Minimalist Home Office Tips and Organizing

Hvis du er som mig og driver en virksomhed eller side hustle fra et hjemmekontor (eller bare arbejder eksternt nogle gange), så forstår du behovet for at have et rodfrit, minimalistisk hjemmekontormiljø.

Minimalist Home Office Tips and Organizing

Min mor sagde altid til mig, “clear space, clear mind”. Den lille guldklump har altid hængt ved mig. Jeg tror på det.

Min ven Joshua Becker har netop skrevet en ny bog, The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. I den dedikerer han et kapitel til hjemmekontoret.

Jeg tænkte, at det var et perfekt tidspunkt til at dele nogle tips om at holde et minimalistisk hjemmekontor, give dig en opdatering med dig om min hjemmekontorsituation, give mine tanker om Joshuas hjemmekontortips og dele mine handlingsplaner for at fjerne noget af det rodede kaos i mit arbejdsliv.

Vidste du det? Ifølge vores partnere hos FlexJobs:

“3,9 millioner amerikanske ansatte, eller 2,9 % af den samlede arbejdsstyrke i USA, arbejder hjemmefra mindst halvdelen af tiden, hvilket er en stigning fra 1,8 millioner i 2005 (en stigning på 115 % siden 2005).”

Der er mange af os derude, der har arbejdsrum i hjemmet. Og flere mennesker slutter sig til vores rækker hver dag. Lad os se på nogle måder (stærkt inspireret af bogen ovenfor), hvorpå vi kan rydde op i det rum og blive mere effektive.

Det definerer dit hjemmekontorområde

Dette er et vigtigt skridt, som vi ofte springer over, når vi forsøger at skabe et fredeligt hjemmekontor. Typisk kan hjemmekontoret, mere end noget andet rum, være et catch-all rum for en masse ting: kontor (forretning vs side hustle vs familie økonomi), opbevaring, klaver rum, læseværelse, ekstra legeværelse, osv.

Det er okay, at rummet er dedikeret til et par af disse ting, hvis det er et stort rum, men det kan ikke være alt dette. Sæt nogle grænser for, hvad dette rum er? Kan du flytte nogle andre aktiviteter ud af dette rum?

Bottom line: Forsøg ikke at gøre for meget i dette ene rum. Kaos vil naturligt føre til rod.

Sådan definerer jeg mit rum:

Mit hjemmekontor har haft flere forskellige versioner, men lige nu er det dedikeret til mit arbejde med dette websted (jeg har et stående skrivebord og et standardkontorbord – som jeg begge har lavet og bruger), det er der, hvor jeg håndterer nogle af vores familiefinanser, og det er der, hvor jeg tillader mine børn at øve sig på tastaturet eller lejlighedsvis spille deres foretrukne computerspil – Prodigy Math. Det vil også rumme midlertidig FinCon-relateret opbevaring fra tid til anden.

Da jeg går ind i et co-working space to eller tre dage om ugen, synes jeg, at det er okay, at mit hjemmekontor bruges til børnenes tastatur eller computerspil, mens jeg ikke er der – denne aktivitet bruger kun to ekstra ting, som nemt kan gemmes væk. Men dette rum er ikke til FinCon-opbevaring – det har jeg et egentligt opbevaringsrum til det. Så jeg bliver nødt til at sørge for, at der ikke længere sniger sig ting ind i dette rum.

Relateret: Når du har dit mål for dette rum, er det tid til at rydde op i skuffer og skabe på dit kontorbord

Når du har dit mål for dette rum, er det tid til at rydde op i skuffer og skabe. Hvis du har haft dit hjemmekontor i et stykke tid, har du sandsynligvis et par skrivebordsskuffer og arkivskabe, der har samlet et par ting.

Lad os rydde op i det. Tag alting ud af skufferne og skabene, og læg det kun tilbage, hvis du har brugt det inden for det seneste år, eller hvis du har brug for at beholde det til opbevaring af papirer. Behold kun én af hver type kontorudstyr eller -forsyning.

Læg alt andet i en bunke, som du skal sælge, donere eller smide i skraldespanden. Gammelt elektronik kan sælges på et websted som Decluttr (læs vores anmeldelse).

Så hvilke optegnelser skal du gemme? Jeg vil ikke forsøge at tage hele listen op her, men jeg vil tilføje et par vigtige punkter:

• Ge dig selv et pengeskab til de fysiske/prægede “evige genstande”: pas, testamenter, ægteskabserklæringer, livsforsikringspolicer, titler, skøder og fødselsattester. Jeg bruger dette lille, brandsikre pengeskab (fra Amazon.com), og jeg har fundet ud af, at når det begynder at blive fyldt, er jeg nødt til at smide nogle ting ud. Lille pengeskab = mindre rod.
• Behold alle skattepapirer i et arkivskab eller i en opbevaringsbakke i mindst syv år. Her er mere fra IRS om at opbevare skatteoptegnelser.
• Behold alle oprettelsesdokumenter for realkreditlån, lån, investeringer, så længe du har gælden eller investeringen.
• Lad være med at opbevare kontoudtog, regninger, kvitteringer, du kan få online. Og behold ikke noget, der bliver erstattet af en nyere version (som f.eks. en forsikringspolice).
• Til sidst skal du digitalisere så meget af dette, som du kan. Det er en god idé at tage et billede af dine “evige genstande”, som du kan gemme.

Mine skrivebordsskuffer og -skabe:

Et af mine skriveborde har skuffer og arkivskabe, og derfor er der en kombination af kontorudstyr (hæftemaskiner, kuglepenne osv.), personlige finansmapper og checkhæfter, forretningsmapper og checkhæfter samt nogle små elektroniske ledninger og tilbehør.

Jeg har også et par reoler, som begge har skabe: I den ene side opbevares pengeskabet og printeren, og i den anden side opbevares tilfældige kasser, forsyninger og FinCon-goodies.

Jeg skal tage mine gamle forretningspapirer og få en eller anden tjeneste til at scanne dem og organisere dem for mig. Jeg har også brug for at give de små elektroniske tilbehørsdele en gang til for at afgøre, hvad der ikke er blevet brugt i et stykke tid.

Endeligt har jeg brug for en skuffe, der er helt tom, så jeg kan tage alt fra skrivebordet sidst på dagen og gemme det væk uden for rækkevidde. Jeg vil gerne have et rent skrivebord ved slutningen af hver dag.

Relateret: 6 økonomiske fordele ved at arbejde hjemmefra

Ingen ekstra indretning på skærmen: Bøger, eksamensbeviser og ekstra møbler

Nu, hvor alt bag kulisserne er organiseret, kan vi tage et andet kig på, hvad der er frit tilgængeligt. Har du for mange ting på væggene, på hylderne eller bare på gulvet i dit kontor?

Husk, at du ovenfor forpligtede dig til at gøre dette virkelig til et hjemmekontor.

• Lad os starte med at trække alle de møbler ud, der ikke passer ind. Find et andet sted i huset til dem, eller smid dem ud.
• Dernæst skal du tage fat på væggene. I sin bog henviser Joshua til en “ego-væg” med eksamensbeviser og priser. Fjern alt, hvad der hænger på væggen, “som er mere distraherende end nyttigt”.
• Til sidst skal du trække alle bøgerne ud, og du skal ikke lægge dem tilbage, medmindre du er i gang med at læse dem, du skal snart læse dem, eller bogen har sentimental værdi. Overvej også at skifte til digital her. Jeg bruger Audible til al min “læsning” i disse dage og finder det langt mere produktivt at lytte på farten og i en hastighed, der passer mig.

Min indretning og møbler:

Jeg er skyldig i “ego-væggen”. Selv om jeg er stolt af min uddannelse, og det er bestemt rart at blive belønnet for sin succes, føles disse ting lidt forældede og ikke så ambitiøse eller meningsfulde som noget friskt og enkelt.

Jeg har også et par musikinstrumenter i rummet, som mere er dekoration på dette tidspunkt. Jeg er nødt til at finde et andet sted til dem eller skille mig af med dem. Jeg klarer mig ret godt med mine bøger og holder dem trimmet ned til kun én hylde på min bogreol.

Jeg tror, det er på tide, at diplomerne og trofæerne kommer ned. Jeg overvejer musikinstrumenterne. Jeg tror, at guitaren kunne hænges op på væggen, og jeg ville være mere tilbøjelig til at tage den op og trykke på den. Trommen skal flyttes til mit skab eller doneres.

Forpligt dig til et rent skrivebord

Hvis du er som mig, har et rent skrivebord sandsynligvis den største indvirkning på din følelse af følelsesmæssig velvære i arbejdsmiljøet. Der er ikke noget bedre end at gå ind på min arbejdsplads og finde et sprødt, rent og ryddeligt skrivebord uden rod, så jeg kan komme i gang med dagens arbejde. Dette sker ikke naturligt, så du er nødt til at forpligte dig til det.

Din skrivebord er til de ting, du arbejder på i øjeblikket. Ikke andet. Du skal ikke gemme ting på dit skrivebord, som kunne/burde være et andet sted. Det er derfor, at nr. 2 ovenfor er så vigtigt. Lad en skrivebordsskuffe være tom nok, så den altid er tilgængelig til at opbevare dine almindeligt roterende skrivebordsgenstande.

Min skrivebordssituation:

Det er ikke ualmindeligt, at mit skrivebord bliver overfyldt med post, ting, der er taget med hjem fra rejser, visitkort, snacks, huer, handsker, tilbehør, klistermærker og nipsgenstande. Jeg har en tendens til at genoverveje min skrivebordsrengøringsproces med et par ugers mellemrum.

En ting, der har hjulpet mig en smule, har været at have én bin på skrivebordet og forpligte mig til at opbevare alt der. En anden ting, der har hjulpet, er at købe dette skærmstativ fra Amazon, der giver mig plads under min skærm til at opbevare mit tastatur og min mus i slutningen af dagen.

Jeg vil forsøge at finde plads i mine skrivebordsskuffer til at flytte denne papirkurv med papirer. På den måde er det eneste, der ligger øverst på skrivebordet, lige præcis det, jeg arbejder på lige nu. Hvis der ikke er noget der, så tror jeg, at jeg er mindre tilbøjelig til at smide nipsgenstande eller kort eller andre tilfældige ting på skrivebordet løbende.

Håndter indkommende papir

Hjemmekontoret har en tendens til at samle en masse papir, så du er nødt til at skabe systemer, der giver dig mulighed for at sortere dette papirarbejde hurtigt og effektivt.

• Først skal du fravælge så meget junk mail og så mange kontoudtog, som du kan. Besøg din bank for at tackle opgørelserne, og besøg FTC for at få oplysninger om, hvordan du stopper alle opfordringerne. Du behøver ikke at få disse ting!
• For det andet skal du anskaffe dig en genbrugsspand eller makulator og placere den ved siden af dit skrivebord. Efter min mening er dette en acceptabel genstand at have ude, fordi det skaber hurtig handling. Så snart posten kommer ind, sorterer du det hele, og så smider du skrammel og åbnede kuverter i genbrugsspanden. Færdig!
• Hvis det er et kontoudtog eller en regning eller andre vigtige økonomiske optegnelser, skal du arkivere dem på det rette sted. Ni ud af ti gange plejer jeg bare at tage et billede af posten og sende papirversionen til genbrug alligevel. Jeg kan som regel håndtere det digitalt.

Sådan håndterer jeg papir:

Jeg har en tendens til at lade papiret hobe sig op i min skraldespand og gennemgår det hele som regel hver uge eller hver anden uge. Når jeg gør det dagligt i stedet for ugentligt, synes jeg naturligvis, at jeg er bedre til at holde rodet i skak.

Sådan som med at fravælge post, gjorde jeg det selv for flere år siden, og det har fungeret godt. Jeg får primært ting fra firmaer jeg kender. Fru PT har dog ikke meldt sig ud endnu, og derfor får hun stadig et væld af tilbud takket være hendes upåklagelige kreditværdighed.

Jeg vil opfordre fru PT til at melde sig ud. Hvad angår det indkommende papir, bør en ugentlig rutine være god for nu, så længe den skraldespand går i skuffen.

Sluttanker om det minimalistiske hjemmekontor

Håbentlig vil det at tage nogle af disse skridt føre til et lykkeligere og sundere arbejdsliv for dig og din familie.

Hjemmekontoret kan være et særligt sted, hvor vigtigt, livsændrende arbejde bliver udført. Så lad være med at forsømme det, når du forsøger at skabe en minimal livsstil.

Jeg vil slutte med et citat fra Joshuas bog, som jeg fandt særligt nyttigt for os side-hustlers:

“Med et minimeret hjemmekontor kan du få – og forblive – på toppen af det arbejde, du laver der. Og her er sagen: Når du er på toppen af det, kan du se mere … og begynde at tage skridt til at opnå mere. Måske kan du, efter at du er gået ind på dit hjemmekontor en lørdag morgen og har indset, at du har fået helt styr på dine kontoropgaver, planlægge, hvordan du kan starte den deltidsvirksomhed, du har tænkt på.”

The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life er tilgængelig på Amazom. Den dækker dig til at rydde op i hele dit hjem, ikke kun på kontoret.

Og som Joshua altid ynder at dele, kan du simpelthen reservere den gratis på dit lokale bibliotek, hvis du ikke vil købe endnu en bog. Du kan lære mere om Joshua ved at lytte til denne podcast episode, som jeg lavede med ham.

Hvad er dine tips til at holde et rodfrit hjemmekontor?