Det bærbare dokumentformat (PDF) er standardformatet for online “elektronisk” offentliggørelse af dokumenter. PDF giver udgiveren mulighed for at sikre, at et dokument ser lige så godt ud online som i trykt form. PDF’er er unikke i deres “cross-platform” anvendelighed, og hvis de er konstrueret og tagget korrekt, vil de se ens ud på forskellige systemer uden at skulle installere specialiserede skrifttyper eller være afhængige af underliggende styresystempakker. Korrekt tagging af dokumentets visuelle og strukturelle komponenter sikrer også, at dokumentet bliver tilgængeligt, hvilket betyder, at hjælpeteknologier (dvs. skærmlæsere som JAWS osv.) giver de samme oplysninger til synshandicappede læsere som til seende læsere.

Det primære krav til et tilgængeligt og derfor kompatibelt PDF-dokument er, at tagstrukturen fuldt ud repræsenterer de visuelle oplysninger, der leveres af selve dokumentet. Processen til at bestemme dette kræver, at afhjælperen gennemgår hver side i dokumentet for at sikre, at den er i overensstemmelse med alle tilgængelighedskravene, og ændrer sidens tagstruktur, når det er nødvendigt for at sikre overensstemmelse.

Hjælpningen udføres på globalt niveau (dokumentniveau) og ved gennemgang af hver enkelt side i dokumentet. Arbejdsgangen er ligetil, og efter afslutningen tester afhjælperen dokumentets overensstemmelse ved hjælp af automatiske checkere, såsom Adobe Acrobat “Full 508” check, PAC, Common Look osv., samt en manuel gennemgangsproces, både visuelt og ved hjælp af en skærmlæser. Det afhjulpede dokument og afhjælpningsrapporterne leveres til kunden sammen med noter om det udførte arbejde.

De specifikke kunders krav til tilgængelighed/overensstemmelse er forskellige, da der ikke findes noget juridisk bindende sæt af PDF-tilgængelighedskrav, der i øjeblikket er defineret af U.S. Access Board. Kunderne har et vist spillerum med hensyn til den måde, de vælger at udvikle PDF-dokumenter på, så de er i overensstemmelse med kravene i Section 508. F.eks. har HHS en omfattende tjekliste for de dokumenter, som de har indgået kontrakt med, men hvis et punkt på HHS’s tjekliste ikke er overholdt, betyder det ikke, at dokumentet ikke er i overensstemmelse med kravene (dvs. at forordningen er bred og ikke kommer ind på detaljer som URL-formater). På den anden side er ethvert dokument, der opfylder alle kravene på HHS’s tjekliste, helt sikkert i overensstemmelse.

PDF/UA blev udviklet for at skabe mere specifikke standarder for tilgængelighed. “UA” står for Universal Accessibility (universel tilgængelighed); PDF/UA-betegnelsen certificerer, at dokumenterne er i overensstemmelse med ISO-standard 14289, den nye internationale standard for tilgængelige PDF-filer. Den 18. februar 2015 offentliggjorde det amerikanske Access Board sit forslag til regler for den amerikanske føderale politik vedrørende Section 508 og identificerer PDF/UA som svarende til WCAG 2.0 for “passende indhold”.

Målet er tilgængelighed for alle; 30 millioner amerikanere har et eller andet handicap, så dokumenter, der er tilgængelige, er ikke blot “lovlige”, men er mere værdifulde, fordi de giver universel adgang. Korrekt afhjælpning er nøglen til tilgængelighed.