Objekt

Målet med denne vejledning er at hjælpe dig med at forstå, hvordan du kan bruge modulet ‘ShiftPlanning’ til at oprette eller administrere skemaer for dine medarbejdere.

Oversigt

Access from your: Computer
Gælder for: Du kan få adgang til ShiftPlanning i Humanity-webappen når som helst ved at klikke på fanen ‘ShiftPlanning’ øverst på siden:
Du kan til enhver tid få adgang til ShiftPlanning i Humanity-webappen ved at klikke på fanen ‘ShiftPlanning’ øverst på siden: Fra din computer.

Det skal du vide, før du begynder:

1. Ledere/administratorer har fuld adgang til programmet for at oprette og administrere deres personaleplaner.
2. Overvisere kan administrere alle steder/positioner/personale+lønninger.
3. Scheduler administrerer specifikke steder/positioner/personale, som er blevet tildelt dit personale under fanen Skemalæggertilladelser.
4. Medarbejdere kan få tildelt skemalæggertilladelse til specifikke positioner.

Det scenarie, der er skitseret i denne vejledning, består af følgende byggeblokke:

1. Schedule Views
2. Basic Views
3. Timeline Views
4. Filter Panel
5. Advanced Filters
6. Advanced Filters
7. Creating Shifts
8. Redigering af skift
9. Ny oplevelse af oprettelse af skift
10. Udgiv skema
11. Udgiv og genudgiv skemaer
12. Skemakonflikter
13. Skemakonflikter
14. Save a Reference to a Period
15. Schedule Actions
16. Schedule Search
17. Schedule Notes
18. Block Leave Requests for Specific Dates
19. Indstillinger for vagtplanlægning
20. Hot Keys

Schedule Views

Fanen ShiftPlanlægning åbnes i “uge”-visningen som standardadfærd, men fra den øverste højre side af skemaet kan du altid ændre visningerne. Lad os gennemgå dette i detaljer.
Schedule Views hjælper dig med at visualisere skemaet bedre efter datointerval og visning. Under fanen ‘ShiftPlanning’-fanen i øverste højre hjørne kan skemavisninger ændres baseret på visningstypen og datointervallet. Du kan navigere i tidsplanen til forskellige datoer under enhver valgt visning ved at klikke på “pilene” øverst midt på siden.

Der er fire typer af “Grundvisning”:

1. Medarbejdervisning
2. Stillingsvisning
3. Visuel visning
4. Listevisning

Disse kan yderligere ses i “Tidslinjevisning” afhængigt af “Grundvisning”:

1. Dag
2. Uge
3. 2 uger
4. 4 uger
5. Måned

Grundlæggende visninger

Medarbejdervisning

Medarbejdervisning viser dine medarbejderes navne til venstre med deres tilsvarende vagter i kalenderen.

Stillingsvisning

Stillingsvisning viser dine personalestillinger til venstre med deres tilsvarende vagter i kalenderen.

Hvis ledelsen har aktiveret positionsvisningen for dig som medarbejder, skal du klikke på “Skemaoversigt” fra venstre menu i appen for at få vist positionsvisningen for dig selv.
Bemærk: “Medarbejder- og positionsvisning” kan yderligere tilpasses til at blive set i dag-, uge-, 2-ugers- og 4-ugerstilstand.

Visuel visning

Visuel visning forbedrer den måde, hvorpå du kan se alle dine vagtdetaljer med et enkelt blik.

Listevisning

Listevisning repræsenterer din personaleplan i en liste fra top til bund med vagtposition og klokkeslæt.

Bemærk: Visuel og listevisning kan yderligere tilpasses til at blive vist i dag-, uge- og månedstilstand.

Tidslinjevisninger

Du kan se tidsplanen efter Dag, Uge, 2 uger, 4 uger og Måned ved hjælp af knapperne øverst til venstre i Skemalæggeren.

Dagstilstand

Dagstilstand er nyttig, når du ønsker bedre at visualisere dækningen for en enkelt dag. Klik på fanen “Dag” øverst til højre, eller tryk på genvejstasten “D” for at få vist skemaet i dagtilstand.

Ugetilstand

Visningen i ugetilstand er standardvisningen. Ugens startdag er som standard indstillet til mandag. Du kan dog tilpasse den i henhold til dine forretningskrav under ‘ ShiftPlanning Settings’ (Indstillinger for vagtplanlægning). Ugetilstand kan yderligere udvides til 2 uger eller 4 uger.

Månedstilstand

Månedsvisningen viser månedens uger sammen med ‘Vagttider’, ‘Personalenavn’ og ‘Vagtposition’ angivet med farve. Du kan se flere detaljer om skiftet ved at klikke på skiftet.

Filterpanel

I venstre side af fanen ShiftPlanning kan du se filterpanelet med fanen ‘Minikalender’, ‘Filtre’ og fanen ‘Avanceret’. Hvis du ikke kan se panelet, skal du klikke på indstillingen “pil” ved siden af feltet “Schedule Search”. Panelet kan nemt skjules ved at klikke på den samme pil igen.

Når du klikker på fanen ‘Filtre’, kan du få vist følgende indstillinger:

1. Mini Calendar
2. My Schedule
3. Schedule Overview
4. Leave Schedule
5. Staff Availability
6. Staff Availability
7. Primary positioner kun
8. Ekstra positioner og positioner
9. Håndter positioner

Mini kalender

Fra venstre sidebjælke, kan du klikke på en hvilken som helst dato i “Mini-kalenderen” for at navigere hurtigt til en uge eller en bestemt dag.

Min Skema

‘Mit skema’ er standardvisningen, når medarbejdere går til fanen ShiftPlanning for kun at få vist deres vagter. Sørg for at navigere til de relevante datoer for at få vist dine kommende/foregående vagter.

Medarbejdere kan klikke på deres vagter for at få vist flere detaljer om vagten sammen med yderligere muligheder for at bytte vagt, frigive vagt, droppe vagt, indsende arbejdsenhed, opsætte tilgængelighed, se noter, se detaljer om vagt på tilkaldevagt og vagtbekræftelse.

Ledere har også adgang til denne visning fra det venstre filterpanel på fanen ShiftPlanning, der kun viser dem deres vagter i læsetilstand.

Skemaoversigt

Ved valg af ‘Skemaoversigt’ fra venstre sidepanel vises hele virksomhedens skema i henhold til den valgte ‘grundlæggende’ og ‘tidslinje’-visning. Du kan også vælge Primary location’s position og Additional Locations for at filtrere skemaet ned efter en enkelt eller flere lokationer og positioner.

Under ‘Schedule Overview’ kan du også tilføje medarbejdere ved at klikke på ‘Add Employees’ ikonet, når du klikker på det, vil det åbne pop-up vinduet, hvor du kan tilføje fornavn(e), efternavn(e) og positioner.

Bemærk: Du kan muligvis kun se stillingerne for den primære placering, det er en standardadfærd i programmet.

Ledighedsskema

Ved at vælge ‘Ledighedsskema’ fra venstre sidebar, vil du kunne se, hvem i din virksomhed der er på ferie. Ledere kan klikke på en ‘Godkendt’ ferie og ‘Ugodkendt’ kommende ferie eller fjerne enhver tidligere ferie.

Medarbejdernes tilgængelighed

Med denne tilgængelighedsfunktion kan ledere kun se tilgængeligheden på ShiftPlanning-kalenderen, mens de opretter vagter i ‘Medarbejdervisning’, hvis medarbejderne har indstillet deres tilgængelighed. Denne funktion aktiveres automatisk, hvis du opretter vagter i dag- eller ugevisning.
Du kan også vælge en bestemt medarbejder for yderligere at filtrere ud og se detaljerne om tilgængelighed.

Håndter stillinger

Du kan klikke på ‘Administrer stillinger’ for at blive omdirigeret til ‘Medarbejdermodulet’ for at oprette og administrere medarbejderstillinger, hvis det er nødvendigt.

Avancerede filtre

Når du vælger fanen ‘Avanceret’, giver den dig mulighed for yderligere at filtrere visningen efter ‘Skiftetype’, ‘Fjernsteder’, ‘Færdigheder’ eller ‘Medarbejdere’.”

Skabelse af skift

Det har aldrig været nemmere at oprette skift. Du skal blot klikke på den kalendercelle, der svarer til medarbejderen/positionen, tilføje dato og skifttidspunktet.

Redigering af skift

Klik på et hvilket som helst skift, og det åbner vinduet ‘Skift redigering’, hvor du kan gøre nogle af de mest robuste ting.

Funktioner i popup-vinduet ‘Shift Edit’:

1. Byt skiftpositioner ved at klikke oven på positionsnavnet
2. Tilføj skifttitel fra toppen
3. Rediger start-/slutdato og -tidspunkt
4. Sæt et skift til at gentage ved at klikke på indstillingen Repeat.
5. Sæt skift til Åbent ved at klikke på indstillingen ‘Opsæt åbne slots’
6. Opdelér fjernstationer til skift
7. Føj yderligere noter til skiftet
8. Føj opgaver til
9. Filtrer efter færdigheder
10. Opdelér personale til skift
11. Vejledning af skift
12. Vagtbekræftelse
13. In-line vagtgodkendelse
14. Opdele personale fra andre stillinger
15. Planlægge pauser
16. Opdele arbejdsenheder
17. Filtrere efter anciennitet (Læs om anciennitet-Based Scheduling)
18. Auto – Fill Shift
19. Shift History
20. Dele Shift Shift

Ny Shift Creation Experience

For at aktivere den nye Shift Creation Experience, Klik på ikonet “Schedule Action” (Skemahandling) ved siden af knappen Publish (Udgiv), og klik på “Show New Shift Creation” (Vis oprettelse af nye skift). Dette er blevet omdesignet i håb om at gøre det nemmere og hurtigere for dig at oprette et arbejdsskift end nogensinde før.

Udgiv skema

Tanken med at udgive skemaer er, at nogle ledere ønsker mulighed for at foretage ændringer i skemaet, uden at deres personale kan se disse ændringer med det samme. Når lederen er klar, kan han derefter klikke på “Publish” (offentliggøre), og ændringerne vil blive taget i brug.
Fanen “Publish” (offentliggøre) er placeret øverst til højre i fanen ShiftPlanning (vagtplanlægning). Udgivelse af skift vil også sende e-mail/tekstmeddelelser til dine medarbejdere.

Bemærk: Ledere kan slå fanen Udgiv-fanen fra under Indstillinger for ShiftPlanning. Hvis du deaktiverer funktionen Udgiv, får dine medarbejdere synlighed for deres nye vagter/skiftændringer med det samme (anbefales ikke).

Udgiv og genudgiv skemaer

Når du har offentliggjort et skema, vil eventuelle efterfølgende ændringer, der er foretaget på de samme vagter, blive vist for medarbejderne med det samme uden at genudgive det. Genudgivelsesfunktionen er kun til at underrette personalet via e-mail om ændringerne.

Skema-konflikter

Fanen ‘konflikt’ vises automatisk øverst til højre på ShiftPlannings side. Planlægningskonflikter kan opstå, når de planlagte skift falder i konflikt med en konfigureret planlægningsregel. Desuden er den vagt, der har en konflikt, fremhævet med den røde stiplede vagtgrænse.

Klikker man på noten, vises detaljerne om konflikten samt fremhæver den vagt, der har en konflikt. Ledere kan løse eller ignorere konflikterne, før de offentliggør den.

Save en reference til en periode

Med denne nye funktion ønskede vi at give alle vores brugere en utrolig effektiv og enkel måde at kunne “gemme” eller “bogmærke” tidligere arbejdsskemaer på, så de nemt kan referere til dem og endda genbruge dem til enhver tid.

Skemahandlinger

Klik på ikonet med ‘pil nedad’ ved siden af udgivelsesknappen øverst på fanen ShiftPlanning, og et drop-down-ikon vil blive vist med en kraftfuld handling.

Funktioner i drop-down-menuen ‘Planlæg handlinger’:

1. Udskriv og gem
2. Kopier skema
3. Skemaassistent
4. Importer skema
5. Skemasynkronisering
6. Klargør skema
7. Aktiverer spøgelse Skift
8. Vis budgettilstand
9. Vis prognose/timediagram
10. Vis oprettelse af nye skift

Søgning af skemalægning

Overst til venstre på fanen ShiftPlanlægning, ‘Schedule Search’ er tilgængelig for hurtigt at søge de ønskede skift. Indtast søgeparameteren, og tryk på “Enter” på tastaturet.

Søgeparametre er:

• Søg efter Medarbejder
• Søg efter Position
• Søg efter Skiftedetaljer

Skemanotater

Poster skemanotater til dit Humanity-skema, som du kan bruge til at give dig selv påmindelser på arbejdet på daglig basis. Nu kan du skrive noter til både dig selv og dine kolleger, som vil være synlige, hver gang du kigger på dit arbejdsskema. Dette svarer til ‘Sticky Notes’ på dit skrivebord eller computerskrivebord.
Klik på fanen ‘Schedule’ for at åbne din arbejdsplan. ‘Note’-ikonet er lige ved siden af datoerne i din arbejdskalender.

Når du har gemt noten, kan du yderligere ‘offentliggøre’, ‘redigere’ og ‘slette’ den også, hvis det er nødvendigt, ved hjælp af ikonerne nedenfor:

Blokér orlovsansøgninger for bestemte datoer

Nu kan du som leder, tilsynsførende og planlægger blokere orlovsansøgninger for bestemte datoer ved at oprette en note på den bestemte dato, som de ønsker, at orlovsansøgninger skal blokeres for.
Når notatvinduet er åbnet, skal du blot markere afkrydsningsfeltet ‘Tillad ikke afspadsering’.

Indstillinger for ShiftPlanning

Brugere med ‘Manager’-tilladelser har kontrol over, hvad personalet kan foretage handlinger på og se i ShiftPlanning-konti. Hvis du vil se yderligere oplysninger om indstillingerne, kan du placere musemarkøren oven på en indstilling, og den vil dukke op på skærmen.

For at tilpasse indstillingerne i henhold til din virksomheds krav kan du gå til fanen Indstillinger > ShiftPlanning > Avancerede indstillinger som vist nedenfor:

Hot-Keys

Hot-keys er tastaturgenveje, der gør det muligt for programmet at øge arbejdshastigheden ved at navigere i skemaerne og skifte mellem forskellige datointervaller og visninger.

For hurtigt at ændre datointervallerne på ShiftPlanning-siden skal du bruge følgende genvejstaster:

• Ctrl+Up: Gå til forrige datointerval
• Ctrl+Left: Gå til forrige datointerval
• Ctrl+Højre: Gå til næste datointerval
• Ctrl+Ned: Gå til næste datointerval

Veskift nemt mellem Visningstilstande for Shiftplanning ved hjælp af følgende taster:

• T: visning i dag
• W: visning af uge
• M: visning af måned/4 uger
• D: visning af dag

Hvis du har yderligere spørgsmål, så tøv ikke med at kontakte os på [email protected]. God planlægning!