I en ideel verden møder alle patienter op til tiden, og tidsplanerne overholdes til punkt og prikke, men vi lever ikke i en ideel verden. Nogle patienter kommer et par minutter bagud, andre ringer hektisk med en medicinsk nødsituation, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Og selvfølgelig er der nogle patienter, som simpelthen glemmer deres aftaler.

Alle disse scenarier er virkelige og kostbare. Udeblivelser koster typisk de enkelte læger i gennemsnit 200 dollars pr. ubrugt tidsrum, og 30 procent af patienterne udebliver.

Genbrug af teknologi, og måske bare en smule psykologi, til at planlægge patienter og hurtigt ombooke andre patienter til tidsrum, der bliver ledige på grund af aflysninger, kan hjælpe dig med at holde ventetiden på et minimum og samtidig forbedre den pleje, du leverer, og patienttilfredsheden. Alt dette forbedrer både din praksis’ bundlinje og dine medarbejderes arbejdsglæde.

Her er fem tips til at planlægge patienter effektivt

Byd patienternes selvbooking

Det tager ca. otte minutter at planlægge en aftale pr. telefon. Dit personale planlægger sandsynligvis mange aftaler på denne måde hver dag, og det er tid, som de kunne bruge på at hjælpe patienterne i venteværelset, behandle forsikringskrav eller udføre andre værdiskabende opgaver. Heldigvis findes der en nemmere måde, som flere patienter foretrækker – online tidsbestilling.

En undersøgelse viste, at 42 procent af patienterne foretrækker at bestille deres tid online frem for at ringe til klinikken. Den samme undersøgelse viste, at 26 procent af de patienter, der planlægger deres aftale online, vælger aftaler samme dag eller næste dag, hvilket ofte udfylder pladser, der er blevet ledige ved aflysninger i sidste øjeblik.

Investering i software til onlineplanlægning forbedrer den administrative effektivitet og patienttilfredsheden.

Implementer patientprioritering

Den nemmeste måde at planlægge patienter på er først til mølle, men det er langt fra den bedste tilgang. En akut situation kan kræve en øjeblikkelig aftale, mens mange andre patientproblemer kan klares med en e-mail eller en kort telefon- eller videochat for at afgøre, om de overhovedet behøver at komme på kontoret.

Få en kvalificeret medarbejder til at screene patientopkald for at vurdere, om patienten har brug for en personlig aftale, eller om problemet kan håndteres på telefonen eller via en videokonference.

Prioritering sikrer, at patienter med behov for akut behandling kan få de vigtige aftaler samme dag, mens patienter, der ikke har brug for at blive set, får deres problemer behandlet på afstand.

Brug sms og e-mail til at bekræfte aftaler og sende påmindelser

Aftalepåmindelsessoftware, der sender sms’er, e-mails og opkald til dine patienter strategisk før deres aftaler, kan drastisk reducere udeblivelser og for sent afbud. Patienterne kan aflyse eller bekræfte deres aftale uden at optage personalets tid.

Det er en god idé at inkludere din afbestillingspolitik i påmindelser til patienterne.

Brug en digital venteliste

Nogle platforme til patientplanlægning tilbyder digitale ventelister, som kan fjerne de frustrationer, der følger med aflysninger i sidste øjeblik.

Når du får en aflysning, kan du få adgang til den digitale patientventeliste for at sende en besked til den næste patient eller de næste patienter i køen til en aftale. Dette udfylder de åbne pladser, hvilket sparer tid og ressourcer i receptionen og maksimerer den tid, der bruges på patienterne.

Automatiserer patienttilbagekaldelser

En patienttilbagekaldelse er en opfølgende aftale, måske til en rutinemæssig fysisk undersøgelse eller behandling af en kronisk tilstand. Disse besøg er normalt planlagt efter afslutningen af en aftale. Et automatiseret system til patienttilbagekaldelse kan planlægge patienterne til deres næste besøg og regelmæssigt minde dem om besøget, hvilket holder din tidsplan fuld og dine patienter korrekt behandlet.

Et system til patienttilbagekaldelse sender sms’er, opkald eller e-mails efter en passende tidsplan (ugentligt, månedligt, årligt osv.), hvilket strømliner patientplanlægningen gennem forbedret patientkommunikation. Mens disse systemer er gode til at arbejde med patienter, som du har brug for at se ofte, er de uundværlige til at holde styr på modvillige patienter, som ikke har været der i måneder eller år og har brug for hyppige påmindelser om at se lægen.

Overvinde udfordringer med planlægning

Planlægning vil altid være en udfordring, selv om du bruger alle disse teknikker. Patienterne vil blive forsinket i trafikken, hastesager vil blive prioriteret, og nogle patienter vil ikke dukke op, fordi de har glemt det. Mens det amerikanske sundhedssystem hvert år mister omkring 150 milliarder dollars på grund af glemte aftaler, er det helt muligt at undgå at bidrage til dette tal med en smart planlægningspraksis.

Den effektive planlægning af patienter er vigtig for at levere pleje. De skridt, du tager nu, vil have en dramatisk effekt på, hvor effektivt du driver din praksis, og på hvor tilfredse patienterne er med den pleje, de modtager.