Interne audits er en vigtig del af enhver organisations kvalitetsstyringsstrategi. Desuden skal ISO 9001-kravene til intern audit opfyldes af organisationer, der håber at overholde standarden.

Værdien af interne audits

Audits giver organisationer mulighed for at vurdere overensstemmelsen af deres systemer, processer og produkter i forhold til deres selvudpegede organisatoriske mål. Resultaterne af interne audits giver en uvildig evaluering af en organisations effektivitet.

ISO 9001 er en kravstandard i ISO 9000-standardfamilien. Den skitserer de retningslinjer, som en organisation skal følge ved implementering og vedligeholdelse af et kvalitetsstyringssystem. Dette omfatter gennemførelse af interne audits med regelmæssige intervaller.

I ISO 9001:2015 hedder det i punkt 9.2, at “organisationen bør gennemføre interne audits med planlagte intervaller for at give oplysninger om, hvorvidt kvalitetsstyringssystemet er i overensstemmelse med organisationens egne krav, kravet i ISO 9001:2015-standarderne og er effektivt implementeret og vedligeholdt.

Resultaterne af interne audits tydeliggør organisationens overholdelse af kravene og giver vejledning til korrigerende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt.

En systematisk, uafhængig og dokumenteret proces

ISO 9001 definerer intern audit som “en systematisk, uafhængig og dokumenteret proces til at indhente auditbeviser og evaluere dem objektivt for at afgøre, i hvilket omfang auditkriterierne er opfyldt.”

Virksomheder skal gennemføre interne audits med planlagte intervaller for at verificere overholdelse af deres ledelsessystemer og overensstemmelse med kravene i ISO 9001:2015.

Systematisk

Organisationer skal planlægge interne audits ved at planlægge dem med regelmæssige intervaller og allokere de nødvendige ressourcer til deres gennemførelse. Ledelsens støtte er afgørende i denne proces.

Uafhængig

Revisionen skal udføres på en upartisk måde af auditorer, som ikke selv er ansvarlige for de systemer, processer eller produkter, der revideres. De skal være fri for fordomme og interessekonflikter.

Dokumenteret

Revisionen skal dokumentere beviser for overholdelse af kravene ved hjælp af observationer, målinger, prøvninger eller på anden måde. Resultaterne af revisionen skal derefter meddeles ledelsen med anbefalinger om korrigerende foranstaltninger, om nødvendigt med anbefalinger, som skal gennemføres uden unødig forsinkelse.

Grundlæggende auditkrav

De grundlæggende krav til en intern audit fastlægges normalt af en organisations kvalitetschef og består af seks hovedtrin:

1. Planlæg, opretter, gennemfører og vedligeholder organisationens auditprogram
   Programmet bør omfatte den hyppighed, hvormed auditten skal finde sted, de metoder, der skal anvendes, og den eller de personer, der er ansvarlige for at udføre auditten. Kvalitetschefen skal også fastlægge kravene og rapporteringsmekanismerne og sikre, at resultater og anbefalinger fra tidligere audits implementeres.
2. Definer kriterierne og omfanget af auditten
   En vigtig overvejelse er at sikre ensartethed i kriterierne fra én audit, da dette letter muligheden for at vurdere fremskridt i implementeringen af anbefalinger over tid. Kriterierne bør dog også være fleksible nok til at kunne ændres efter behov, så de fortsat er relevante for organisationens mål.
3. Vælg upartiske revisorer
   Interne revisorer bør repræsentere virksomheden, men skal være upartiske og ikke være involveret i nogen af de aktiviteter, der revideres, så der ikke opstår interessekonflikter.
4. Rapportere resultaterne til ledelsen
   Resultaterne af en revision er meningsløse, hvis de kun forbliver på papiret. Interne audits udgør værdifulde datasæt, der vurderer organisationens overordnede overensstemmelse med ISO 9001 samt områder, der kræver afhjælpning. Disse skal meddeles til organisationens relevante ledelsesstrukturer, så der kan træffes de nødvendige foranstaltninger. Resultaterne af den interne audit kan også bruges som en del af organisationens kommunikationsstyring.
5. Gennemfør anbefalinger og korrigerende handlinger så hurtigt som muligt
   Disse foranstaltningers effektivitet bør derefter vurderes i efterfølgende interne audits.
6. Opbevar dokumentationen som bevis for gennemførelsen
   Dette kræver dokumentationsstyringssystemer, der sikrer, at optegnelser er let tilgængelige på de korrekte adgangsniveauer, som er nødvendige for korrigerende handlinger, intern rapportering og eksterne audits.

Fordele ved en revisionstjekliste

ISO 9001 indeholder en revisionstjekliste, som organisationer skal bruge, når de gennemfører interne revisioner.

Tjeklisten indeholder spørgsmål til vurdering af en organisations kontekst, ledelse, planlægning og kvalitetsstyringssystemer, støttestrukturer, drift, evaluering af præstationer og områder til forbedring.

Fordelene ved at bruge en tjekliste over krav til intern revision:

• Checklisterne giver en reference i planlægningen af fremtidige revisioner.
• Revisioner forløber mere gnidningsløst, når revisorerne kender de specifikke krav til revisionen, hvilket yderligere indfører konsistens og objektivitet i processen.
• Resultaterne, der er dokumenteret på tjeklisten, kan bruges som en intern kommunikationsplatform til at motivere til korrigerende foranstaltninger og forbedringer.
• Tjeklisten bliver et arkiv for resultaterne af den interne revision og udgør en del af organisationens dokumentation for kravstyring.
• En udfyldt tjekliste tjener som bevis for, at der er gennemført en intern audit, og kan gennemgås af eksterne auditorer.

En gratis version af ISO 9001:2015-tjeklisten til intern audit kan findes her.

isoTracker og ISO 9001

isoTracker tilbyder modulær, abonnementsbaseret kvalitetsstyringssoftware, der er sikker, cloud-baseret og overkommelig.

Dette omfatter audit management software, som er ideel til håndtering af ISO 9001 interne auditkrav samt overholdelse af andre ISO- og FDA-standarder.

Auditeringsmodulet kan stå alene eller integreres med et eller flere af vores andre moduler, herunder dokumentkontrol, klagehåndtering og uddannelsesstyringsmoduler.

Tilmeld dig en gratis 60-dages prøveperiode af isoTrackers kvalitetsstyringssoftware eller kontakt os for at drøfte dine behov.

Få en gratis prøveperiode nu