Er du utilpas med det juridiske sprog, der er indeholdt i en lejekontrakt for en kopimaskine? Hvis du ikke er advokat eller ikke har erfaring med at sikre en kopimaskine til din virksomhed, kan en leasingaftale for en kopimaskine på kontoret være et skræmmende dokument.

Lad os se på nogle af de udfordringer, du står over for, når du kigger på en leasingaftale for en kopimaskine.

Navigere i en leasingaftale for en kopimaskine uden at synke

Mange virksomheder indgår en leasingaftale for en kopimaskine for at undgå at skulle betale tusindvis af dollars på forhånd for at købe en multifunktionskopimaskine i den høje ende. Ved at underskrive en leasingaftale for en kopimaskine betaler du et månedligt eller kvartalsvis gebyr for din kopimaskine i løbet af leasingperioden, som normalt er tre til fem år.

Relateret artikel: Leje, køb eller leasing af din kopimaskine? Sådan beslutter du dig

Når du indhenter tilbud fra kopimaskine-leasingfirmaer, er det afgørende, at du kender dine kopimaskinebehov. Start med en behovsvurdering, så du ikke falder for et højtrykstilbud, der giver dig mere kopimaskine, end du har brug for, og en dyr månedlig leasingregning. Du kan undgå overdreven leasing af kopimaskiner ved at vurdere nøjagtigt, hvor mange kopier du laver om måneden. Hvis du laver 20.000 kopier om måneden, skal du ikke lease en maskine, der kan producere 200.000 kopier om måneden. Du skal ikke betale for en mængde, du ikke har brug for. Det samme gælder for andre funktioner: Tal med dine kolleger for at finde ud af, hvilke kopimaskinefunktioner de har brug for.

Du skal ikke gå ind i blinde: Forstå leasingvilkårene, før du mødes med kopimaskinleasingfirmaer

Forstå leasingvilkårene er afgørende for at sikre en fair leasingaftale for kopimaskiner. Ved at forstå vilkårene for en leasingaftale for kopimaskiner er du bedre forberedt til at sammenligne leasingpriserne for kopimaskiner, og hvad kopimaskine-leasingfirmaerne giver dig for dit månedlige gebyr. I denne blog forklarer vi nogle grundlæggende vilkår for leasingaftaler for kopimaskiner, som du skal forstå.

For et mere dybdegående kig på processen for leasingaftaler for kopimaskiner kan du læse vores gratis vejledning: Nybegynderens guide til leasing af en kontorkopimaskine.

Leverandør. Selv om du får en kopimaskine gennem et kopimaskine-leasingfirma, som Superior Office Systems, finansierer du leasingkontrakten gennem en bank eller et andet låneinstitut. Ligesom når du leaser en bil, vælger din forhandler långiveren, der i kontraktvilkårene kaldes leasinggiveren, ud fra, hvem der tilbyder gunstige rentesatser, og som højst sandsynligt vil godkende din kredit.

Leasingperiode. Dette er den periode, du har aftalt at bruge og betale for kopimaskinen. Leasingkontrakter kan strække sig fra 24 til 60 måneder, men er normalt tre til fem år. Længere leasingaftaler betyder lavere månedlige afdrag, men er samlet set dyrere. Hvis du forventer et stort forbrug, er det ikke sikkert, at du ønsker en 5-årig periode, fordi din maskine måske ikke er mindst så lang tid. Din forhandler bør rådgive dig om leasingperioden baseret på volumen og udstyrets type og mærke.

Betalinger. Dine betalinger vil være baseret på maskinens værdi divideret med det antal betalinger, der er planlagt over leasingperioden, plus renter.

Rabatter. Ofte tilbyder kopimaskineproducenter kampagner for at gøre deres kopimaskine-leasingaftale mere attraktiv end konkurrenternes. Din forhandler bør gøre dig opmærksom på eventuelle rabatprogrammer.

Faktisk markedsværdi. Det er ikke ualmindeligt at underskrive en leasingaftale for kopimaskiner, der giver dig mulighed for at købe kopimaskinen ved leasingaftalens udløb. Virksomheder vælger typisk at købe en kopimaskine ved afslutningen af en leasingaftale med kortere løbetid, fordi det er mere sandsynligt, at kopimaskinen har en vis levetid og ikke er nået et stadium af upålidelighed. Købsprisen, som fastsættes af banken, ligger normalt mellem 25 og 30 procent af den oprindelige pris for maskinen.

Garanti. I din aftale vil det sandsynligvis fremgå, at leasingaftalen ikke indeholder en garanti på udstyret. Heldigt for dig, at dette ikke nødvendigvis betyder, at dit udstyr ikke har garantidækning. Det skyldes, at garantien sandsynligvis er inkluderet i din servicekontrakt fra din kopimaskineforhandler snarere end fra pengeinstituttet.

Relateret artikel:

Interim leje: 3 tips til at vælge de rigtige serviceaftaler for kopimaskiner

Interim leje. Långivere overholder faktureringscyklusser, som vil indeholde specifikke forfaldsdatoer for betaling som f.eks. den 1. eller 15. i måneden. Hvis dit udstyr ankommer før den første faktureringscyklus, kan du blive opkrævet en foreløbig lejebetaling for at dække den tid, du har haft kopimaskinen før kontraktens fastsatte startdato.

Tricky business – Giv disse klausuler en pause.

Automatisk fornyelse. Automatiske kontraktforlængelser er ikke usædvanlige i en leasingaftale for kopimaskiner og er et mareridt for leasingtageren. Når din leasingaftale nærmer sig sin udløbsdato, er du forpligtet til at underrette finansieringsselskabet om din hensigt om at returnere udstyret.

Hvis du ikke sender långiveren et brev om din hensigt om at returnere maskinen inden for den angivne tidsramme, der er indeholdt i din leasingaftale for kopimaskiner, kan du blive udsat for en automatisk 12-måneders fornyelse. Fornyelsen betyder et år mere af betalinger for en kopimaskine, som du måske ikke længere ønsker. Hvis din serviceaftale og leasingkontrakt er kombineret, skal du også betale for service. Det er tilrådeligt at have en servicekontrakt adskilt fra din leasingkontrakt. Sørg for at sætte en advarsel op i din elektroniske kalender om udløbsdatoen, og tag affære!

1$ Mulighed for opkøb. Som tidligere nævnt tillader långivere nogle gange, at du kan købe kopimaskinen for 1 $ ved leasingaftalens udløb. Buyout-muligheden kan lyde som en attraktiv mulighed i din leasingaftale for kopimaskinen, men det kan koste dig flere penge på dine månedlige leasingbetalinger. Det kan være mere fornuftigt at acceptere mindre betalinger og beslutte ved slutningen af leasingkontrakten, om du vil købe kopimaskinen. Hvis du beslutter dig ved leasingperiodens udløb, har du den fordel, at du kender kopimaskinens tilstand, og at du ved, om dine kopieringsbehov har ændret sig.

Forsikringspålæg. Tjek din leasingaftale for kopimaskine for eventuelle forsikringstillæg. Nogle långivere kræver, at dit leasede udstyr har forsikringsbeskyttelse. Du kan muligvis undgå et forsikringstillæg, hvis du kan dokumentere over for långiveren, at din kontorforsikring dækker kopimaskiner.

Smidig med beregninger & forsendelse

Mange leasingselskaber giver dig mulighed for at tilføje kopimaskiner til en leasingkontrakt og genberegne leasingkontrakten på baggrund af det ekstra udstyr. Se omhyggeligt på tallene for skjulte prisstigninger og for at sikre dig, at du ikke betaler mere end udstyrets værdi.

Sørg for at undersøge din leasingaftale for kopimaskiner med hensyn til forsendelsesbetingelser. Det er ikke usædvanligt, at leasingtageren er ansvarlig for at betale forsendelsesregningen, som kan overstige 500 dollars, når leasingkontrakten udløber.

Vælg din leverandør omhyggeligt for at undgå dyre overraskelser

Her er det vigtigste: Er din leverandør hjælpsom ved at forklare leasingbetingelserne, så du ved, hvad du underskriver? Har de din ryg ved at sørge for, at du ikke hænger fast i lejebetingelser, der ikke er i din bedste interesse? Hos SOS tror vi på gennemsigtighed og integritet. Vi er altid glade for at rådgive dig om lejevilkår; du er velkommen til at kontakte os med dine spørgsmål.