Hvad skal du gøre, når dine bryllupsgæster ikke RSVP

Hvorvidt du bruger digitale RSVP’er eller den traditionelle papir alternativ, et gennemgående tema af begivenhedsplanlægningsprocessen at skulle minde bryllupsgæster til RSVP som du venter (i kvaler!) for de sidste par manglende RSVP’er. Selv om ingen ønsker at blive generet om en begivenhed, der højst sandsynligt ligger langt ude i fremtiden i nogens arbejds- og sociale kalender, ved vi også, at intet er mere irriterende end at blive plaget af din caterer, festsal, DJ osv. om, hvor mange gæster du kan forvente – især når du hellere bare vil glæde dig til lejligheden. Det hjælper altid, hvis du har en idé om, hvad du kan forvente med hensyn til den gennemsnitlige tidslinje for svar på et bryllupsbesøg, så du ved, hvor lang tid du skal give dine gæster til at svare på dit svar.

Så hvad er den rigtige og den forkerte måde at gå til at minde dine fraværende bryllupsgæster om at RSVP (det være sig gamle slægtninge, der ikke er vant til den nymodens online RSVP-trend, din onkel Vern, der stadig hænger fast i 60’erne, eller din frisindede collegekammerat, der altid har haft problemer med de snævre grænser for rum og tid)? Selv om vi vil opfordre dig til at holde dig tilbage, når du først minder disse gæster om, at du gerne vil vide, om du skal planlægge at se dem, er der et par høflige og gennemprøvede metoder, du kan bruge, når du forsøger at få de udestående RSVP’er ind. Her er et par enkle trin til at minde bryllupsgæster om at RSVP, der vil få dig de manglende svar, du har brug for, mens du stadig kan nyde selskabet af de nævnte fraværende venner og familie på din bryllupsdag:

Stræk 1: Gå i offensiven

Hvor dine invitationer overhovedet sendes ud, skal du sørge for at bruge din invitation og RSVP-formulering til din fordel. Tilbageholdenhed er dagens nøgleord, når du forsøger at få de oplysninger, du har brug for, samtidig med at du undgår at såre nogens følelser. En høflig men klar påmindelse på selve RSVP-formularen er altid et godt bud på at få dine gæster i gang før end senere – “Svar venligst inden XX dato, så Hubby og jeg kan glæde os til at se dig til vores bryllup!” I siger i virkeligheden: “I aner ikke, hvor mange ting vi har brug for at få organiseret fra nu og til da – og det er vores bryllup!”, men i stedet er I søde ved det. Se? Alle er gladere på denne måde. Hvis du har valgt at bruge en online event management platform (som RSVPify) til at hjælpe med at administrere dit arrangement, har du måske mulighed for nemt at sende påmindelser pr. e-mail til gæster, der ikke har svaret.

Stræk 2: Den “blide opfordring”

Er det ved at være tæt på RSVP-grænsen? Lidt over din deadline? Alle er menneskelige, og chancerne er, at dine fremragende gæster bare har brug for et lille skub for at minde dem om at sende deres RSVP. Afhængigt af hvem gæsten er, kan du starte med en hurtig påmindelse via sms, e-mail eller sociale medier. Mange online værktøjer til styring af gæstelister har faktisk mulighed for at sende automatiske påmindelsesmails for at minde gæsterne om at besvare invitationen, selv hvis du oprindeligt sendte traditionelle papirinvitationer. Hvis det er en ven eller slægtning til brudens eller gommens forældre, kan du lade dine forældreenheder gøre det “beskidte arbejde” med en hurtig besked eller et telefonopkald. Er du en ven af bruden eller gommen? Du behøver ikke at virke påtrængende. Et simpelt “Hej Veronica, jeg ville bare sikre mig, at du har modtaget vores invitation (vi har erfaret, at et par ikke nåede det…) og ville høre, om du har mulighed for at komme til vores særlige dag!?” Selvfølgelig, måske er alle dine invitationer nået frem. Men en lille hvid løgn kan hjælpe med at tage og kant af.

Strin 3: Den endelige henvendelse

Den store dag er et par uger ude. Det er tid til at færdiggøre dine tal, sikre dig, at alle dine ænder er i en række, og give cateringfirmaerne det vigtige hovedtal. På dette tidspunkt er du nødt til at sætte lidt skub i dit spil. Forlad dig ikke kun på sociale medier eller e-mail – giv dine manglende gæster en runde opfølgende opkald, hvis der er gået et stykke tid – Du har sikkert besluttet at bruge online RSVPs, fordi du ikke ønsker at stole på de gammeldags metoder til at organisere et bryllup. Men mellem generel glemsomhed og den mulige indlæringskurve for nye digitale RSVP-tjenester og andre online bryllupsapps er det nok en god idé at tjekke ind via telefon med de gæster, som du stadig venter på et svar på. Masker det som en simpel helloopringning med en høflig påmindelse: “Forresten, Hubby og jeg ville blive så glade for at se dig til brylluppet – tror du, du kan komme?”. Selvfølgelig er det, du i virkeligheden siger: “Er det et %*&#% ja eller nej?!”, men se, du kan stadig være høflig omkring det.

Du hører måske aldrig; Keep Calm, Carry On

Når det kommer til stykket, er der ingen grund til at gøre dig selv mere stresset før den særlige dag – På trods af dine bedste anstrengelser for at minde bryllupsgæsterne om at besvare dit svar, hører du måske aldrig fra nogle gæster. Ofte vil du senere få at vide, at de gik igennem en hård tid eller bare havde samlet op og flyttet til Bali på et indfald. Uanset hvad, er det ikke værd at bekymre sig et sekund mere om.

Selv hvis du aldrig hører fra dem, er der stadig en chance for, at en gæst eller en fest kan beslutte sig for at komme uanmeldt. Planlæg et par uventede gæster, som af en eller anden grund ikke kom med på din RSVP-liste. Du er helt sikkert berettiget til at ville lade nogen vide, at det er en ubetænksom gestus bare at “dukke op” – men hvorfor ikke gemme det til en middag og et grin senere i stedet for under receptionen?

Husk at nyde din store dag

Du skal giftes! Hvis du ikke gør andet, så husk at nyde din store dag. De små ting, der måske engang har virket som en stor ting, vil hurtigt blive glemt. Du vil måske bemærke, at der er noget galt, men dine gæster vil aldrig opdage forskellen og vil nyde at fejre sammen med dig på samme måde.