Hvad er en omkostningsafvigelse?

En omkostningsafvigelse er forskellen mellem de faktisk afholdte omkostninger og de budgetterede eller planlagte omkostninger, som skulle have været afholdt. Omkostningsafvigelser spores oftest for udgiftsposter, men kan også spores på job- eller projektniveau, så længe der er et budget eller en standard, som den kan beregnes i forhold til. Disse afvigelser udgør en standarddel af mange ledelsesrapporteringssystemer. Nogle omkostningsafvigelser er formaliseret i standardberegninger. Nedenstående er eksempler på afvigelser i forbindelse med specifikke omkostningstyper:

• Afvigelse på direkte materialepriser

• Afvigelse på faste overheadudgifter

• Afvigelse på arbejdskraftsatser

• Afvigelse på indkøbspriser. varians

• Variable overheadudgifter varians

Der er tale om en ugunstig varians, når de faktiske omkostninger er større end det budgetterede beløb. Der er en gunstig afvigelse, når de faktisk afholdte omkostninger er lavere end det budgetterede beløb. Om en afvigelse ender med at være positiv eller negativ skyldes til dels den omhu, hvormed det oprindelige budget blev sammensat. Hvis der ikke er noget rimeligt grundlag for en budgetteret omkostning, kan den resulterende afvigelse være irrelevant set fra et ledelsesperspektiv.

Kostafvigelser følges normalt op, undersøges og rapporteres af en omkostningsrevisor. Denne person bestemmer årsagen til, at en afvigelse er opstået, og rapporterer resultaterne til ledelsen, eventuelt sammen med en anbefaling om at ændre driften for at reducere størrelsen af afvigelsen (hvis den er ugunstig) i fremtiden.

Det er ikke altid nyttigt at begrave ledelsen med en analyse af alle mulige omkostningsafvigelser. I stedet bør omkostningsrevisoren afgøre, hvilke afvigelser der er store nok til at være deres opmærksomhed værd, eller om der skal træffes nogle foranstaltninger for at forbedre situationen. Derfor bør en rapport om omkostningsafvigelser kun omfatte nogle få poster hver måned, helst med anbefalede foranstaltninger, der skal træffes.

Det er ikke alle ugunstige afvigelser, der er dårlige. Hvis man bruger flere penge på et område, kan det skabe en gunstig afvigelse et andet sted. Det kan f.eks. være nødvendigt at bruge dobbelt så meget på forebyggende vedligeholdelse for at undgå en meget større samlet udgift i forbindelse med hyppigere udskiftning af anlægsaktiver. Derfor er det nogle gange bedre at gennemgå omkostningsafvigelser fra niveauet for en hel afdeling, facilitet eller produktlinje i stedet for på et mere detaljeret niveau. Dette højere analyseniveau giver lederne plads til at allokere midlerne på en måde, der har til formål at forbedre den samlede indtjening.

Relaterede kurser

Grundlæggende principper for omkostningsregnskab