En virksomheds succes afhænger af, at alle afdelinger fungerer gnidningsløst. Det betyder, at det skal sikres, at alle afdelinger yder deres bedste indsats med de pågældende opgaver. En afgørende faktor for at opnå dette, blandt mange andre, er korrekt styring af arbejdsbyrden.

Workload Management er processen med at distribuere opgaver til teammedlemmerne og kontrollere ens udnyttelse over tid. Målet her er at uddelegere opgaver for at overholde tidsfrister uden at overbebyrde medarbejderne. Dette er vigtigt for at undgå udbrændthed og ineffektivitet blandt medarbejderne.

Hvis man har en ordentlig plan for håndtering af arbejdsbyrden, tydeliggør man opgaverne og letter bedre planlægning og tidsstyring. Disse er de afgørende aspekter for at få tingene gjort godt og til tiden. Det er af disse grunde, at ledere skal være i stand til at praktisere denne opgavefordeling godt i en gruppe.

Når man udformer en arbejdsbelastningsplan, er der mange ting, som man skal huske på for at undgå fiasko. De fleste af disse planer lider på grund af uhensigtsmæssig arbejdsfordeling, urealistiske tidsrammer, underpræstation osv. For at sikre, at du ikke falder for disse, er her, hvordan du skal gå frem.

Sådan praktiserer du effektiv arbejdsbelastningsstyring for dit team

Aktuel arbejdsbelastning og kapacitet

I et hektisk arbejdsmiljø er det svært at følge alles arbejde nøjagtigt. På grund af dette får lederne ikke et rimeligt overblik over den allerede eksisterende arbejdsbyrde. Derfor skal du først fastslå dine medarbejderes nuværende opgaver.

For at fastslå dit teams nuværende arbejdsbyrde kan du med fordel tage følgende skridt.

• Først skal du lave en liste over alle eksisterende projekter og de projekter, der er på vej, for alle afdelinger.
• Dernæst skal du fastslå arten af disse projekter individuelt. Er de store, små, komplekse, har de flere leveringssteder osv. I dette trin skal du også nævne de forskellige teams, der henholdsvis arbejder på disse projekter.
• Når du forstår, hvilke teams der arbejder på hvilke projekter, har du et bedre kendskab til den eksisterende arbejdsbyrde. Nu skal du opdele arbejdet i de forskellige projekter i mindre bidder, helst arbejde udført pr. uge.
• Det sidste trin er at opdele de forskellige projekter efter deres respektive prioriteter. Noter, hvad der skal færdiggøres med det samme.

Følger du denne metode, får du en idé om, hvor meget arbejde hvert team regelmæssigt udfører.

Allokering af ressourcer og opgaver

Nu da du har en rimelig idé om arbejdsbyrden, lad os gå i gang med at tildele opgaver. Det er vigtigt at bemærke her, at du skal uddelegere opgaver til dem, der bedst kan håndtere dem. En forkert arbejdsfordeling her kan føre til katastrofale resultater og tid brugt forgæves.

Din beslutning skal derfor være baseret på erfaring, resultater og fagområde, når du skal vælge den rette person til en opgave. I dette trin er der også et par andre ting, som du også skal huske på. Nogle af disse er

• Når du fordeler opgaver, skal du altid starte med det højest prioriterede arbejde først. Da disse skal være overstået snart, bør du tage fat på dem først.
• Når man tildeler arbejde, bør man fastlægge en passende tidsramme for opgaven. Her betyder “passende” ikke hurtigt, men snarere den tid, der er nødvendig for at få det gjort perfekt. Her skal man vedligeholde en kalender, så det er nemt at følge op og kontrollere resultaterne.
• Sørg for, at du tildeler den rigtige person med de rigtige færdigheder.
• I denne proces med at tildele opgaver skal du også inddrage teamet for at vide, om der er yderligere spørgsmål til arbejdet. Det vil give dem en chance for at fremføre deres synspunkter og føle sig værdsat.
• Gør altid en dyd ud af at lade den, du vælger til et job, forstå, hvorfor du har valgt ham/hende. Her vil enhver positiv forstærkning øge deres medarbejdermotivationsniveau.

Følg op på ændringer

Når opgaverne er tildelt, skal du følge op på dine teammedlemmers fremskridt. Det skyldes, at selv de bedst udtænkte planer ikke altid virker. Derfor skal du sikre dig, om alt går efter planen eller ej.

Såfremt alt går fint, så er det godt gået til dig for et veludført stykke arbejde! Hvis tingene ikke fungerer på samme måde, bør du mødes med teamet for at finde ud af, hvad der er galt, og omfordele opgaverne.

Forbedring af teamets effektivitet

Teamets effektivitet er altid en vigtig faktor, når det gælder om at overholde tidsfristerne og reducere omkostningerne. I de fleste tilfælde er der ofte nogen, der får nogle ting gjort hurtigere end andre. Her bør du ud over en gestus af medarbejdernes påskønnelse også forsøge at forstå deres taktik.

Det kan være en ny software, de bruger, en original/ny metode osv. Hvis en opgave kan overståes hurtigt, skal hele holdet også kende proceduren. Ud over dette kan man også følge andre eksempler for at forbedre effektiviteten. Nogle af disse er

• Skærer unødvendige møder væk
• Den rette uddannelse og udvikling af medarbejderne i projektledelsesfærdigheder
• Udnyt de enkelte medarbejderes styrker

Værktøj til styring af arbejdsbyrden

Et værktøj til styring af arbejdsbyrden er en software, der kan fordele og overvåge arbejdet på tværs af flere teams og enkeltpersoner baseret på deres evner, færdigheder og tilgængelighed. Denne forvaltningssoftware er en enorm hjælp, da de forenkler processen og gør det nemt at følge op.

Det hjælper med opgavestyring, rapportering, projektstyring, tidssporing, samarbejde, klientstyring osv.

Dette er trinene til at skabe din bedste arbejdsbelastningsstyringsplan for fremtiden.

Konklusion

En uhensigtsmæssig arbejdsbelastning er et problem, som medarbejdere over hele verden står over for. Det skader ikke kun dit arbejdspersonales arbejdsglæde, men også medarbejdernes sundhed. Ud over disse ting udtømmer det også det altid vigtige niveau af medarbejderengagement.

Men med en ordentlig planlægning kan du undgå alle disse negative virkninger. Fra i dag bør det at skabe en plan for håndtering af arbejdsbyrden få dig godt i gang.