formularer du skal indsende, afhænger helt af, hvilken type lille virksomhed du har: Det afhænger helt af, hvilken type virksomhed du har: enkeltmandsvirksomhed, partnerskab, selskaber, S Corporation eller LLC. IRS Business Structure-webstedet vil fortælle dig alle de skatteformularer, du skal indgive, afhængigt af din virksomhed. Nogle af de mest almindelige er indkomstskat, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s og W-4s.

Hvis du hyrer en revisor til at lave dine skatter for dig, vil han eller hun kunne fortælle dig, hvilke formularer du skal indsende. Revisorer tager ofte penge pr. time, så hvis de nødvendige oplysninger er på plads fra starten, sparer de tid og du sparer penge. At være forberedt er den bedste gave, du kan give dem (og dig selv).

Ud over at vide, hvilke formularer du skal indsende, er det også vigtigt at kende dine frister. Mens et skema C f.eks. kan indsendes sammen med din individuelle selvangivelse, der skal indsendes den 15. april, har andre formularer (f.eks. 1120-S for S-selskaber) andre forfaldsdatoer, som er fastsat af IRS.

Stræk 3: Registrer indkomst & Udgifter

Nøjagtighed er afgørende, når du indberetter dine indtægter og udgifter. Undgå revisioner, bøder og gebyrer ved at registrere dine indtægter og udgifter nøjagtigt. Den nemmeste måde at gøre dette på? Dit regnskabsprogram.

Dit regnskabsprogram gør det nemt at spore dine indtægter og udgifter i løbet af året. Du kan bruge funktioner som f.eks. scanning af kvitteringer og automatisk tilføjelse af transaktioner fra din bankkonto til nemt og nøjagtigt at registrere indtægter og udgifter. Disse registreringer kan derefter bruges, når du udfylder din selvangivelse. Har du ikke noget regnskabsprogram? Tag et kig på vores anmeldelser af regnskabs- og bogføringssoftware, så du kan være forberedt til næste skattesæson.

Når du registrerer og indberetter dine indtægter og udgifter, er der et par ting, du skal være opmærksom på. For det første skal du sørge for, at dine forretningsmæssige og personlige udgifter holdes adskilt. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at opretholde separate bankkonti, men du kan også bruge dit regnskabsprogram til at adskille transaktioner. Du bør også kategorisere dine udgifter – en opgave, der let klares via de fleste regnskabsprogrammer.

Når du bruger dit regnskabsprogram, er det også vigtigt at afgøre, hvilken type regnskab du vil bruge til din virksomhed: kasse- eller periodiseringsprincippet. Dette påvirker, hvordan du vil rapportere din indkomst fra år til år. Med periodiseret regnskab vil en transaktion blive bogført, så snart den finder sted, selv om der ikke er udvekslet penge. En transaktion vil f.eks. blive bogført, når en faktura er sendt eller en regning er modtaget. På den anden side registrerer du transaktioner med kasseregnskab, når en regning er betalt, eller en betaling fra en kunde er modtaget.

Den regnskabsmetode, du bruger, gør en forskel, når du skal indsende din selvangivelse. Er du usikker på, hvilken der er bedst for din virksomhed? Tjek vores artikel, Cash VS Accrual Accounting: Hvilken er bedst for din virksomhed, for at finde ud af, hvilken der er det rigtige valg for dig.

Sørg endelig for at gemme vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, annullerede checks og regninger, så du kan være forberedt, hvis dit regnskab bliver revideret af skattevæsenet.

Stræk 4: Kør finansielle rapporter

Hvis du har dine finansielle rapporter klar, når det er tid til at indsende dine skatter, vil det gøre hele processen hurtigere og nemmere for både dig og din revisor. Hvis du har brugt regnskabsprogrammerne hele året, er det heldigvis nemt at køre finansielle rapporter.

Hvilke rapporter skal du forberede til skattetiden? Start med disse:

• Balance
• Gvinst-& tabsopgørelse
• Indkomstrapport
• Udgiftsrapport
• Vurdering af varelageret
• Total Cost Of Goods (COGS)
• Sales Tax Summary
• Payroll Summary
• Mileage Log
• Asset Depreciation Log

Det er også vigtigt at bemærke, at selv efter du har indgivet dine skatter, skal du beholde de ovenfor udarbejdede optegnelser; De vil være utroligt vigtige, hvis skattevæsenet beslutter sig for at revidere dig et eller andet sted hen ad vejen.

Hvor længe skal jeg opbevare mine forretningsdokumenter, spørger du? Mange vil fortælle dig tre år, men i nogle tilfælde kan skattevæsenet foretage en revision op til seks år efter en indgivelse (eller endda i en ubegrænset periode, afhængigt af årsagen til revisionen). Skatteoptegnelser er absolut et tilfælde, hvor det er meget bedre at være på den sikre side end at fortryde. Læs vores artikel om 12 tips til at undgå en skatterevision for at få mere at vide.

Stræk 5: Bestem dine fradrag

Hvilken virksomhedsejer kan ikke lide at spare penge? Behold mere af din indtjening i lommen ved at udnytte de fradrag, der kan reducere din skattepligtige indkomst – og dermed sænke din skattebyrde. En vigtig ting at bemærke her er, at det at holde styr på dine fradrag i løbet af året kan forenkle skatteansøgningsprocessen.

Hvis du undlod at spore dine fradrag i år, så brug denne tid til at gøre dig bekendt med standard erhvervsfradrag, brug eventuelle fradrag, der gælder for din virksomhed, og planlæg at spore dine fradrag fremadrettet.

Nogle fradrag, der kan gælde for din virksomhed, omfatter:

• “Pass-Through” Income Deduction (fradrag for gennemgående indkomst): Dette er et af de nyeste fradrag, der er skitseret i Tax Cuts and Jobs Act. Kvalificerede små virksomheder kan få en indkomstreduktion på 20 %. Tal med din revisor eller en skatteekspert for at finde ud af, om du er berettiget til dette fradrag.
• Hjemmekontor: Hvis du har et dedikeret rum i dit hjem, der udelukkende bruges til forretning, kan du være berettiget til fradrag for hjemmekontor. Du kan trække en del af dine udgifter fra, f.eks. til forsyningsselskaber, forsikring og reparationer. Eller du kan vælge at bruge det forenklede fradrag på 5 $ pr. kvadratfod op til 300 kvadratfod.
• Leje: Lejebetalinger for dit erhvervslokale kan trækkes fra på din selvangivelse.
• Reklame & Markedsføring: Reklame og markedsføring giver ikke kun nye kunder (og mere omsætning), men disse udgifter er fuldt ud fradragsberettigede i skat.
• Udgifter til køretøjer: Hvis du bruger en bil eller lastbil til din virksomhed, kan du trække disse udgifter fra på din selvangivelse. Du kan vælge at specificere dine udgifter (tænk på benzin, vedligeholdelse og forsikring), eller du kan tage standardfradraget til den sats, der er fastsat af IRS.
• Forsyningsartikler: Kontorartikler og andre forsyninger, der bruges til at drive din virksomhed, er fradragsberettigede udgifter.
• Software: Virksomhedsrelateret software, herunder dit regnskabsprogram, kan afskrives på din selvangivelse.
• Udgifter til medarbejdere: Medarbejdernes lønninger, bonusser, ydelser og uddannelsesudgifter er alle fradragsberettigede.
• Forsikringer: Du kan afskrive præmier til erhvervsforsikringer samt sygeforsikringspræmier, hvis du er selvstændig erhvervsdrivende.
• Rejseudgifter: Hvis du rejser i forretningsøjemed, kan du trække udgifter til transport og overnatning fra på din selvangivelse.

Dette er blot en håndfuld af de fradrag, der kan hjælpe dig med at reducere din skattebyrde. Se vores komplette liste over skattefradrag for små virksomheder for at få mere at vide om, hvordan du kan spare penge i denne skattesæson. Du kan også maksimere dine fradrag ved at tale med en revisor eller skatteekspert.

En sidste ting at bemærke er, at du skal sørge for at gemme alle dine kvitteringer og optegnelser for at kunne understøtte disse fradrag i tilfælde af en revision.

Stræk 6: Få mest muligt ud af dit regnskabsprogram

Hvis du selv indsender din skat, er det utroligt vigtigt at lave din forskning og drage fordel af alle mulige ressourcer – herunder dit regnskabsprogram. De fleste regnskabssoftwarefirmaer tilbyder en vis grad af skattesupport. Læs vores guide, Hemmeligheden bag en nem og stressfri skattesæson for din virksomhed, for at finde ud af, hvilke skatteformularer din software understøtter. Der findes også mange ressourcer til skat for små virksomheder for dem, der har brug for en hjælpende hånd, herunder:

• IRS Virtual Workshops: Spørg IRS, når du er i tvivl. IRS har ni videoer til små virksomhedsejere samt alle de oplysninger, der er nødvendige for skatteansøgning.
• First-Time Business Owners: En kort guide til skatteindberetninger: Entrepreneur har sammensat en nyttig vejledning i skatteindberetning til dig, der er ny i virksomhedsskat.
• Careful Cents: Careful Cents er en blog, der drives af skatteekspert Carrie Smith, som tilbyder to gratis bøger – “Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” og “The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions.”

Gå i gang med vores checkliste til forberedelse af virksomhedsskat

Tilbøjes du til at vente til sidste øjeblik med at indsende din skat? Vent ikke – vær forberedt, indgiv din skat, og gå ind i det nye år med fokus på andre aspekter af din virksomhed. Når du har gennemgået oplysningerne i denne artikel, kan du downloade vores tjekliste til forberedelse af virksomhedsskat. Denne tjekliste kan hjælpe dig med at sikre, at du har alt, hvad du (eller din revisor) har brug for til en gnidningsløs og nem skattesæson. Held og lykke!

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)