Mange virksomheder har mindst et par kunder eller klienter, som af forskellige årsager ikke betaler deres regninger. Der er imidlertid skridt, du kan tage for at forbedre dine chancer for at inddrive de penge, du skylder.

Angiv dine faktureringspolitikker på forhånd

Selv om der vil være en vis variation afhængigt af, hvilken type virksomhed du har (professionelt kontor, servicebaseret virksomhed, webbaseret virksomhed, engrosvirksomhed), er der generelt en passende og effektiv måde at præsentere kunder eller klienter for dine faktureringspolitikker på.

Hvis du har et professionelt kontor eller et konsulentkontor, er brugen af et tilbageholdelsesbrev en almindelig praksis. Brevet bør angive, hvor mange dage en kunde har til at betale en regning, og om der er nogen renter eller finansieringsgebyrer for forsinkede betalinger. Klienten bør underskrive en kopi af brevet for at bekræfte, at han eller hun forstår og accepterer betingelserne. Hvis du har en anden type virksomhed, f.eks. engroshandel eller produktion, kan og bør du stadig udarbejde et dokument til dine kunder, der indeholder de samme grundlæggende oplysninger om, hvornår regninger forfalder til betaling, og hvilke gebyrer der vil blive pålagt, hvis de ikke bliver betalt.

Hvis du har en webbaseret virksomhed eller på anden måde bruger et websted til at give væsentlige oplysninger om din virksomhed, er det stærkt tilrådeligt at afsætte en side på webstedet til dine faktureringspolitikker.

Billing Smart

Det gør det lettere for dig at forvente en ansvarlig betalingsadfærd fra dine kunder, hvis du udviser en ansvarlig faktureringsadfærd. Smart, ansvarlig faktureringspraksis omfatter:

• Fakturering prompte. Medmindre du har en særlig aftale, hvor du f.eks. fakturerer på kalendermånedsbasis, skal du sende dine fakturaer ud så hurtigt som muligt, efter at arbejdet er udført eller varerne er leveret.
• Fakturér klart. Sørg for, at kunden ved præcis, hvad regningen går til, og hvem han skal kontakte, hvis der er spørgsmål.
• Fakturering “proaktivt”. Angiv på regningen (eller på et følgebrev), at kunden skal kontakte dig, hvis der er problemer.
• Fakturering med betalingsincitamenter. Ved at opkræve renter på forfaldne regninger og eventuelt give rabatter ved tidlig betaling tilskyndes kunderne eller klienterne ofte til at betale dine regninger først.
• Være hurtig og tydelig med forfaldne regninger.

Og ud over de sidstnævnte punkter er det en smart faktureringspolitik at opbevare kopier af kundernes tidligere betalingschecks og kopier af al kundekorrespondance. Checkene viser, hvor kunderne eventuelt har bankkonti, hvilket kan blive vigtigt, hvis du skal igennem en formel inkassoproces. På samme måde kan kundekorrespondancen give oplysninger eller i det mindste antydninger om en ikke-betalende kundes opholdssted eller endog arbejdssituation, hvilket også kan være afgørende oplysninger i en inkassosag.

Initiale inkassovirksomhed

Hvis en kunde ikke reagerer på dine regninger, bliver du sandsynligvis nødt til at overveje at tage andre skridt for at inddrive det, du skylder dig. Forstå, at dette kan være en frustrerende proces, hvor du ved hvert nyt skridt måske bliver nødt til at gennemgå omstændighederne og beslutte, hvor meget længere du vil forfølge kunden.

Den føderale Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) regulerer inkassobureauers adfærd, men gælder ikke for virksomheder, der forsøger at inddrive deres egen gæld. Delstaterne har dog ofte deres egne love, der sætter nogle begrænsninger for, hvad din virksomhed kan gøre for at inddrive en gæld. F.eks. er løgne, trusler, misbrug og chikane generelt forbudt. Hvis du udfører dit eget inkassovirksomhed, bør du konsultere de relevante love i din stat.

Inddrivelsesprocessen starter normalt med at foretage telefonopkald og sende inkassobreve. Ved telefonopkald er det vigtigt at undgå chikane. Du bør undgå at foretage mange telefonopkald eller opkald på mærkelige tidspunkter (f.eks. midt om natten), blot for at genere eller irritere. Du ønsker ikke, at dine bestræbelser skal give bagslag, fordi du var overdrevent – eller endog ulovligt – aggressiv. Hvad angår inkassobreve, bør du udvikle og opbevare grundlæggende skabeloner, som du hurtigt kan tilpasse til hver enkelt kunde.

Et andet muligt skridt er at tilbyde at indgå forlig med en kunde, der ikke betaler, for et nedsat beløb. Du kan f.eks. tilbyde at acceptere 75 % af det skyldige beløb, hvis kunden betaler fuldt ud, med garanterede midler, inden for fem dage (eller en anden klar frist). Hvis det virker, kan dette være en billigere måde at løse en inkassosag på end at tage yderligere skridt. Hvis du prøver denne fremgangsmåde, bør du kraftigt overveje at gøre det klart over for kunden, at der er tale om et engangstilbud. Du ønsker ikke nogen forvirring og heller ikke yderligere hovedpine i forbindelse med endeløse nye “forhandlinger”, hvis tilbuddet ikke fører til den forventede betaling. At fremsætte tilbuddet bør ikke påvirke dine rettigheder til fuld betaling via en inkassosag i retten.

Small Claims Court and Other Final Options

I sidste ende står du tilbage med et par grundlæggende muligheder. To af disse muligheder, nemlig at arbejde med et inkassobureau eller at arbejde med en advokat, vil koste dig penge og vil derfor reducere det beløb, du i sidste ende kan inddrive fra debitor. Desuden vil et inkassobureau helt klart være underlagt FDCPA’s begrænsninger. Disse muligheder kan dog være umagen værd, hvis du simpelthen ikke har tid til at håndtere sagen selv, og du er parat til at acceptere betydeligt mindre end det oprindelige fakturabeløb for at løse tvisten.

I forhold til andre muligheder har det flere fordele at repræsentere dig selv ved en domstol for småkrav. For det første behøver du ikke at betale en anden person. Inkassobureauer beholder ofte op til halvdelen af det, som det lykkes dem at inddrive for dig. For det andet møder sagsøgte (den person, der skylder dig penge) i mange tilfælde ikke op til høringen; ofte skyldes det, at personen ved, at pengene er skyldige, og ikke ønsker at skulle forsøge at præsentere nogen form for forsvar. Dette faktum betyder, at du vil have en vis chance for blot at få en udeblivelsesdom til din fordel. For det tredje, fordi en dom mod en skyldner kan have en negativ indvirkning på hans eller hendes kreditværdighed, kan det blot at indgive et krav til retten være et incitament for nogle skyldnere til at indgå forlig med dig.

Du skal dog være opmærksom på, at du skal have solide beviser for, at den person, du sagsøger, skylder dig pengene. Mens nogle skyldnere mener, at de ikke har nogen gyldige forsvarsmuligheder og ikke vil kæmpe imod et søgsmål om småkrav, er andre stærkt overbevist om, at de har ret til ikke at betale. Hvis du ikke mener, at du har en stærk sag, eller hvis du tror, at skyldneren sandsynligvis vil kæmpe, bør du dæmpe din optimisme med hensyn til dine chancer i en småsag – resultatet kan blive en dom på langt mindre end det oprindelige fakturabeløb eller, i en meget svag sag, muligvis endda en dom til fordel for sagsøgte.

Du bør også huske på, at det at vinde en dom ikke afslutter sagen. Du vil stadig være nødt til at gennemgå processen med udlæg – at finde og tage aktiver fra skyldneren for at betale din regning. Det kan være tidskrævende at finde ud af, om og hvor en skyldner arbejder, og om og hvor han eller hun har bankkonti, samt at indgive de nødvendige papirer for at beslaglægge disse lønninger og bankkonti midler.

Mere information

Nolo har en række andre artikler om kredit og inkasso, herunder om emner som kreditor- og inkassosager og inkassosager og inkassobureauer. Der findes også forskellige føderale og statslige websteder, som det er værd at se nærmere på; et eksempel er FTC’s FAQ-side om inkasso for forbrugere. Hvis man ønsker en bredere dækning i en enkelt bog, kan man læse Legal Guide for Starting & Running a Small Business, af Fred Steingold (Nolo), som indeholder et længere afsnit om kredit- og inkassospørgsmål.