Det er ikke nogen hemmelighed, hvor produktiv du kan blive, når du mestrer kunsten at organisere din planlægger. Helt ærligt, en planlægger er det ultimative værktøj til tidsstyring, motivation og organisering af din kalender. Der er utallige fordele ved at bruge en planlægger, og når du først har skabt dit eget personlige planlægningssystem, vil du begynde at se resultater med det samme.

En personlig planlægger er en måde at indeholde alt i dit liv på ét givet sted. Den er hjemsted for dine mange kalendere, opgavelister, projektideer, budget, træningsplaner, mål, gaveideer, indkøbslister og så meget mere. I dag vil jeg give dig mine bedste tips til planlæggerorganisering. Jeg bruger løbende disse tips i hele mit planlægningssystem og ser nogle store forbedringer i min tidsstyring og mit arbejdstempo hver måned. Men nøglen til min succes er, at jeg skifter op på, hvordan jeg bruger mit system med jævne mellemrum. Så jeg udfordrer dig til at vælge dine yndlingstips og vende tilbage til dette indlæg senere for at finde nye tips, når din planlægning bliver kedelig eller overflødig.

Dette indlæg kan indeholde affilierede links. Læs min oplysningspolitik for flere oplysninger.

Fordele ved at bruge en planlægger

Der er utallige fordele ved at bruge en planlægger. Alle er afgørende for at få succes i livet!

1. Øget organisation: Det er indlysende, at brugen af en planlægger vil øge din livsorganisation. Du har mulighed for at opbevare alt (herunder dine aftaler, deadlines, opgaver og meget mere) på ét centralt sted, som er let tilgængeligt.
3. Øget produktivitet: Planlæg dine opgavelister og travle dage med lethed ved hjælp af en planlægger.
5. Reduceret stress: Planlægning er en fantastisk måde at reducere stress og angst på. Når du skriver alt ned, begynder dit sind at bekymre sig mindre og fokusere på de ting, der er vigtigst i livet.
6. Få perspektiv: Når du har en planlægger, er det nemt at forstå, hvad du alt sammen har på din tallerken, og om eller hvornår det er tid til at mindske dit ansvar og sige nej.
8. Øget motivation: Det er nemt at oprette og planlægge dine nuværende og fremtidige mål i din planner. Par disse med nogle fantastiske belønninger, følg dine fremskridt, og opnå motivation!
9. Mindre skærmtid: Hvis du holder en papirplanlægger, vil du reducere mængden af tid foran en skærm, hvilket hjælper dig med at holde fokus på din opgaveliste og mindske de distraktioner, der hele tiden dukker op på din telefon.
10. Tilføj noget sjov til dit liv: Hvis du har en planlægger, kan du få de vanskelige, stressende eller banale opgaver til at virke lidt sjovere.
11. Få mere arbejde gjort på kortere tid: Hvis du bruger en planlægger til at prioritere dine lister, bliver det nemt at identificere, hvad der er vigtigere, og hvornår du kan arbejde på hver opgave!
12. Gå aldrig mere glip af en deadline: Når du har hele din kalender samlet ét sted, kan du nemt holde styr på alle tidsfrister!
14. Husk de gode tider: At have en planlægger er også en god måde at bevare minderne på. I fremtiden kan du kigge tilbage på dine tidligere planlægersider og huske alle dine gode minder!
    Relateret: 24 fantastiske stresshåndteringsteknikker, der skal prøves lige nu!

Top tips og ideer til planlægningsorganisation

Så hvordan bruger man en planlægger… spørger du måske? Her er mine bedste tips til planlæggerorganisation, som jeg personligt bruger i dag for at bevare min fornuft og skyrocket min produktivitet ved hjælp af min personlige planlægger.

Skemalægge deadlines, begivenheder, & aftaler

Sørg altid for at skrive ned og planlægge alle dine deadlines, begivenheder og aftaler. Udnyt de månedlige og ugentlige kalendere til at tilføje dine datoer samt påmindelser (f.eks. hvornår du skal begynde at arbejde på et projekt eller læse til en eksamen).

Relateret: Organiser dit liv med den eneste planlægger til udskrivning til studerende, som du nogensinde får brug for i skolen

Opret opgavelister

Dedikér et specifikt rum i din planlægger til dine gøremål. Når du så får en ny opgave, skal du sørge for at skrive den ned i denne sektion! Det er nøglen her! Når du gør dette, sikrer du, at alle dine opgaver er ét sted, der er let at finde, og ikke spredt rundt omkring i dit liv.

Prioriter dine opgavelister

Lad os tage dine opgavelister et skridt videre ved at prioritere dem. Det kan simpelthen bare være små tal eller symboler, som du skriver ved siden af selve opgaven eller fremhæver dem, der skal gennemføres først. En af de bedste måder at gøre dette på er at kategorisere hver enkelt opgave i fire kategorier: vigtig og presserende (gør det nu/meget snart), ikke vigtig, men presserende (uddelegér den eller gør det som det andet), vigtig og ikke presserende (gør det tredje), ikke vigtig og ikke presserende (slet eller gør det fjerde).

Relateret: Oplev 17 overraskende måder at undgå udbrændthed på college

Kategoriser dine opgaver

Kategorisering af din opgaveliste er en god måde at få en bedre forståelse af, hvad du virkelig har brug for at opnå. Personligt fungerer jeg bedst ved at kategorisere mine opgaver efter område i mit liv. Mine nuværende kategorier omfatter: familie/ eventyr, hus/hjem, personlig udvikling, sundhed, arbejde/forretning, skole (og hver klasse er adskilt) og karriere/finans. Jeg har en individuel opgaveliste på separate sider for hver af disse kategorier og i prioriteret rækkefølge. På den måde kan jeg nemt bladre i mine opgavesider for at vide, hvad der skal gøres næste gang.

Søger du efter en ny planlægger? Tjek min elevplanlægger til udskrivning i dag!

Føj tidstildelinger til hver (større) opgave

Det kan være utroligt skræmmende at se på en gigantisk liste med gøremål. En måde at overvinde dette på er at tilføje tidstildelinger til hver enkelt opgave. Det gør jeg ved at tilføje en farvet prik før hver opgave, hvor hver farve repræsenterer, hvor meget tid jeg tror, at hver opgave kan tage. I første omgang troede jeg, at det var overkill, men det har faktisk vist sig at være ganske nyttigt, når jeg har virkelig travlt (f.eks. i eksamensugen). På denne måde kan jeg, hvis jeg ved, at jeg kun har en time til at få noget gjort, hurtigt scanne min opgaveliste og vælge en opgave, der varer en time, eller få en masse mindre opgaver udført. Det giver dig også et perspektiv på, hvor meget du virkelig har brug for at få gjort, og hvor lang tid du har brug for til at udføre dine opgaver.

Farveopgaver (ved hjælp af overstregningstusser):

• Rosa: 2 eller flere timer
• Orange: 2 eller flere timer
• Orange: 1-2 timer
• Gul: 40-60 minutter
• Grøn: 20-40 minutter
• Blå: 10-20 minutter
• Lilla: Mindre end 10 minutter

Sørg for, at hver opgave begynder med et VERB

Sørg for, at hver af dine opgaver er handlingsanvisende. Dette er lidt af et fykologisk trick, som du kan bruge på dig selv for at gøre det lettere at få dine opgaver udført. Lad os se på et eksempel. I stedet for at sige “Molekylærbiologisk essay” skal du skrive “Skriv molekylærbiologisk essay”. Kan du se forskellen?

At sørge for, at din opgaveliste begynder med et VERB, er en af 17 gode måder at sikre maksimal produktivitet med din planlægger!Click To Tweet

Gør dine opgaver specifikke og små(ere)

Ud over at tilføje et verbum foran dine opgaver, skal du sørge for, at de er specifikke og små nok til, at du nemt kan få opgaven ned på et enkelt møde. Lad os f.eks. bruge eksemplet fra ovenfor. Gå lidt længere end blot at sige “Skriv et molekylærbiologisk essay” og tilføj “Undersøg emnet for det molekylærbiologiske essay”, “Udarbejd en bibliografi”, “Opret en oversigt over det molekylærbiologiske essay”, “Skriv et molekylærbiologisk råudkast”, “Rediger og revider det molekylærbiologiske råudkast til den endelige version” og “Aflever det molekylærbiologiske råudkast via e-mail”.”

Jeg ved godt, at det kan virke skræmmende og kedeligt at skrive disse opgaver ud, men de skaber handlingsorienterede punkter, der er langt mere realistiske at gennemføre end bare at sætte sig ned og skrive et helt essay på én gang!

Farvekod dine opgaver, deadlines, begivenheder og meget mere

Farvekodning er en af de bedste måder at organisere dine opgaver, deadlines og begivenheder på. Du kan bruge en anden farve pr. klasse, pr. kategori (som i trin 4) eller pr. familiemedlem. Når du har valgt dine farver, skal du sørge for at oprette en farvenøgle og holde dig til disse farver i hele dit planlægningssystem!

Tip: Hvis du løber tør for farver eller forsøger at oprette underkategorier, kan du bruge en kuglepen som hovedfarve og bruge overstregningstuscher som dine underkategorier! For eksempel er min skolekategorifarve blå, mens hver af mine klasser har deres egen specifikke farve. Så i min planlægger, hvis jeg har en deadline for, lad os sige differentialligninger (lilla), ville jeg skrive “takehome test due” med blå og fremhæve det med lilla.

Skab tid til at planlægge

Hæv hver dag “planlæg i morgen” til din opgaveliste. I løbet af denne tid skal du sørge for at tilføje alle opgaver, der er dukket op i løbet af dagen, til dine opgavelister og gennemgå, hvad der skal gøres i morgen.

At lave en lille liste over alt det, du skal lave i din planlægger hver dag, er en nem måde at gøre din daglige planlægning hurtig og smertefri på. Et eksempel på en daglig planlægningsliste kan omfatte: Afkryds alle afsluttede opgaver, flyt eventuelle ufærdige opgaver til en anden dag, tjek morgendagens tidsplan, opret en realistisk opgaveliste og tidsplan for i morgen, og tjek ind på eventuelle aktuelle trackere (træning, måltidsdagbog, checkregister, hukommelseskalender osv.).

Så skal du en gang om ugen foretage en ugentlig gennemgang. Jeg kan varmt anbefale at følge David Allens GTD Weekly Review Process (fra hans bog Getting Things Done, en fantastisk produktivitetsbog!). Under din ugentlige gennemgang skal du sørge for altid at:

1. Get Clear: Saml alle dine løse papirer, og noter alle opgaver eller vigtige ting, du kan komme i tanke om.
2. Get Current: Gennemgå din opgaveliste, din kommende kalender og dine store projekter.
4. Gå kreativt til værks: Gennemgå eventuelle fremtidige opgavelister.
5. Planlæg din uge:

Kig på David Allens ugentlige gennemgangscheckliste (PDF) fra hans websted for at få flere oplysninger om den ugentlige gennemgangsproces, og husk at få fat i hans bog, hvis du ikke allerede har læst den, den er spækket med endnu flere produktivitetstips!

Relateret:

Udnyt arbejdsark og freebies

Brug af udskrivbare produktivitetsark er en fantastisk måde at organisere dine projekter og opgaver på. Her er nogle af mine aktuelle blogindlæg med gode freebies inkluderet:

• Sådan studerer du til en eksamen (gratis studieplanlægger)
• Mestrer projektplanlægningsprocessen i 10 nemme trin (gratis projektplanlægger)
• Sådan forbereder du dig på et vellykket semester (gratis tjekliste og pakkeliste til semesterforberedelse)
• De 12 bedste stipendietips, som jeg brugte til at finansiere min universitetsuddannelse (Gratis stipendie-regneark)

Fuldfør projektplanlægningsprocessen på store opgaver

Når det kommer til gigantiske opgaver, som du umuligt kan gøre i et enkelt møde, bør du måske overveje at gøre det til et “projekt” og gennemføre hele projektplanlægningsprocessen. Jeg tager et dybt dyk ind i denne proces i DETTE POST. Grundlæggende er det sådan, at for at kunne gennemføre større opgaver skal du bryde dem ned i mindre, mere overskuelige stykker af en overskuelig størrelse. Du skal også evaluere dit mål for projektet og oprette en deadline for at forblive motiveret. Jeg inkluderer en gratis projektplanlægger og en gratis tjekliste til udskrivning i blogindlægget, så sørg for at tjekke det ud!

Relateret: Master projektplanlægningsprocessen i 10 nemme trin

Skriv ALT ned

Er du nogensinde kommet i seng efter en lang dag, men dit hoved er stadig summende over det, du ikke fik afsluttet? Eller måske glemmer du hele tiden at få lavet vigtige opgaver? Der er en enkel løsning på dette. SKRIV DET NED! Skriv alt og alle ting ned. Kan du huske, da vi talte om at holde organiserede opgavelister (trin 2-4)? Ja, bare skriv dem ned der!

Men hvad nu, hvis du ikke har din planlægger med dig? Tilføj en liste på din telefons notatsektion over opgaver, som du kommer til at tænke på i løbet af dagen, og flyt dem bare til din opgaveliste, når du får tid til det. Dette tilføjer kun et ekstra sted, hvor dine opgaver skal være. Desuden er jeg sikker på, at du altid har din telefon på dig, så du har virkelig ikke nogen undskyldning for ikke at skrive det ned!

Tip: Du kan naturligvis ikke være på din telefon i klassen, så sørg for at medbringe din planlægger til at skrive alle specifikke noter eller opgaver ned, der dukker op! Hvis dette bliver ubelejligt, kan du medbringe en lille notesbog til at skrive dem alle ned i og overføre dem straks efter timen.

Hold alt i én planlægger

Ud over at skrive alt ned, skal du sørge for, at alt, hvad du følger eller planlægger, er samlet i én planlægger. Vær kreativ! Der er hundredvis af ting, du kan have i din planlægger, som kan gøre dit liv så meget nemmere!

Ting, du skal have i din planlægger:

• Kalendere
  • Årskalendere/langtidskalendere
  • Månedskalendere
  • Ugekalendere
  • Dagskalendere
• Dagskalender-sider

To-Gør-lister

• Husets to-do liste
• Arbejde to-do liste
• Skole to-do liste
• Familiens to-do liste
• Daglig/ugentlig/månedlig/årlig to-gøre-lister (se planlægningstip 16)

Projekter (store opgaver, der er opdelt og med en bestemt tidsfrist)

Rutinelister

Habit tracker (afkrydse hvor mange dage i måneden du gennemfører dine rutiner eller specifikke vaner)

Almene noter

Planlægningsopgavelister

• Daglig gennemgangsliste
• Vejlig gennemgangsliste
• Månedlig gennemgangsliste

Målfastsættelse

• Årlige mål
• Månedlige mål
• Visionstavle
• Belønningslister

Finansiel planlægning

• Årlig eller månedlig budgetoversigt
• Sporing af udgifter (checkregister)
• Lånetilbagebetalingsplan/gæld tracker
• Sparplan og tracker
• Regningsplan

Lister

• Ønskeliste
• Liste over ønskeliste
• Liste over gaveideer
• Liste over indkøbslister
• Lister over indkøb og/eller dagligvarer
• Bog, film, podcast, eller tv-liste
• Detaljeret rengøringsliste
• Pakkelister
• Sundhedslister for børn og/eller kæledyr
• Køretøjsoplysninger
• Gratitude
• Dagbog
• Affirmationer
• Favoritcitater

Sundhed og fitness

• Træningsplan
• Måltidsidéer
• Måltidskalender
• Kaloritællinger
• Medicinsk tracker (noter hvilke dage du havde specifikke symptomer)
• Vægttabstracker

Arbejds-/Karriereplanlægning

• Projekter
• Opgavelister
• Tasklister
• Sporing af fakturerbare timer
• Kontorkalender
• Sporing af ferie- og sygedage

Skoleplanlægning

• Kursusoplysninger
• Sporing af karakterer
• Sporing af opgaver/liste over frister
• Projektplanlægger for klassen
• Essay planner
• Eksamenstudieplan
• Tekstbogsafsnitgennemgang
• Afslutningsplan
• Stipendieansøgningstracker
• Studentgældstracker

Opret en Top 3 for dagen

Har du svært ved at fokusere på alle dine opgaver? Forenkl din dag ved blot at oprette en Top 3 for hele dagen. Det vil hjælpe dig med at fokusere på det, der virkelig er vigtigt!

Tip: Hvis 3 ikke er nok opgaver for dagen, kan du altid oprette en ekstra liste over ting, der skal gøres, EFTER du har afsluttet din top 3 eller i dine korte pauser.

Hold dig til 2-minuttersreglen

Her er endnu et tip til at få tingene gjort: Hvis du kan klare en opgave på mindre end 2 minutter, så GØR DET NU. Du kunne have udført den opgave på samme tid, som det ville have taget dig at skrive den ned og tænke over den senere.

Opret en ugentlig, månedlig og årlig opgaveliste

Har du lagt mærke til, at du hver dag, uge, måned eller år udfører de samme opgaver, men at nogle af dem tilsyneladende bare slipper igennem? For at undgå dette kan du oprette en daglig (f.eks. morgen- eller aftenrutiner), ugentlig, månedlig og årlig opgaveliste og derefter sørge for at gennemgå dem i forbindelse med din ugentlige gennemgang.

For at få dine lister i gang, er her nogle opgaver, som jeg i øjeblikket har på mine tilbagevendende lister:

Vejlige opgaver:

• Indkøb af dagligvarer
• Måltidsplan
• Måltidsforberedelse
• Rengør lejligheden
• Løb og fold vasketøj
• Planlæg næste uge (ugentlig gennemgang)
• Tjek ind med målene

Månedlige gøremål:

Månedlige gøremål:

• Betale husleje og andre regninger
• Gennemse mine mål for næste måned
• Oprettelse af en træningsplan for næste måned
• Skemalægge hvornår jeg skal sende fødselsdagskort
• Filer alt vigtigt papirarbejde
• Gennemgår vores budget/afbalancerer “checkhæftet” for måneden
• Gør backup af den bærbare computer
• Kør antivirus-software
• Udskift A/C-filter i lejligheden

Årlige gøremål:

• Udfylde tjekliste før semesteret (2 gange)
• Besøg hos lægen (årlig lægeundersøgelse)
• Besøg hos tandlægen (2 gange, halvårlig rensning)
• Ombytte bilolie (3-4 gange, hver 3-5000 miles)
• Opnyt dæk (2 gange)
• Opret årlige mål
• Opnyt bilens faner
• Få en influenzavaccination
• Ryd op i gamle computerfiler (3 gange)

Relateret: Tjekliste før semesteret – 23 ting, du skal gøre før hvert semester

Uddannelse af dig selv: Produktivitets-must-read-bøger

En god måde at øge din produktivitet på er ved rutinemæssigt at ændre dine systemer og lære nye tidsbesparende tips. Jeg har fundet ud af, at den bedste måde at gøre dette på er at læse! Jeg udfordrer mig selv en gang om måneden til at læse en bog med relation til produktivitet og har set nogle fantastiske resultater. Her er mine mest læste bøger om produktivitet:

1. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity af David Allen: Hvis du læser nogen bog, så læs denne. Allen pakker denne bestseller med utallige produktivitetstips samt et helt produktivitetssystem, som du kan implementere i dag. Den er virkelig et must for alle!
2. The 7 Habits of Highly Effective People af Stephen R. Covey: Dette er en anden fantastisk og must-read bog. Faktisk ses denne bog sammen med Allen’s Getting Things Done ofte på populære lister over karrierebøger, og det er der en god grund til! Covey dækker de livsforandrende vaner, som du kan indarbejde i din hverdag, og som gang på gang har vist sig at øge produktiviteten og forbedre dit generelle velbefindende.
3. The Miracle Morning af Hal Elrod: Denne bog har været stigende i popularitet i løbet af det sidste år eller deromkring. Den er en detaljeret redegørelse for, hvordan din morgenrutine virkelig kan ændre den måde, du lever dit liv på, og hvilke præcise ting du kan gøre for at starte din dag stærkt.
4. The Power of Habit: Why We Do What We Do In Life and Business af Charles Duhigg: Denne bestseller er endnu en god læsning! Den dækker videnskaben om vanedannelse, hvordan man skaber nye vaner, hvordan man skærer usunde vaner væk, og hvilke vaner du bør overveje at tilføje. Han argumenterer for, at den sande nøgle til produktivitet og en sund livsstil er at forstå, hvordan vaner fungerer.
5. Smarter, Faster, Better: The Transformative Power of Real Productivity af Charles Duhigg: Duhigg: Endnu en bestseller og en god bog af Duhigg. Den dækker otte centrale produktivitetsbegreber, herunder målsætning og beslutningstagning, som adskiller produktive personer og virksomheder fra flokken. Alle hans argumenter er, ligesom i The Power of Habit, understøttet af videnskabeligt baseret evidens. Utroligt oplysende!
6. Thinking, Fast and Slow af Daniel Kahneman: Denne bog, der er skrevet af en verdenskendt psykolog, gennemgår de to vigtigste måder, hvorpå mennesker tænker: hurtigt og langsomt. Vores hurtigere instinkter er mere følelsesmæssige og intuitive, mens vores langsommere tanker er mere logiske. En bedre forståelse af den måde, vi tænker på, gør det lettere at forstå processer som f.eks. beslutningstagning, der er afgørende for produktiviteten.
7. Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time af Brian Tracy: Det er en metafor for at tage sig af dine mest udfordrende opgaver først. Dette princip er grundlaget for denne fantastiske bog, der udforsker mange måder, hvorpå du kan lære at lære, hvordan du ikke får alting gjort på én gang, men i stedet får de vigtigste ting gjort først. At lære at prioritere er en af de bedste måder at mestre produktivitet på, og denne bog er en fantastisk måde at udforske dette koncept på.

Relateret: 21 Life-Changing Books for 20-Something’s (that will teach you everything school didn’t!)

Forther Reading

Søger du efter mere godt indhold relateret til produktivitet og planlægning? Tjek disse fantastiske blogindlæg:

• Den ultimative guide til daglig planlægning
• 15 Essential Planner Supplies You Need for Success
• How to Plan Your Week for Success – A Step-by-Step Guide
• Alt du behøver at vide om målplanlægning
• Den bedste planlægger for studerende, du nogensinde vil finde
• 10 tips til produktivitet for studerende, som du skal prøve
• 13 tidsstyringstips, der rent faktisk virker
• En komplet guide til planlægning – alt, hvad du behøver at vide

Okay, det er mine 17 bedste tips til planlægningsorganisation! Jeg håber, at du har fundet mindst et par af dem nyttige og snart vil bruge dem! Husk, at når dit planlægningsorganiseringssystem begynder at føles overflødigt, så skift tingene ud! Vend tilbage til dette indlæg eller begynd at læse en ny produktivitetsbog for at inspirere dig til bedre, mere motiverende systemer. God planlægning!