ARARA Operating Procedures Manual
juni 2007 Side 3.2-1
3.2 MØDESPROTOKOLLER
Hvad skal medtages: Robert’s Rules of Order, en manual for ledelse af nonprofitorganisationer, forklarer, at referater er en optegnelse af, hvad der blev gjort på mødet, ikke hvad der blev sagt.
Protokollerne skal som minimum indeholde:

2. Navn og art af mødet. Er det et almindeligt bestyrelsesmøde, et årsmøde, et møde i boligudvalget eller et ekstraordinært møde. Hvis det er et særligt møde, skal der vedlægges en kopi af den mødeindkaldelse, der er givet til medlemmet.
3. Dato, sted og tidspunkt, hvor mødet begyndte og sluttede.
4. Navne på formanden og sekretæren eller deres stedfortræder.
5. Navne på de stemmeberettigede medlemmer, der deltog, og om der var beslutningsdygtige medlemmer til stede. Du kan uddele en tilmeldingsliste og vedlægge den til referatet.
6. Navne på gæster og deres emner.
7. Hvorvidt referatet fra det foregående møde blev godkendt eller rettet.
8. Stillede forslag. Du skal registrere:
   • den nøjagtige ordlyd af forslaget
   • Hvem der stillede forslaget
   • Resultatet af afstemningen
9. Rapporter. Noter betænkningens navn, navnet på det medlem, der har fremlagt den, og enhver foranstaltning, der er truffet i forbindelse med betænkningen. Hvis der er tale om en skriftlig betænkning, vedlægges den eller oplyses det, hvor den kan findes. En mundtlig rapport kan sammenfattes kort.
10. Andre handlinger, opgaver og frister, resolutioner og anbefalinger kan kort registreres.
11. Sekretærens underskrift, når referatet er godkendt.

Sammenfatning af drøftelser
Nogle bestyrelser vælger måske at gå ud over det grundlæggende og medtage yderligere punkter. F.eks. kan et resumé af en diskussion give et mere komplet billede af mødet. Dette kan være nyttigt for medlemmer, der ikke kunne deltage i mødet, og for dem, der ser tilbage på organisationens historiske optegnelser. Resuméer, hvis de indgår i referatet, bør være afbalancerede og omfatte de vigtigste modsatrettede synspunkter, selv om de ikke vedtages.
Hvad skal udelades
Referatet er en faktuel registrering af forretninger. Medtag ikke:

• Meninger eller vurderinger: Lad være med udtalelser som “en veludført rapport” eller “en ophedet diskussion.”
• Kritik eller rosende omtaler: Kritik af medlemmer, god eller dårlig, bør ikke medtages, medmindre det sker i form af et officielt forslag. Tak eller udtryk for påskønnelse bør kun medtages, hvis der var klar enighed blandt mødedeltagerne. (F.eks. ved klapsalver.)
• Diskussion: Hvis organisationen har valgt at medtage diskussionsresuméer, skal man ikke personificere det ved at optage enkeltpersoners synspunkter.
• Udvidende oplæsning af rapporter:

Godkendelse af referatet
Referatet bliver først officielt, når det er læst og godkendt ved en formel afstemning. De bør læses op af sekretæren på det næste ordinære møde. Formanden beder derefter om rettelser og tilføjelser og opfordrer til afstemning.
Medlemmerne kan blive enige om at springe over at læse referatet højt, hvis medlemmerne har haft tilstrækkelig tid til at læse det i forvejen. Det er en god måde at spare tid på og samtidig hjælpe medlemmerne med at forberede sig på mødet.
Virksomhedsfortroligt punkt
Fratiden kræver et møde fortrolighed, f.eks. når følsomme personalesager skal behandles. I så fald kan bestyrelsen stemme om at gå ind i et forretningsmøde og begrænse deltagelsen til kun at omfatte medlemmer og inviterede gæster. Protokollen fra et eksekutivmøde læses og godkendes kun af de medlemmer, der deltog i det eksekutive møde. Deltagerne kan, hvis de ønsker det, vælge at gøre referatet tilgængeligt for alle medlemmer, men drøftelserne skal forblive fortrolige. Referater fra forretningsudvalgsmøderne opbevares separat fra de almindelige referater.
Relevante afsnit i Californiens love:
Titel 1: Corporations
Division 2: Non-Profit Corporation Law
Part 2: Non-Profit Public Benefit Corporations
Kapitel 13: Records, Reports and Rights of Inspection
Artikel 3: Ret til indsigt
6333. Medlemmernes, bestyrelsens og bestyrelsens og udvalgets regnskaber og protokoller og referater af deres forhandlinger skal være
åbne for inspektion efter skriftlig anmodning fra ethvert
medlem til selskabet på ethvert rimeligt tidspunkt med henblik på et formål, der med rimelighed kan relateres til
den pågældendes interesser som medlem.
Titel 1: Selskaber
Afdeling 2: Lov om nonprofit-selskaber
Del 3: Nonprofit Mutual Benefit Corporations
Kapitel 13: Optegnelser, rapporter og ret til indsigt
Artikel 3: Ret til indsigt
8333. Regnskabsbøger og optegnelser og referater af medlemmernes og bestyrelsens og bestyrelsens udvalg skal være
åbne for inspektion efter skriftlig anmodning til selskabet fra ethvert
medlem på ethvert rimeligt tidspunkt med henblik på et formål, der med rimelighed kan relateres til
den pågældendes interesser som medlem.
Den californiske kodeks kan findes på følgende url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html