At afvikle en workshop er en effektiv måde at træne en gruppe på eller få dem til at samarbejde.

Men der er stadig mange misforståelser omkring, hvordan man gør det.

Som en del af ledelsen af innovationsprojekter hos ?What If!, bruger vi workshops som et værktøj til at høste og udnytte kreativiteten i vores projektteams.

Og selv om jeg ikke kan genskabe den spændende oplevelse, det er at deltage i en af disse workshops online, vil jeg gerne dele nogle af de mest nyttige ting, som du kan implementere i dine workshops.

Hvad en workshop virkelig er

For det første skal en workshop være interaktiv. Det er ikke et foredrag. Scott Berkun forklarer dette godt:

“En madlavningsworkshop betyder, at man skal tilberede ting. Et skriveværksted betyder at skrive ting. Hvis det meste af dit “værksted” består af folk, der faktisk ikke laver noget, bør du måske kalde det en klasse, et foredrag eller en fejltagelse.”

Jeg ser workshops som en måde at få en gruppe til at samarbejde effektivt eller lære på en interaktiv måde.

Sædvanligvis arrangeres workshops i starten af et projekt eller som en milepæl i projektet.

I mange tilfælde består et projektteam af folk, som ikke arbejder sammen til daglig. Ved at tilrettelægge en workshop får du mulighed for at få alle i samme rum for at:

1. Facilitere samarbejdsarbejde (planlægning, idéudvikling…);
2. Lær nye færdigheder til teamet;
3. Høst den stiltiende viden hos hvert enkelt teammedlem
4. opdatere teamet for at få alle på linje med projektets aktuelle tilstand (dette bør være et sekundært mål, da det ikke er den mest effektive måde at opdatere en gruppe på);
5. Få deltagerne til at træffe en beslutning (vær meget forsigtig med beslutninger ved konsensus).

En god workshop kræver forberedelse. Her er, hvordan du kan gøre det.

Sådan forbereder du en god workshop

Der er fem nøglefaser i forberedelsen af en god workshop:

1. Analyse
2. Planlægning
3. Planlægning
4. Udvikling
5. Indøvelse
6. Evaluering

Den skelnen mellem disse faser vil hjælpe dig med at fokusere på at besvare de rigtige spørgsmål på det rigtige tidspunkt, dvs.dvs. at undgå at sætte vognen foran hesten.

Analyse

Hvor du forbereder og afholder en workshop, skal du være sikker på, at det er den bedste måde at opnå det ønskede resultat på. Når det ikke er tilfældet, bliver en workshop en underholdning eller en tidsspilde, dvs. en fejltagelse.

Du skal være klar over konteksten for workshoppen.

• Hvorfor har du brug for en workshop? Hvad ønsker du at opnå?
• Har du virkelig brug for en workshop til det?
• Hvis ja, hvad er din vision om succes (ideelt resultat) for denne workshop?
• Hvilket output ønsker du at have ved slutningen af sessionen?

Analysen bør føre dig til et klart mål for workshoppen.

Workshops planlægges ofte flere uger eller måneder i forvejen. Forberedelse af en workshop tvinger dig til at tænke fremad i forhold til din projektplan.

Planlægning

Planlægning handler om at skabe strukturen for workshoppen.

Start planlægningen af en workshop med målet i tankerne. Visualiser det resultat og de resultater, du ønsker. Arbejd derefter baglæns, så din plan virkelig fører dig derhen.

Det er bedre, hvis du kan lave en detaljeret dagsplan for din workshop. Den omfatter:

• Hovedlinjer for hvert øjeblik i workshoppen
• Detaljerne for hver aktivitet: hvad du vil fortælle deltagerne og bede dem om at gøre
• En tidsramme for hver aktivitet
• Hvem gør hvad
• Hvilke materialer du skal bruge til sessionen

På hvert øjeblik af dagen skal du kunne forestille dig præcis, hvad du gør med dit publikum. Jo flere mennesker i rummet, jo klarere skal du være.

Det er også på dette tidspunkt, at du skal spørge dig selv, hvem der skal deltage i sessionen. Du bør også identificere, hvilken tilstand du ønsker, at gruppen skal være i, f.eks. give teamet energi; fokusere på en intens planlægningssession …

Men efter min erfaring bliver planlægningen lettere, hvis du er klar over konteksten, og hvad du ønsker at få ud af workshoppen.

Udvikling

Udviklingsfasen handler om at skabe det indhold, du får brug for (eller nogle gange om at finde det, hvis du allerede har en logbog med indhold og øvelser).

Hvis du tror, at du vil genbruge indholdet, opfordrer jeg dig til at skrive scripts. Dette vil give dig mulighed for at huske, hvad der skete, og få andre teammedlemmer til at køre lignende workshops.

Der er en grund til, at jeg skelner mellem planlægning og udvikling. Begge aktiviteter kræver, at du fokuserer på forskellige ting:

– Planlægning handler om at skabe skitsen for workshoppen.
– Udvikling er at sætte alle de ting på plads, så du er klar til at udføre din plan.

Det er ligesom at skrive og redigere. De kræver to forskellige tankesæt. Du har brug for et klart fokus på det ene eller det andet.

Gennemgang

Hvis du føler dig nervøs i begyndelsen af en workshop, er der stor sandsynlighed for, at du ikke har brugt nok tid på at øve dig med dit team.

Gennemgang er en god måde at få selvtillid på og fornemme, om der er problemer i planen. I den ideelle situation vil du gerne køre en pilotworkshop. Men det er svært at finde tid til dette (undtagen hvis du kører den samme workshop flere gange med forskellige grupper).

Glædigvis kan du gøre dit team klar bare ved at gennemgå planen forud for sessionen. Sørg for, at alle er klar over, hvad de skal gøre og sige.

(5. Evaluering)

Evaluering af, hvordan workshoppen er gået, vil hjælpe dig med at opnå to ting:

1. På projektniveau får du en klar forståelse af de problemer, der skal løses for at sikre, at resten af projektet kommer til at forløbe gnidningsløst;
2. På det personlige plan er det den bedste måde at forbedre din evne til at lede workshops på. Det er også en mulighed for at forbedre din forberedelsesproces.

Du kan evaluere workshoppen og processen sammen med dit team eller alene. Jeg opfordrer dig til at følge feedbackanalysemetoden (sammenligning af forventninger og resultater) eller metoden med clearing-sessionsmetoden (at finde ud af, hvad der virkede, og hvad der ikke virkede).

Det var det hele om forberedelsesprocessen.

Nu skal vi gå ind i arenaen. Jeg vil gerne dele nogle praktiske tips, som vil hjælpe dig med at afvikle gode workshops.

15 praktiske tips til at afvikle en god workshop

Start med målet for øje

Deltag en klar vision om, hvad du ønsker at opnå med denne workshop.

Det vil hjælpe med at få deltagerne med og sikre, at de forstår, hvad du forventer af dem.

Start med at kommunikere klarhed om hvorfor, hvordan og hvad

I What If bruger vi en ramme, der hedder Purpose, Process, and Payoff.

Da vi vil , skal vi gøre for at nå frem til .-

• Sigtet er resultatet. Det er grunden til, at du ønsker at gennemføre denne workshop, dvs. hvor du ønsker at være i slutningen af workshoppen.
• Processen er den måde, du vil nå dertil. Det er en forklaring på, hvem der gør hvad og hvornår.
• Det udbytte er resultatet. Det er det, som folk kan forvente at få i slutningen af processen.

Overvejelse af disse tre elementer over for deltagerne vil sikre, at alle er på linje med dagsordenen og resultatet af workshoppen.

Skab et samarbejdsmiljø

Miljøet – rummet og atmosfæren – har en enorm indflydelse på os. I The Checklist Manifesto fremhæver Atul Gawande et interessant koncept kaldet “aktiveringsfænomenet”:

“At give dem en chance for at sige noget i starten syntes at aktivere deres følelse af deltagelse og ansvar og deres vilje til at sige noget.”

En nem måde at gøre dette på er at få alle til at præsentere sig selv på en engagerende måde.

Ud over at spørge dem om deres navn og deres job kan man også spørge dem om: hvad der begejstrer dem mest ved workshoppen eller deres bedste minde om at spise ude eller køre bil. Disse spørgsmål lyder naive, men de vil tilskynde alle til at dele en personlig historie og vil gøre dem mere trygge.

Gør det interaktivt

Der er øjeblikke i en workshop, hvor du skal forklare koncepter for deltagerne.

Gør også denne del interaktiv.

Spørg dem om spørgsmål. Kør en øvelse for at omsætte begrebet til praksis, og få dem til at dele tilbage og debriefing om, hvad de gjorde.

Løb øvelser på en struktureret måde

Alle øvelser følger de samme rammer som din session. De har et formål, en proces og et udbytte.

Du briefer øvelsen ved at gøre følgende:

1. Husk deltagerne om formålet;
2. Fortæl dem præcis, hvordan det kommer til at foregå: hvem gør hvad, hvornår og hvor længe;
3. Vær klar over timingen;
4. Forklar, hvilket output du forventer at få, når det er gjort;
5. Spørg, om der er nogen spørgsmål.

Når øvelsen er færdig, vil du måske gøre to ting (afhængigt af dine mål):

1. Del tilbage. Bed hver person eller gruppe om at dele resultatet af øvelsen med resten af deltagerne. Det kan være en mulighed for dem til at bygge videre på det eller stille spørgsmål.
2. Debrief. Afhængigt af konteksten for din workshop kan du spørge, om der er yderligere kommentarer, om de fandt det sjovt/hårdt/frustrationerende, hvad er de vigtigste ting, de lærte, hvornår de vil bruge denne proces ….

Så kan du gentage med den næste øvelse.

Hvis du ønsker, at de skal lære noget…

Der er tre ting, du skal huske på, når du planlægger at undervise i noget nyt.

1. Udgangspunktet – Hvad ved deltagerne allerede om det?
2. Læringsmålene – Hvad har de brug for at vide om det?
3. Anvendelseskonteksten – Hvordan vil de bruge det i fremtiden?

Det sidste spørgsmål er virkelig vigtigt.

Hæv de situationer, hvor det, du underviser i, vil være nyttigt, hvilket øger sandsynligheden for, at deltagerne vil huske det og bruge det på det rigtige tidspunkt.

Håndter holdets energi

Sørg for, at folk er i en positiv/konstruktiv sindstilstand.

I What If bruger vi det, vi kalder “energisers”, som er legende aktiviteter (som f.eks. at lave en kort teambuilding-øvelse eller stille et usædvanligt spørgsmål). Det er med til at holde energien i gang og opbygge en god gruppedynamik.

Der er masser af måder at få folk til at slappe af og indtage en konstruktiv tankegang på. Equal Experts, et it-konsulentfirma, bruger f.eks. isbryderkort.

Man kan også ændre energien i rummet ved at variere aktiviteterne: få deltagerne til at rejse sig op, gå til et andet rum, arbejde i par eller reflektere på egen hånd…

Være i nuet

Du skal drive gruppen. I en workshop følger alle deltagere din ledelse.

Og på forskellige tidspunkter skal gruppen være i forskellige tilstande. Du er nødt til at tilpasse din egen tilstand for at prikke resten af gruppen.

Ledelse af en workshop kræver, at du spiller forskellige roller: Til tider skal du være lærer, andre gange bliver du en coach, der faciliterer det, der foregår, og andre gange er du en leder, der driver hele gruppen i samme retning.

Nogle aktiviteter kræver en masse energi, mens andre kan kræve, at folk er mere reflekterende. Det er op til dig at få gruppen til den tilstand.

Være en god taler

En workshop er ikke en tale eller et foredrag. Men du skal have evnen til at henvende dig til og engagere dig i et publikum.

Jeg har her listet mine bedste råd til at tale i offentligheden. Det vigtigste i en workshop er, at du kan gøre det interaktivt. Fortæl dem en historie. Stil spørgsmål. Opmuntre deltagerne til at illustrere de begreber, du deler med deres personlige erfaringer.

Der er et væld af viden, som deltagerne kan dele i en workshop.

Nyt rummet

De fleste workshops ender med tonsvis af ting, der hænger fast på væggene.

Det skyldes, at vi ofte tænker bedst, når vi bruger rummet omkring os, frem for når vi begrænser os til en computerskærm. Jake Knapp, Googler og forfatter til Sprint, en bog om at afholde innovationsworkshops, forklarer dette fænomen:

“Som mennesker er vores korttidshukommelse ikke så god, men vores rumlige hukommelse er fantastisk. Et sprintrum, der er plastret til med noter, diagrammer, udskrifter og meget andet, udnytter denne rumlige hukommelse. Selve rummet bliver en slags fælles hjerne for teamet.”

To ting er vigtige her:

1. Det hjælper os til at tænke mere effektivt, når vi bruger rummet og hænger ting op på væggen;
2. Det at hænge output op på væggen tilskynder til samarbejde, da alt arbejdet forbliver synligt for alle.

Vurder hele tiden, hvad der foregår

Der er planen. Og så er der virkeligheden.

“Ved forberedelse til kamp har jeg altid fundet ud af, at planer er ubrugelige, men planlægning er uundværlig.”
– Dwight D. Eisenhower

Selvfølgelig har du brug for en dagsplan. Men når du først er i arenaen, skal du også stole på din intuition for at finde de bedste måder at nå frem til det ideelle resultat.

Det er vigtigt at holde fast i hovedstrukturen. Men da der kan dukke nye ting op, skal du også være fleksibel.

Opfordre samarbejde

Hvis man har mange deltagere, betyder det, at der er mange forskellige meninger i rummet. Da en workshop har til formål at være samarbejdsorienteret, er det vigtigt, at teamet forbliver åbent.

På ?What If! taler vi om “greenhousing”. Det refererer til tre handlinger: Suspender din dømmekraft, forstå, hvad personen mener, og pleje ideen.

I mine workshops opfordrer jeg deltagerne til at sige ting som “lad mig bygge videre på det, du sagde…”. Læs Sticky Wisdom, der går i detaljer med denne og mange andre former for innovationsadfærd.

Personerne fra Pixar taler om “plussing”. Det er en lignende tilgang, men bruger en anden metafor:

“Øvelsen er bygget på de centrale principper for improvisation, som er: accepter alle tilbud (accepter idéen, afvis den ikke), brug “ja, og …” i stedet for “ja, men …”, og få din partner til at se godt ud.”

I begge tilfælde er ambitionen den samme: at tilskynde til samarbejde (og bevare en positiv dynamik).

Når nogen blot kritiserer en idé og ikke kommer med en alternativ løsning eller en måde at forbedre den oprindelige idé på, hjælper de ikke rigtig holdet. Du kan finde mere om udøvelse af gruppekreativitetsteknikker i denne artikel.

Vær på vagt: Det, jeg sagde, betyder ikke, at du skal byde alle idéer velkommen. Hvis en idé er irrelevant, skal du finde en måde at fokusere samtalen på igen. Du ønsker ikke at spilde alles tid med en diskussion, der er uden for emnet.

Highlight the progress

Husk deltagerne om dit mål i begyndelsen af workshoppen. Tal dem derefter gennem overskrifterne på rejsen for at vise, hvor store fremskridt I har gjort.

Sørg for, at de er klar over, at gruppen har gjort det, der skulle gøres (besvarelse af vigtige spørgsmål, vigtige beslutninger …). Og læg vægt på de vigtigste ting, de lærte.

Hold resultaterne foran dem. Det signalerer fremskridt. Du vil måske endda gerne tale dem igennem, hvad gruppen opnåede, trin for trin.

Følg op

Når workshoppen er afsluttet, skal du holde momentum i gang:

1. Hæv de vigtigste resultater;
2. Del resultaterne;
3. Forklar de næste skridt og understreg tydeligt de handlinger, du forventer af dem (sæt et navn på hver handling og giv dem en tidsfrist).

Nyd

Den bedste måde at afvikle en god session på er at gøre den så hyggelig som muligt. Hvis du nyder at lede den, vil deltagerne mærke det, og det vil også motivere dem.