Uanset hvilken metode der anvendes, uanset om det er masseopkald eller massesms’er, er der mange grunde til at gøre det. Masseopkald og sms’er er ikke kun effektive meddelelsesværktøjer, som både virksomheder, nonprofitinstitutioner og samfundsorganisationer kan drage fordel af. Nytteværdien har gjort det til et populært kommunikationsværktøj i de seneste år for enheder af alle slags, herunder beredskabstjenester, private sociale grupper, sundhedskontorer, skoler og medarbejderpuljer.

Massemeddelelser er især populære hos skoledistrikter, der er tvunget til at arbejde meget hårdt for at få ufravigelige oplysninger ud til samfundet af forældre og elever. Muligheden for at sende automatiserede telefonopkald eller sms’er med vigtige opdateringer om en række forskellige situationer, der spænder fra skolelukninger og forsinkelser til mødedatoer i hele distriktet, giver distriktets medarbejdere mulighed for at bruge mindre tid på at få budskabet ud og mere tid på andre skoleaktiviteter.

All About The Audience

Men når det kommer til at beslutte, hvilket medie der skal bruges – automatiserede opkald eller massesms’er – for at få budskabet igennem, kan valget af det ene frem for det andet være meget afhængigt af to faktorer. Først skal der tages hensyn til publikum og derefter til behovene hos den organisation, der foretager udsendelsen.

Først skal du overveje den almindelige alder hos dit publikum. De yngre generationer er vokset op med mobiltelefoner. De er sandsynligvis mere vant til at udføre det meste af deres onlineaktivitet via deres smartphones.

Den yngre generation af smartphone-brugere bruger deres enheder til at tjekke e-mail, sende og modtage sms’er, lave netbank, skrive på sociale medier, se videoer, lytte til musik og spille spil, for blot at nævne nogle få. At nå dem via sms synes at være den nemmeste måde at komme i kontakt med denne særlige målgruppe.

Det, som yngre generationer af modtagere ikke gør så meget, er at bruge deres telefoner til egentlige telefonopkald. Og når de gør det, er samtalerne ofte kortere sammenlignet med ældre telefonbrugere. Det, der tidligere blev kommunikeret over telefonen, er nu forbeholdt tekstbeskeder og e-mailkommunikation. Det er ikke ualmindeligt at finde folk, der sender sms’er til hinanden, selv når de begge befinder sig i samme rum.

Hvis din organisation eller virksomheds kunde- eller publikumskreds i vid udstrækning består af den yngre generation af smartphone-brugere, kan massesms’er være den foretrukne massemeddelelse af valg. Højskoler kan f.eks. finde stor fordel i at sende vigtige oplysninger til deres studerende via sms i stedet for at forsøge at sende dem et robocall-opkald. Selvfølgelig fungerer det også at sende masseopkald, men udbyttet af massesms’er kan være større blandt denne særlige modtagergruppe.

En universitetsstuderende er måske ikke tilbøjelig til at svare på sin smartphone fra et nummer, som han ikke genkender. Og hvis de vælger at lytte til den voicemail, som et automatisk opkald efterlader, er det måske ikke i tide. Ved at sende en massesms vil de studerende næsten garantere, at de modtager og læser de vigtige oplysninger, som din organisation forsøger at formidle, næsten øjeblikkeligt.

Der kan dog være situationer, hvor det modsatte er tilfældet – hvor telefonopkald er langt mere effektivt end massesms’er. Tag f.eks. sundhedssektoren. Da personer på 65 år eller derover har mere end dobbelt så stor sandsynlighed for at få behov for sundhedsydelser, kan kommunikation vedrørende deres medicinske behov bedst foregå i form af et telefonopkald.

Og selv om der i dag er masser af smartphone-kyndige seniorer, der regelmæssigt sender sms’er til venner og kære, vil de fleste ældre borgere måske finde et velkendt telefonopkald den mest behagelige måde at modtage vigtige oplysninger fra deres sundhedspersonale på.

Lægepraksis kan være fristet til at gå over til et strengt tekstbaseret format for at minde patienterne om vigtige oplysninger som f.eks. ændringer af faciliteter eller ændrede åbningstider. Men disse kontorer, især dem, der specialiserer sig i geriatri og geriatriske relaterede områder, kan finde ud af, at automatiserede telefonopkald har det bedste afkast af investeringen.

Mens mange ældre borgere slet ikke vil have noget problem med at modtage information via tekst, kan der være andre, der, fordi de ikke er vokset op med smartphones, har svært ved at vænne sig til at kommunikere via tekst. De vil måske endda ignorere tekstbeskeder og i stedet give deres opmærksomhed til en ringende telefon.

Andre faktorer

Andre faktorer, der skal tages i betragtning, når du beslutter, om du skal lancere din massemeddelelseskampagne via tale eller tekst, er indholdet og længden af din besked. Hvis du sender specifikke dato- og klokkeslætoplysninger, ændringer i datoer og tidspunkter eller lange meddelelser fulde af detaljer, der skal huskes, bør du måske sende dem i form af en tekstbesked.

Det er yderst praktisk at have oplysningerne allerede nedskrevet i en tekstbesked, som modtageren kan kopiere og indsætte eller videresende til andre berørte parter, især hos dem, der har en travl hverdag.

Hvis din besked imidlertid indeholder følsomme data som f.eks. virksomhedsejede oplysninger, der ikke bør kunne ses af alle, der kan læse en låseskærm, så er talekommunikation den bedste løsning. Der er ingen grund til at løbe en risiko for at kompromittere følsomme data bare for de andre bekvemmeligheder ved massesms’er.

Sms’er er den bedste måde at gå til, når det haster. Nødmeddelelser eller meddelelser, der kræver et øjeblikkeligt svar, har større chance for at blive læst og besvaret, når de leveres som en sms.

Til formål som disse vil den øjeblikkelige karakter af sms-beskeder være med til at sikre, at loyale kunder bliver opmærksomme på muligheden med det samme. (Bemærk venligst, at Call-Em-All ikke kan bruges til markedsføring eller salgsfremmende formål. Se vores politik for ansvarlig brug). En voicemail kan være mere tilbøjelig til at blive skubbet til side, hvis modtageren ikke kan genkende det oprindelige nummer.

Mens massebeskeder via sms eller telefon kan være meget effektive måder at få vigtige oplysninger ud til et stort publikum eller en stor kundegruppe, afhænger valget af, hvilken metode der er bedst, i høj grad af dine kunders behov og komfortniveau.

Mens telefonopkald måske er bedst for folk, der ikke er vant til at bruge en telefon til andet end at tale i den, er det måske ikke så godt for de mennesker, der udfører næsten alle deres forretninger udelukkende på deres smartphones. At kende sin målgruppe er nøglen til at vide, hvilket medie man skal bruge.