En stor del af organisationerne bruger SharePoint til projektstyring. Som jeg tidligere har skrevet i mange af mine blogindlæg, tilbyder SharePoint out of the box en omfattende liste af funktionaliteter, der efter min mening gør det til et perfekt og logisk valg til projektledelse. Fra den robuste evne til at administrere dokumenter, til opgavestyring, problemfri integration med MS Project og fremragende sikkerhedskonfiguration – SharePoint har det hele. Med dette blogindlæg vil jeg gerne forklare de trin, der er involveret i oprettelsen af et simpelt, men meget praktisk Project Management Office / PMO-portal i SharePoint.

Stræk 1: Bestem korrekt site-hierarki til din PMO-portal

Jeg går normalt ind for et meget simpelt site-hierarki. Ideen er, at der vil være en PMO-hjemmeside (site) med en liste over alle projekter, og alle projektwebsteder vil blive oprettet som underwebsteder, 1 niveau under PMO-hjemmesiden. Nedenstående diagram viser det foreslåede hierarki. Hvis du i øvrigt ønsker at lære mere om SharePoint-webstedshierarki og bedste praksis for strukturering af websteder, kan du læse dette indlæg.

Stræk 2: Bestem, hvilken webstedssamling du vil bygge PMO-portalen i

Dette er en meget vigtig beslutning. Hvis dine projektwebsteder er til internt samarbejde, kan du oprette din portal i din rodwebstedssamling (standard) (hvor de andre intranetwebsteder befinder sig), ligesom på billedet ovenfor. Men hvis du vil dele projektwebsteder eller noget indhold med eksterne parter (kunder, leverandører, entreprenører), skal du oprette din PMO-portal i en separat webstedssamling. Hvis du undrer dig over, hvorfor det er tilfældet – bør du måske læse dette indlæg.

Stræk 3: Opret et PMO-websted med Project Dashboard

Det er tid til at smøge ærmerne op nu. Den store idé bag denne PMO-hjemmeside er, at den vil indeholde alle oplysninger om projektledelse, links/vidensbase om projektledelsesmetodologi, projektledelsesformularer og skabeloner, men vigtigst af alt – en liste/dashboard over alle projekter i din organisation. Jeg vil overlade det til dig, hvordan du vil organisere dine skabeloner (det kunne bare være et simpelt dokumentbibliotek med Word/Excel/PDF’er organiseret via metadata.

Det vigtigste midtpunkt på PMO-hjemmesiden er PMO Dashboardet – en liste over alle projekterne. Jeg vil vædde med, at du allerede har en sådan i din organisation – den er sandsynligvis gemt i Excel. Så i bund og grund er dashboardet en SharePoint-liste med brugerdefinerede metadata (kolonner). Ideen er, at dit dashboard i sidste ende kan indeholde titusindvis og hundredvis af projekter, og du kan bruge dashboardet til at sortere, gruppere og filtrere efter metadata/kolonner (f.eks. kun vise aktive projekter eller gruppere efter afdeling eller projektleder). Her er nogle få tips til at oprette dette projekt dashboard:

1. Start med Custom List Web Part
2. Nævn Title Column til Project Name Column (dette vil give brugerne mulighed for at klikke på et projektnavn og være i stand til at se/redigere alle projektegenskaber på dashboardet)
3. Opret alle dine kolonner ved hjælp af forskellige kolonnetyper (i.f.eks. projektleder – personvælger, afdeling – valgkolonne eller administreret metadata/termlager, startdato/slutdato – datofelt, budget – valutafelt, projektstatus – valgfelt (i.Aktiv, Lukket) osv.
4. En af kolonnerne vil være en kolonne af typen Hyperlink, så du kan indtaste URL-adressen for et projektwebsted
5. Opret flere visninger til dit dashboard (dvs. gruppér efter status, projektleder, afdeling osv.)

Sådan kan et færdigt projekt-dashboard se ud

Stræk 4: Tilføj andre webdele til PMO-webstedet

Dashboardlisten er måske det eneste på din PMO-hjemmeside, men du kan også tilføje andre webdele til andre typer indhold. Her er nogle få ideer til dig:

• Vejledning af promoverede links webpart til at henvise brugere til specifikt indhold eller websteder
• Dokumentbibliotek med forskellige projektstyringsskabeloner/formularer (dvs. dagsorden, mødeprotokoller, projektcharter, projektplan). Du kan også bruge metadata til at organisere det hele
• Instruktioner/Metodologidokument eller Wiki/Knowledge Base – dette kunne være et wikibibliotek af en slags med tekst og billeder

Stræk 5: Opret et projektwebsted

Jeg har faktisk skrevet et ret detaljeret indlæg med trinvise instruktioner om, hvordan du opretter et projektwebsted fra bunden. Tjek det ud her.

Stræk 6: Gem projektwebsted som en skabelon

Når du har oprettet dit SharePoint-projektwebsted, skal du gemme det som en skabelon, så du nemt kan tilvejebringe nye projektteamwebsteder fra den brugerdefinerede skabelon. Hvis du vil vide, hvordan du gemmer webstedet som en skabelon, skal du henvise til trin 10 i ovenstående indlæg.

Stræk 7: Konfigurer sikkerhed for alle websteder

Når du er indstillet med designet af alle websteder, er det tid til at tage sig af sikkerhed/tilladelser for PMO-hjemmesiden + alle projektunderwebsteder. Jeg dokumenterer alle de trin du skal gøre hvad angår sikkerhed i dette indlæg. Her er et par tips til sikkerhed specifikt for PMO-portalen:

• For PMO Homepage (webstedet med projektlisten/dashboardet) – du vil måske kun lade nogle få udvalgte brugere være i stand til at redigere webstedet – så det betyder, at kun få folk vil være i Members Group med Contribute-tilladelsesniveau, mens alle andre vil være i Visitors-gruppen med Read-Only-privilegier
• For Project Sites – du vil måske tillade projektmedlemmer at dele webstedet med andre (trin 7 i ovenstående indlæg). I modsætning til afdelingswebsteder, som har faste lister, ændres projektteams hele tiden, så du ønsker at holde det fleksibelt. På den måde kan du (PMO) fokusere på projektstyring og ikke på sikkerhedsstyring.

Stræk 8: Uddannelse/træning af andre om den nye proces

Når du er færdig med den “tekniske” del – skal du træne din brugerbase i de nye sites. Det er ikke kun SharePoint-siden af tingene. Ja, du skal vise dine brugere, hvordan man navigerer rundt på webstederne, hvordan man arbejder med dokumenter og opbygger skemaer ved hjælp af Task List. Men det er også en god mulighed for at uddanne og uddanne dine PM’er og teammedlemmer i PMO-processen og -metodologien. Lang historie kort – uddannelse er obligatorisk og en vigtig del af en vellykket brugeradoption.

Du kan også tjekke denne video, hvor jeg gennemgår forskellige muligheder for projektstyring, herunder den, der er beskrevet i dette indlæg.