Virksomheder bør formulere deres fakturaer i en professionel tone og samtidig bruge et klart og tydeligt sprog. Det er vigtigt altid at være høflig, når man sender en faktura til en kunde og i al anden forretningskommunikation i forbindelse med betalinger.

Formuleringen af en faktura skal være så klar som muligt. Angiv klart og tydeligt fakturaens forfaldsdato, skyldigt beløb og leverede ydelser. Hvis en faktura eller den ledsagende e-mail indeholder vage formuleringer, kan kunden blive forvirret, misfortolke oplysningerne og som følge heraf blive forsinket med at sende betalingen.

Her er emner, der kan hjælpe dig med at lære, hvordan man formulerer en faktura professionelt:

Tips til at sende fakturaer, der bliver betalt

Skabelon til e-mail med fakturaer

Sådan følger du op på ubetalte fakturaer

Tips til at sende fakturaer, der bliver betalt

Fakturaer er dokumenter, der gør det muligt for små virksomheder at modtage betaling fra deres kunder, men der er strategier til at sende fakturaer, der har større sandsynlighed for at få dig betalt hurtigt. De rigtige budskaber både i selve fakturaen og i den ledsagende e-mail kan motivere kunderne til at betale fakturaen med det samme. Her er nogle tips til at kommunikere med kunderne om fakturaer:

Send fakturaer hurtigt

Det er vigtigt at oprette dine fakturaer og sende dem ud til kunderne, så snart du har afsluttet det arbejde, du fakturerer for. Det betyder ikke kun, at du bliver betalt hurtigere for dine tjenester, det betyder også, at du skriver fakturaer, mens arbejdet er frisk i dit hoved. Når du skriver fakturaer, så snart arbejdet er udført, husker du alle detaljerne og er mindre tilbøjelig til at lave fejl i din faktura, hvilket kan forvirre eller gøre kunderne vrede, hvilket kan forsinke betalingen.

Vær altid høflig

Vær altid høflig, når du formulerer fakturaer og al ledsagende kommunikation, f.eks. e-mails. Høflig kommunikation hjælper dig med at opretholde stærke professionelle relationer med dine kunder, hvilket øger dine chancer for at få gentagne ordrer. Hvis du er høflig i dine fakturaer, hjælper det dig også med at blive betalt hurtigere, ifølge en undersøgelse fra FreshBooks. Undersøgelsen viste, at brugen af ord som “tak” og “tak”, når du skriver fakturaer, kan øge andelen af fakturaer, der bliver betalt, med mere end fem procent.

Vær altid kortfattet

Når du formulerer dine fakturaer, skal du altid være kortfattet og gå til sagen. Angiv tydeligt de oplysninger, som kunderne skal bruge for at betale dig i henhold til dine betingelser: Angiv det skyldige beløb og forfaldsdatoen. Nogle gange forsøger virksomheder at bruge smarte udtryk, når de skriver fakturaer, men det kan forvirre kunderne. I stedet for at bruge formuleringer på fakturaer som “betaling forfalder ved modtagelse”, hvilket er vagt, skal du f.eks. blot angive forfaldsdatoen, dvs. “betaling forfalder 31. december 2018.”

Mag betaling nemt

Mag det nemt for dine kunder at betale dine fakturaer, så de får en bedre kundeoplevelse, og så du bliver betalt hurtigere. Medtag en klar formulering i din faktura, der fortæller dine kunder, hvilke forskellige betalingsmetoder de kan bruge. Hvis du accepterer checks, skal du medtage en ordlyd, der dækker alle de nødvendige detaljer, som f.eks. “Stil venligst checkene til Min lille virksomhed, og send checken til Denne virksomhedsadresse.” Hvis du accepterer onlinebetalinger, skal du inkludere en “Betal nu”-knap nederst på din faktura eller i den medfølgende e-mail, der linker direkte til onlinebetalingssiden, for at gøre det så nemt som muligt for dine kunder at finde den.

Skabelon til faktura-e-mail

Det er vigtigt at formulere faktura-e-mails på en høflig og kortfattet måde, så din tone er professionel, og de oplysninger, der formidles, er klare for kunderne. Denne skabelon til faktura-e-mails kan hjælpe dig med at skrive professionelle e-mails, der ledsager dine fakturaer:

Subject Line: Din virksomheds navn: Faktura #001

Kære kundes navn,

Jeg håber, at du har det godt.

Jeg vil gerne fortælle dig, at en ny faktura #001 er blevet oprettet på din konto. Du kan finde fakturaen som bilag til denne e-mail. Du bedes betale restbeløbet på $500 senest den 31. december 2018.

Du kan betale ved at sende en check til:

Din virksomhedsnavn
Din fulde virksomhedsadresse
Din postnummer

Tak for din forretning; jeg ser frem til at arbejde sammen med dig igen snart.

Med venlig hilsen,

Dit navn
Dine kontaktoplysninger

Sådan følger du op på ubetalte fakturaer

Det er vigtigt at følge op på ubetalte fakturaer, så snart de er forfaldne. Den formulering, du bruger til at følge op på ubetalte fakturaer, skal være høflig, men direkte. Giv din kunde tvivlen ret: Der er en god chance for, at den forsinkede betaling skyldes en skrivefejl, og at de ikke tilbageholder betalingen i ond hensigt.

Her er en e-mail-skabelon, der hjælper små virksomheder med at følge op på ubetalte fakturaer:

Subject Line: Din virksomheds navn: Faktura #001

Kære kundes navn,

Jeg håber, at du har det godt. Jeg kontakter dig i forbindelse med faktura nr. 001. Dette er en venlig påmindelse om, at betalingen var forfalden den 31. december 2018. Send venligst betaling så hurtigt som muligt.

Du kan betale ved at sende en check til:

Din virksomhedsnavn
Din fulde virksomhedsadresse
Din postnummer

Jeg ser frem til at høre fra dig. Kontakt mig venligst, hvis du har spørgsmål.

Med venlig hilsen,
Din navn
Dine kontaktoplysninger