Fakturering er afgørende for dit advokatfirmas succes. Og alligevel kan fakturering af klienter og jagt efter betalinger for mange advokatfirmaer stadig være en af de mest tidskrævende, repetitive og frygtede dele af jobbet.

I henhold til 2019 Legal Trends Report registrerer advokater i gennemsnit kun 2,5 fakturerbare timer pr. dag, mens resten af deres dag går til en række forskellige opgaver, herunder udarbejdelse og afsendelse af fakturaer, behandling af betalinger og opdatering af trustledgere.

Advokatfirmaets faktureringsproces

I mange tilfælde ser faktureringsprocessen nogenlunde sådan her ud:

1. Kompagniet får en ny klient og åbner sin sag
2. Den fakturerbare tid og udlægsgebyrer/udgifter logges i løbet af sagen
3. I slutningen af hver måned (eller i slutningen af sagen, hvis det er en kortere sag), regninger og udgifter for hver klient og sag samles i et udkast til en regning
4. Advokaterne tilføjer noter og justerer omkostningerne efter behov og godkender regningen
5. En endelig version af regningen oprettes og sendes til klienterne til betaling
6. Klienterne betaler via de betalingsmetoder, der accepteres i firmaet
7. Regnskabsteamet sender opfølgende påmindelser om forsinkede betalinger

Selv om det virker ret ligetil, er der masser af plads til flaskehalse og spildte omkostninger. Hvis f.eks. advokater tager for lang tid om at godkende regninger eller tilføjer for mange redigeringer, kan det medføre en forsinkelse i udsendelsen af regninger.

Din advokatkontors faktureringspolitik

For at spare dit advokatfirma værdifuld tid og penge er det vigtigt at have en klar, standardiseret faktureringspolitik for advokatfirmaet på plads. Den giver advokater og medarbejdere noget at henvise til og holder alle i sync.

Hvis du skriver en politik for første gang, skal du overveje:

• Hvordan fakturerer dit firma klienterne?
• Hvor ser du flest fejl?
• Hvilke faser i processen forårsager de største flaskehalse?

Med det i tankerne skal du følge disse trin for at skrive en effektiv faktureringspolitik:

1. Udarbejd en skabelon og retningslinjer

Disse bør omfatte, hvornår fakturaer skal sendes, hvor lange beskrivelser der skal være, hvilke typer udgifter der skal medtages på fakturaer, og hvad der skal afskrives, samt eventuelle indledende standardmeddelelser på fakturaer, hvis det er nødvendigt.

2. Skriv flowet i dit advokatkontors faktureringsproces ud

Hvilke advokater på en sag skal gennemgå en faktura? I hvilken rækkefølge? Bliver regningerne sendt med posten eller elektronisk? Hvem skal informeres, når en regning sendes ud? Skriv hele din proces ud fra start til slut, så der ikke er nogen forvirring.

3. Fastsæt krav til faktura-gennemgang

Det er nyttigt at bede advokaterne om at bruge et bestemt system, f.eks. din software til forvaltning af advokatpraksis, til at foretage gennemgangen elektronisk. Det er med til at fremskynde processen og giver mindre plads til fejl; du kan endda bruge automatiseringssoftware.

4. Integrer økonomiteamet med din faktureringsproces

Sørg for, at din revisor eller dit økonomiteam ved, hvornår fakturaer sendes, hvad der stadig mangler at blive opkrævet, og hvad der bliver afskrevet.

5. Indarbejd en standardproces for tvister og inkasso

Lad ikke ubetalte regninger ligge i månedsvis. Jo længere du venter, jo mindre sandsynligt er det, at dine kunder vil betale, så hav en klar inkassoproces. Layout, hvem der skal følge op på ubetalte regninger og hvornår. Hav et standardbrev eller en e-mail, der skal sendes med anmodning om betaling.

Hvis en klient bestrider en regning, skal du vide, hvem der skal gennemgå tvisten og give rammer for løsning af problemet.

6. Hav en offentlig faktureringspolitik for kunderne

Dine kunder skal være klar over din faktureringspolitik, så de er klar over:

• Hvor ofte de vil blive faktureret
• Hvornår regningerne kommer
• Hvilken type betaling der forventes
• Hvor hurtigt de skal betale
• Konsekvenserne ved forsinket betaling

Skriv dette klart og tydeligt ud og gør det tilgængeligt for alle nye kunder.

Fakturakrav

Hvis du arbejder med en større virksomhed, kan der være strenge fakturakrav vedrørende alt fra, hvornår fakturaer skal sendes, til hvordan fakturaer skal være formateret. Men selv hvis du ikke arbejder med store virksomheder, bør du stadig holde dig til et standardsæt af fakturakrav. Dette vil sikre konsistens for dine klienter’og holde faktureringsprocessen i gang.

Fakturabeskrivelser

Fakturabeskrivelser for advokatfirmaer bør hverken være for lange eller for korte. De bør give den rette mængde kontekst og oplysninger, så klienten er tilfreds med, at han/hun har fået den værdi, han/hun betaler for. Klare faktureringsbeskrivelser fører til færre tvister senere i en sag.

Beskrivelser af faktureringstiden kunne se ud som:

• “Mødtes med klienten for at gennemgå testamente og besvare spørgsmål”
• “Juridisk research for at styrke argumenterne til næste måneds høring”
• “Talte om og registrerede sagens fakta med klienten”

Afregningskoder for advokatfirmaer

Selvstændigt fra beskrivelser angiver faktureringskoderne – på et højt niveau – hvilke aktiviteter eller udgifter en klient faktureres for.

Eksempelkoder kan se sådan ud:

• Møde
• Udkast/revisioner
• Forskning

Disse koder bør i det mindste være ensartede inden for dit firma. En anden måde at gøre dette på er at bruge standard faktureringskoder som skitseret nedenfor.

LEDES fakturering

Hvis dit advokatfirma arbejder med større klienter, kan din faktureringsproces omfatte et ekstra trin: Formatering af dine fakturaer til at bruge LEDES-faktureringskoder til tids- og udgiftsposter.

LEDES, eller Legal Electronic Data Exchange Standard, er et standardformat for elektronisk juridisk fakturering, der anvender specifikke retningslinjer for formatet. Det gør det lettere for store organisationer at håndtere store mængder filer og data og vurdere fakturaer, da de alle vil være kodet i samme format.

Sandsynligvis vil du ikke have behov for at levere LEDES-formaterede fakturaer, medmindre din klient specifikt beder om det. Det er dog værd at undersøge det, hvis du arbejder med en virksomhed eller en større kunde.

Du kan også bruge UTBMS-koder (Uniform Task-Based Management System Codes) til at give yderligere detaljer på en LEDES-faktura.

Oprettelse af en fakturaskabelon

Hvis du ikke ved, hvor du skal starte med standardfakturakrav, er der masser af fakturaskabeloner til rådighed. Softwaresuiter som Freshbooks leverer en fremragende faktureringsskabelon til advokatfirmaer. Du kan også oprette tilpassede faktura-skabeloner ved at bruge fakturatemaer i Clio.

Top tips til at forbedre faktureringsproduktiviteten

1. Sæt forventninger med klienterne på forhånd om dit firmas faktureringsproces og -politik

God fakturering afhænger af en klar kommunikation med klienterne. En regning er ikke bare en faktura: Det er et værktøj til at kommunikere den værdi, du leverer til dine juridiske klienter.

Afhængigt af dit praksisområde kan det at hyre en advokat være en af de dyreste ting, din klient nogensinde gør. Skån dem for uventede regninger: Sæt klare forventninger til, hvad klienterne kan forvente at se på fakturaerne, hvornår de vil modtage dem, og hvordan de vil kunne betale.

2. Spor din tid, mens du arbejder, for at opnå en mere præcis fakturering

Hvis du nogensinde har sat dig ned ved slutningen af en arbejdsdag og forsøgt at huske præcis, hvor din tid gik hen, ved du, hvor svært det er at få alt registreret på en regning. Brug en timekeeper til at spore din tid, mens du arbejder, og tag noter for at sikre, at kunden er helt klar over den værdi, du har leveret. Dette er den bedste måde at sikre, at intet bliver overset, og at hver enkelt tidsregistrering er korrekt.

3. Brug klare beskrivelser

Dine fakturaer til kunderne skal være lette at forstå, men det betyder ikke, at de skal mangle detaljer. Gør alt, hvad du har gjort for din kunde, klart og tydeligt: En post for et 15-minutters opkald for at gennemgå sagen uden nogen kontekst kan efterlade en klient forvirret eller bekymret over gebyret.

Og overvej det: Katy Young fra Ad Astra Law Group prioriterer at tilføje klarhed og detaljer til regningerne, fordi hun mener, at det skaber tillid – hvilket gør hendes klienter mere villige til at betale.

4. Fakturér ofte og konsekvent

Med det rigtige system kan regninger og påmindelser sendes hurtigt, så der er ingen grund til at udskyde faktureringen af dine klienter. Hvis du sender mindre regninger konsekvent, kan du mindske chokket over en stor uventet regning. Desuden er der den ekstra fordel at fremme et mere jævnt cashflow for dit firma

5. Automatisér, automatiser, automatiser

Der findes masser af software, der kan hjælpe med at automatisere rutineopgaver, så du kan bruge din tid og energi på ting, der ikke kan automatiseres, som f.eks. at besvare vanskelige spørgsmål eller give dine klienter ro i sindet.

Hvor du implementerer software, skal du være opmærksom på, at processen bør komme før teknologien. Forstå knuderne i dine faktureringsprocesser, og se derefter på værktøjer, der kan hjælpe med at forbedre dem.

Nogle eksempler omfatter:

• Brug af software som Clio Manage til at generere udkast til regninger på få minutter
• Brug af automatiserede påmindelser om regninger i Clio Manage til automatisk at sende udestående saldi til dine kunder og fakturere modtagere baseret på en tidsplan, som du kan tilpasse
• Acceptér kreditkortbetalinger for at blive betalt hurtigere

Indstilling af de rigtige satser for dit firma

For at begynde at beregne dit firmas faktureringssatser, læse denne artikel om, hvordan du beregner din timesats ud fra dine omkostninger ved at drive virksomhed og det antal fakturerbare timer, du forventer at registrere i løbet af et år (hvis dit firma fakturerer på timebasis i stedet for via fast honorar eller kontingent). Undersøg derefter, hvor tæt din valgte sats ligger på markedssatserne.

Her er et kig på benchmark advokaternes timelønsatser fra 2019 Legal Trends Report, herunder faktiske satser og satser justeret for leveomkostninger i hver stat:

Nogle interessante statistikker:

• Den højeste gennemsnitlige timefaktureringssats pr. stat var 346 dollars pr. time i New York
• Den laveste gennemsnitlige timefaktureringssats pr. stat var 158 dollars pr. time i West Virginia
• Den højeste gennemsnitlige timefaktureringssats pr. praksisområde var en uafgjort mellem konkursadvokater og advokater i intellektuel ejendomsret på 340 dollars pr. time
• Den laveste gennemsnitlige timefaktureringssats pr. praksisområde var for ungdomsret på 87 dollars pr. time.

Hvis du ligger lavt i forhold til din stats gennemsnitlige faktureringssatser for firmaer, bør du overveje at hæve dine satser. Hvis dine satser er højere, så tænk nøje over, hvordan du giver ekstra værdi til dine klienter for at få denne sats til at give mening.

Hvorom alt kommer til alt, skal du huske, at den sats, du opkræver, til en vis grad er op til dig selv. Hvis du gerne vil tage lidt mindre for at holde de juridiske tjenester overkommelige for andre i dit samfund, er det helt i orden.

Godbye fakturerbare timer: alternative faktureringsordninger

Hvad er fakturerbare timer? Dette har længe været genstand for debat blandt advokatfirmaer. Praksis lever i bedste velgående, men mange advokater er fortalere for, at det ikke er den bedste måde at opkræve betaling for juridiske tjenester på – i hvert fald ikke for alle praksisområder.

Her er nogle alternative faktureringsordninger:

Abonnementsbaseret advokatfirma

Med et abonnementsbaseret firma leverer du juridiske tjenester til klienter efter behov for et fast månedligt abonnementsgebyr. Denne opsætning fungerer godt for små erhvervsklienter, der kan have brug for regelmæssig hjælp med varemærkeansøgninger, proaktive IPbeskyttelsesforanstaltninger, transaktioner og meget mere.

Dette fører til en mere forudsigelig indkomst for dit firma og mere smidige arbejdsforhold. Det kan være en udfordring at få klienterne til at acceptere ideen, hvis de er vant til den fakturerbare time, men det er det hele værd.

Glidende gebyrer

Hvis du arbejder med klienter med lavere indkomster, kan det være hensigtsmæssigt med glidende gebyrer. Klienterne betaler gebyrer baseret på deres husstandsindkomst i stedet for en standardsats. Denne fremgangsmåde kan hjælpe dit firma med at få adgang til flere klienter ved at gøre dine tjenester mere overkommelige.

Ubundne tjenester

Tanken om “ubundne” juridiske tjenester henviser til repræsentation i begrænset omfang. Advokaten med begrænset omfang og klienten er enige om at definere advokatens involvering i deres sag. De ubundtede juridiske tjenesteydelser kan variere meget afhængigt af den/de aftalte opgave(r), både i forbindelse med retssager og transaktioner. Eksempler kan omfatte vurdering af en sag eller transaktion, begrænset vejledning i forbindelse med retssager eller transaktioner eller forslag til retsdokumenter eller transaktionsdokumenter, der skal udarbejdes.

Flat fees

Hvis du er i stand til præcist at afgrænse omfanget af det arbejde, der kræves i forbindelse med visse typer sager, kan flat fees være en glimrende metode til fakturering. De skaber klarhed om omkostningerne på forhånd og er en form for værdibaseret fakturering – det vil sige, at du fakturerer på grundlag af den værdi, du giver din klient, i stedet for at gøre din tid til en vare.

Der er naturligvis en vis risiko for at undervurdere det arbejde, der kræves i en sag, og fastsætte for lave honorarer. Men med en omhyggelig sagsafgrænsning kan faste honorarer være et glimrende alternativ til den fakturerbare time.

Formålsbestemte honorarer

Med formålsbestemte honorarer er der mulighed for at hjælpe klienter, der ikke har råd til en advokat, da du får en procentdel af de penge, der udbetales til klienten, hvis sagen lykkes. Afhængigt af sagen kan dette beløb være ganske betydeligt.

Der er naturligvis også en risiko for, at du ikke bliver betalt for dit arbejde. Men hvis du kan bære risikoen, er fakturering på basis af uforudsete udgifter en god måde at opbygge en rentabel praksis og tjene dem, der ellers måske ikke ville have råd til dine tjenester.

Bemærk: Forudsete gebyrer er forbudt for visse typer sager, så dobbelttjek din stats etiske regler, før du beslutter dig for at fakturere på basis af uforudsete udgifter.

Evergreen retainers

Evergreen retainers forenkler processen med at blive betalt til tiden. Sådan fungerer det: Din klient giver et oprindeligt depositum, der opbevares i tillid, som juridiske tjenester faktureres imod – og når deres tillidskonto når en forudbestemt minimumssaldo, fylder de midlerne op igen.

Notificering af klienter, når tillidsmidlerne er på eller under den krævede minimumssaldo, er nøglen til succes her. I dette tilfælde kan teknologien hjælpe ved at automatisere notifikationer, når en klients trustkonto falder under minimumssaldoen.

Betalingsordninger

I betragtning af at 44 % af de juridiske firmaer siger, at klienterne ikke betaler deres regninger, fordi de ikke har midlerne til at betale på én gang, ifølge 2017 Legal Trends Report, kan det være en stor hjælp at tilbyde betalingsordninger for at sikre, at dit firma bliver betalt.

Hvor du starter, skal du oprette klare retningslinjer for, hvornår du kan tilbyde betalingsplaner, udarbejde en aftaleskabelon for at bestemme, hvordan betalinger vil blive opkrævet, hvilke betalingsmetoder der vil blive accepteret, og hvad der sker, når en betaling er forsinket.

Så skal du oprette et system til fakturering af klienter og indsamling af midler for at hjælpe med at automatisere det gentagne arbejde.

Rimelige gebyrer og prisgennemsigtighed

Når det drejer sig om etik og fakturering, er klarhed nøglen. I regel 1.5 i ABA’s Model Rules of Professional Conduct hedder det, at en advokat ikke må opkræve et “urimeligt honorar” eller et “urimeligt beløb til dækning af udgifter”. ABA angiver otte faktorer, der skal tages i betragtning, når det skal afgøres, om et gebyr er rimeligt, herunder gebyrer, der opkræves for lignende juridiske tjenesteydelser, advokatens omdømme og eventuelle tidsbegrænsninger.

En bedste praksis er at gøre dine regninger så klare og præcise som muligt. Hvis du fakturerer pr. time, skal du give klare og detaljerede noter om det udførte arbejde. Hvis du fakturerer via et fast honorar eller et uforudsete beløb, skal du sikre dig, at du har en solid begrundelse for, hvorfor dine honorarer er rimelige.

Hvis du er i Storbritannien, skal du være opmærksom på SRA’s regler om prisgennemsigtighed, som fastsætter, at prisoplysninger skal gives i et klart og letforståeligt format. Andre krav omfatter behovet for at oplyse de samlede omkostninger, forklare grundlaget for dine gebyrer og kommunikere, hvad der er og ikke er inkluderet i dine tjenester.

Fakturering, rapportering og overvågning

For at holde din faktureringsproces på sporet skal du holde et vågent øje med udestående saldi, betalinger og indtægter. Her er nogle få rapporter, du kan bruge til at overvåge dit advokatkontors finansielle proces og holde faktureringsprocessen i gang:

Rapport om udestående beløb

Rapporten om udestående beløb hjælper firmaer med at bestemme udestående beløb på alle åbne og forfaldne fakturaer pr. bruger, pr. klient og pr. sag. Rapporten indeholder oplysninger om skyldige beløb på godkendte udestående fakturaer, delvise betalinger, der er foretaget i forhold til disse beløb, og kreditnotaer, der er anvendt på fakturaer.

Accounts receivable aging report

Accounts Receivable Aging Report hjælper firmaer med at spore ubetalte fakturaer. Den opdeler forfaldne tilgodehavender i aldringskategorier (f.eks. ubetalte fakturaer, der er 1-30 dage gamle, 31-60 dage gamle og 61-90 dage gamle). Dette giver dig mulighed for at blive betalt hurtigere ved effektivt at følge op på kunder, hvis regninger er forfaldne.

Rapport om faktureringshistorik

Rapport om faktureringshistorik giver et detaljeret overblik over åbne tilgodehavender, forfaldne tilgodehavender og betalte fakturaer. Dette giver en komplet historik over dine klienters fakturering.

Sagsbalanceoversigtsrapport

Sagsbalanceoversigtsrapporten giver dit advokatfirma et øjebliksbillede af udestående tilgodehavender, samt hvor meget der er igangværende arbejde og igangværende udgifter, pr. sag eller pr. klient. Det giver dit firma mulighed for at se, hvilke fremtidige indtægter der mangler at blive opkrævet for hver sag.

Rapport om fakturabetaling

Rapporten om fakturabetaling giver firmaer et detaljeret overblik over betalinger på fakturaer for individuelle sager, der er foretaget til individuelle service- og udgiftsposter, og de brugere, der er ansvarlige for disse poster.

Indtægtsrapport

Indtægtsrapporten hjælper dit firma med at visualisere og kvantificere centrale præstationsmålinger pr. bruger, pr. klient og pr. sag. Rapporten indeholder detaljer om timer, udgifter og skatter i form af ikke-fakturerede, fakturerede og opkrævede beløb.

Sådan bliver du betalt hurtigere

Advokatfirmaer oplever ofte, at det tager for lang tid at blive betalt. Og hvis man ser tilbage på 2019 Legal Trends Report, bliver 14 % af alle de timer, der faktureres til klienter, aldrig betalt.

Her er fire tips til at forbedre inkassoen i dit advokatfirma.

1. Forbedr din tidsregistrering

En af de vigtigste måder at forbedre cashflowet på er at indføre omhyggelige tidsregistrering og registreringsvaner. Hvordan kan du opkræve penge på faktureret tid, hvis du ikke har sporet den? Tag noter om, hvad du laver, gennemgå udgående opkald og e-mails, og som nævnt ovenfor skal du spore tiden, mens du arbejder.

2. Fakturér konsekvent

Tænk et øjeblik på den måde, du håndterer regninger i dit privatliv. Når disse regninger kommer på et forudsigeligt tidspunkt, kan du lægge et budget i overensstemmelse hermed og betale dem til tiden. Når regningerne er uforudsigelige og inkonsekvente, er det sværere at holde styr på tingene.

Gennem at sende regningerne ud til tiden, på samme tidspunkt hver måned, kan dit firma hurtigere indsamle penge.

3. Send regelmæssige påmindelser

Lad ikke glemte regninger fra advokatfirmaet glide under radaren. Gør det til en vane at sende regelmæssige påmindelser til klienter, der ikke har betalt. Hvis du automatiserer denne proces, kan du spare tid og penge.

4. Accepter kreditkortbetalinger

Hvis du stadig beder dine klienter om at betale med check, beder du dem måske om at bruge en betalingsmetode, de ikke har brugt i årevis (eller som de aldrig har brugt). I den digitale tidsalder forventer kunderne praktiske onlinebetalingsmuligheder. Som advokat kan du give dem denne mulighed med online kreditkortbetalinger.

Det kræver blot en smule rettidig omhu for at sikre, at du accepterer kreditkortbetalinger i overensstemmelse med de etiske regler.

Juristfirmaer har brug for en kreditkortprocessor, der ikke tillader chargebacks på tillidskonti, og som ikke tager gebyrer fra tillidskonti. Så hvis en klient anfægter en opkrævning, der resulterer i en chargeback, og kreditkortselskabet trækker penge fra en pulje af trustkonti, kan det medføre en etisk overtrædelse.

Det betyder normalt, at du skal bruge en kreditkortprocessor, der er skræddersyet specifikt til advokater, som f.eks. Clio Payments.

Bend Law har fundet ud af, at brugen af Clio Payments-softwaren havde forbedret deres fakturerings- og inkassoproces betydeligt:

Faktureringssoftware til advokatfirmaer

Investering i faktureringssoftware til advokatfirmaer gør en stor forskel i, hvordan du bruger din tid – og mindsker risikoen for fejl.

Clio Manage giver dig mulighed for nemt at oprette mærkefakturaer og tilpassede faktureringsplaner og acceptere betaling med kreditkort. Det administrerer funktioner til trustregnskab og integrerer også med dine foretrukne regnskabsprogrammer, herunder QuickBooks Online, Xero og Klyant-så du kan holde alle dine økonomiske oplysninger synkroniseret.

Investering i juridisk faktureringssoftware til at hjælpe din proces med at køre mere smidigt kan være uvurderlig for dit firma: Chris Trebatoski fra Treblaw LLC får alle sine regninger ud hver måned i løbet af 15 minutter med Clio-en opgave, der plejede at tage ham meget længere tid i et større firma.

“Jeg bruger mindre tid på at lave mine tidsregistreringer og sende mine regninger med Clio, end jeg brugte som formand for fakturering og inkasso i et stort advokatfirma på at ringe til andre advokater og spørge: “Kan du få din regning ud?”,” siger han.

Det er igen afgørende at tænke på din proces før teknologien. Vær ikke bange for en indlæringskurve, software som Clio Manage er meget intuitiv, og en lille investering i at lære, hvordan det fungerer, kan give en livslang forenklet faktureringspraksis for dit advokatfirma.

Bemærk: Oplysningerne i denne artikel gælder kun for amerikanske praksis. Dette indlæg er kun tilvejebragt til informationsformål. Det udgør ikke juridisk, forretningsmæssig eller regnskabsmæssig rådgivning.