Es ist wieder einmal so weit – Zeit für die Steuererklärung. Als Inhaber eines Kleinunternehmens haben Sie keine Zeit zum Herumtrödeln. Sie müssen Ihre Steuern erledigen, und zwar schnell. Zum Glück sind Sie nicht allein, wenn es darum geht, die diesjährige Frist für die Steuererklärung einzuhalten. Mit diesem Leitfaden (und Ihrer Buchhaltungssoftware) zeigen wir Ihnen, wie Sie sich optimal auf die Steuersaison vorbereiten können.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie für die Vorbereitung Ihrer Steuererklärungen brauchen. Wir besprechen, wie Sie Ihre Buchhaltungssoftware vor der Steuererklärung auf den neuesten Stand bringen, welche Buchhaltungsberichte Sie zum Ausfüllen Ihrer Steuerformulare benötigen, wichtige Informationen zur Steuererklärung und vieles mehr. Wir haben auch eine Checkliste für die Steuervorbereitung zum Herunterladen, damit Sie keinen einzigen Schritt übersehen. Laden Sie diese Checkliste herunter, um sich einen Vorsprung zu verschaffen, und lesen Sie weiter, um einige unserer Tipps und Tricks für die Steuererklärung zu erfahren.

Checkliste für die Steuervorbereitung (PDF)

Was Sie tun müssen, um die Steuern für Ihr Kleinunternehmen vorzubereiten

Die Steuersaison muss nicht schwer oder stressig sein. Wir gliedern den gesamten Prozess in sechs einfache Schritte, damit Sie Ihre Steuern für Kleinunternehmen erfolgreich vorbereiten können. Befolgen Sie diese Schritte und unsere kostenlose Checkliste für die Steuervorbereitung, damit Sie bei der Vorbereitung und Einreichung der Steuern für Ihr Kleinunternehmen den Überblick behalten:

Schritt 1: Halten Sie allgemeine persönliche & Geschäftsinformationen bereit

Für die Einreichung Ihrer Steuern sind grundlegende persönliche Informationen erforderlich. Sie sollten diese Informationen für Ihre Steuerformulare oder für Ihren Buchhalter oder Steuerberater bereithalten, wenn Sie einen solchen mit der Abgabe Ihrer Steuererklärung beauftragt haben. Die benötigten Informationen sind recht einfach, aber Sie sollten sicherstellen, dass Sie (oder Ihr Steuerberater) die richtigen Informationen eingeben, um Verzögerungen mit dem Finanzamt zu vermeiden. Diese Informationen umfassen:

• Grundlegende persönliche Informationen: Dazu gehören Ihr rechtmäßiger Name und Ihre Adresse. Wenn sich Ihr rechtmäßiger Name kürzlich geändert hat (z. B. nach einer Heirat), vergewissern Sie sich, dass Ihr Name von der Sozialversicherungsanstalt geändert wurde. Um eine Verzögerung oder Ablehnung Ihrer Steuererklärung zu vermeiden, muss Ihr Name mit dem bei der SSA hinterlegten Namen übereinstimmen.
• Grundlegende Geschäftsinformationen: Wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen als Ihrem eigenen firmiert, müssen Sie in Ihrer Steuererklärung den vollständigen rechtlichen Namen Ihres Unternehmens angeben. Außerdem müssen Sie Ihre Geschäftsadresse angeben.
• Sozialversicherungsnummer: Ihre Sozialversicherungsnummer ist für die Abgabe Ihrer Steuererklärung erforderlich. Vergewissern Sie sich wie bei allen anderen Angaben, dass keine Tippfehler vorhanden sind, die Ihre Steuererklärung verzögern könnten.
• Arbeitgeber-Identifikationsnummer: Je nach der rechtlichen Struktur Ihres Unternehmens haben Sie möglicherweise eine vom IRS vergebene Federal Employer Identification Number (EIN). Wenn Ihr Unternehmen eine EIN-Nummer hat, sollte diese in Ihrer Steuererklärung angegeben werden.

Schritt 2: Wissen, welche Steuerformulare einzureichen sind

Einer der wichtigsten Schritte bei der Steuererklärung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Formulare ausfüllen und beim IRS einreichen. Welche Formulare Sie einreichen müssen, hängt ganz davon ab, welche Art von Kleinunternehmen Sie haben: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaften, S-Corporation oder LLC. Auf der IRS-Website zur Unternehmensstruktur finden Sie alle Steuerformulare, die Sie je nach Art Ihres Unternehmens einreichen müssen. Einige der häufigsten sind Einkommensteuer, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s und W-4s.

Wenn Sie einen Steuerberater mit der Steuererklärung beauftragen, kann er Ihnen sagen, welche Formulare Sie einreichen müssen. Da Steuerberater oft nach Stunden abrechnen, spart es ihnen Zeit und Ihnen Geld, wenn Sie die notwendigen Informationen von Anfang an bereithalten. Vorbereitet zu sein ist das beste Geschenk, das Sie ihnen (und sich selbst) machen können.

Neben dem Wissen, welche Formulare Sie einreichen müssen, ist es auch wichtig, Ihre Fristen zu kennen. Während Sie beispielsweise die Anlage C zusammen mit Ihrer Einkommensteuererklärung am 15. April einreichen können, gelten für andere Formulare (z. B. 1120-S für S-Corps) andere, vom IRS festgelegte Fristen.

Schritt 3: Aufzeichnung der Einnahmen &Ausgaben

Genauigkeit ist bei der Angabe Ihrer Einnahmen und Ausgaben von entscheidender Bedeutung. Vermeiden Sie Prüfungen, Strafen und Gebühren, indem Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben genau erfassen. Der einfachste Weg, dies zu tun? Ihre Buchhaltungssoftware.

Mit Ihrer Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben das ganze Jahr über verfolgen. Sie können Funktionen wie das Scannen von Belegen und das automatische Hinzufügen von Transaktionen von Ihrem Bankkonto nutzen, um Einnahmen und Ausgaben einfach und genau zu erfassen. Diese Aufzeichnungen können Sie dann für Ihre Steuererklärung verwenden. Sie haben noch keine Buchhaltungssoftware? Werfen Sie einen Blick auf unsere Bewertungen von Buchhaltungs- und Buchführungssoftware, damit Sie für die nächste Steuersaison gerüstet sind.

Bei der Erfassung und Meldung Ihrer Einnahmen und Ausgaben gibt es einige Dinge zu beachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben voneinander trennen. Am einfachsten geht das, indem Sie getrennte Bankkonten führen, aber Sie können auch Ihre Buchhaltungssoftware verwenden, um Transaktionen zu trennen. Außerdem sollten Sie Ihre Ausgaben kategorisieren – eine Aufgabe, die mit den meisten Buchhaltungssoftwareprogrammen leicht zu bewältigen ist.

Bei der Verwendung Ihrer Buchhaltungssoftware ist es auch wichtig zu bestimmen, welche Art der Buchhaltung Sie für Ihr Unternehmen verwenden werden: Bargeldbasis oder Periodenabgrenzung. Dies wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihre Einnahmen von Jahr zu Jahr ausweisen werden. Bei der periodengerechten Buchführung wird eine Transaktion sofort nach ihrem Auftreten verbucht, auch wenn noch kein Geld geflossen ist. Eine Transaktion wird beispielsweise verbucht, nachdem eine Rechnung versandt oder eine Rechnung erhalten wurde. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hingegen werden Transaktionen verbucht, sobald eine Rechnung bezahlt wurde oder eine Zahlung von einem Kunden eingegangen ist.

Die von Ihnen verwendete Buchführungsmethode macht einen Unterschied, wenn es um Ihre Steuererklärungen geht. Sie sind sich nicht sicher, welche Methode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Lesen Sie unseren Artikel Cash VS Accrual Accounting: Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Achten Sie schließlich darauf, dass Sie wichtige Dokumente wie Quittungen, stornierte Schecks und Rechnungen aufbewahren, damit Sie vorbereitet sind, falls Ihre Steuererklärung vom Finanzamt geprüft wird.

Schritt 4: Erstellen Sie Finanzberichte

Wenn Sie Ihre Finanzberichte bereit haben, wenn es Zeit ist, Ihre Steuern einzureichen, wird der gesamte Prozess sowohl für Sie als auch für Ihren Buchhalter schneller und einfacher. Wenn Sie das ganze Jahr über eine Buchhaltungssoftware verwendet haben, ist die Erstellung von Finanzberichten zum Glück ganz einfach.

Welche Berichte sollten Sie für die Steuer vorbereiten? Beginnen Sie mit diesen:

• Bilanz
• Gewinn-&Verlustrechnung
• Einkommensbericht
• Ausgabenbericht
• Bestandsbewertung
• Gesamtkosten der Waren (COGS)
• Umsatzsteuerübersicht
• Lohnabrechnungsübersicht
• Kilometerstand
• Abschreibungsprotokoll

Es ist auch wichtig zu wissen, dass Sie auch nach der Steuererklärung Ihre Sie die oben erstellten Unterlagen aufbewahren müssen; Sie werden unglaublich wichtig sein, wenn das Finanzamt beschließt, Sie irgendwann einmal zu prüfen.

Wie lange sollte ich meine Geschäftsunterlagen aufbewahren, fragen Sie? Viele werden Ihnen sagen, drei Jahre, aber in manchen Fällen kann das Finanzamt eine Prüfung bis zu sechs Jahre nach der Anmeldung durchführen (oder sogar auf unbestimmte Zeit, je nach Grund der Prüfung). Steuerunterlagen sind ein Fall, in dem es besser ist, auf Nummer sicher zu gehen. Lesen Sie unseren Artikel über 12 Tipps zur Vermeidung einer Steuerprüfung, um mehr zu erfahren.

Schritt 5: Bestimmen Sie Ihre Abzüge

Welcher Unternehmer spart nicht gerne Geld? Behalten Sie mehr von Ihren Einnahmen in der Tasche, indem Sie die Vorteile der Abzüge nutzen, die Ihr zu versteuerndes Einkommen verringern können – und damit Ihre Steuerlast senken. Wichtig ist, dass Sie Ihre Abzüge das ganze Jahr über im Auge behalten, um die Steuererklärung zu vereinfachen.

Wenn Sie es jedoch versäumt haben, Ihre Abzüge in diesem Jahr zu verfolgen, sollten Sie die Zeit nutzen, um sich mit den Standardabzügen für Unternehmen vertraut zu machen, alle Abzüge zu nutzen, die auf Ihr Unternehmen zutreffen, und zu planen, Ihre Abzüge in Zukunft zu verfolgen.

Einige Abzüge, die auf Ihr Unternehmen zutreffen können, sind:

• „Pass-Through“-Einkommensabzug: Dies ist einer der neuesten Abzüge, die im Tax Cuts and Jobs Act vorgesehen sind. Qualifizierte Kleinunternehmen können einen Einkommensnachlass von 20 % erhalten. Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder einem Steuerberater, um herauszufinden, ob Sie für diesen Abzug in Frage kommen.
• Home Office: Wenn Sie in Ihrer Wohnung einen Raum haben, der ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, können Sie den Abzug für das häusliche Arbeitszimmer in Anspruch nehmen. Sie können einen Teil Ihrer Ausgaben absetzen, z. B. für Versorgungsleistungen, Versicherungen und Reparaturen. Oder Sie können den vereinfachten Abzug von 5 $ pro Quadratfuß bis zu 300 Quadratfuß in Anspruch nehmen.
• Miete: Mietzahlungen für Ihre Geschäftsräume können in Ihrer Steuererklärung abgezogen werden.
• Werbung & Marketing: Werbung und Marketing bringen nicht nur neue Kunden (und mehr Einnahmen), sondern diese Ausgaben sind auch steuerlich voll absetzbar.
• Fahrzeugkosten: Wenn Sie ein Auto oder einen Lkw für Ihr Unternehmen nutzen, können Sie diese Ausgaben in Ihrer Steuererklärung absetzen. Sie können Ihre Ausgaben aufschlüsseln (z. B. für Benzin, Wartung und Versicherung) oder den Standardabzug zu dem vom Finanzamt festgelegten Satz in Anspruch nehmen.
• Verbrauchsmaterial: Büromaterial und andere Verbrauchsmaterialien, die für den Betrieb Ihres Unternehmens verwendet werden, sind abzugsfähige Ausgaben.
• Software: Geschäftsbezogene Software, einschließlich Ihrer Buchhaltungssoftware, kann in Ihrer Steuererklärung abgeschrieben werden.
• Ausgaben für Mitarbeiter: Löhne, Prämien, Sozialleistungen und Ausbildungskosten sind absetzbar.
• Versicherungen: Als Selbständiger können Sie sowohl Versicherungsprämien als auch Krankenversicherungsprämien abschreiben.
• Reisekosten: Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie Ausgaben für Transport und Unterkunft in Ihrer Gewerbesteuererklärung absetzen.

Dies sind nur einige der Abzüge, die dazu beitragen können, Ihre Steuerlast zu verringern. In unserer vollständigen Liste der Steuerabzüge für kleine Unternehmen finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie in dieser Steuersaison Geld sparen können. Sie können Ihre Abzüge auch maximieren, indem Sie mit einem Buchhalter oder Steuerexperten sprechen.

Ein letzter Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass Sie alle Ihre Belege und Aufzeichnungen aufbewahren sollten, um diese Abzüge im Falle einer Prüfung belegen zu können.

Schritt 6: Nutzen Sie Ihre Buchhaltungssoftware optimal

Wenn Sie Ihre Steuern selbst einreichen, ist es unglaublich wichtig, dass Sie Ihre Nachforschungen anstellen und alle möglichen Ressourcen nutzen – einschließlich Ihrer Buchhaltungssoftware. Die meisten Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten ein gewisses Maß an steuerlicher Unterstützung an. Lesen Sie unseren Leitfaden „Das Geheimnis einer einfachen und stressfreien Steuersaison für Ihr Unternehmen“, um zu erfahren, welche Steuerformulare Ihre Software unterstützt. Es gibt auch viele Steuerressourcen für kleine Unternehmen, die Hilfe benötigen, darunter:

• IRS Virtual Workshops: Im Zweifelsfall fragen Sie die IRS. Die IRS bietet neun Videos für Kleinunternehmer sowie alle für die Steuererklärung erforderlichen Informationen.
• First-Time Business Owners: A Brief Guide to Tax Filings: The Entrepreneur hat einen hilfreichen Leitfaden für die Steuererklärung für diejenigen von Ihnen zusammengestellt, die neu in der Unternehmenssteuer sind.
• Careful Cents: Careful Cents ist ein Blog, der von der Steuerexpertin Carrie Smith betrieben wird, die zwei kostenlose Bücher anbietet – „Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners“ und „The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions“

Getting Started With Our Business Tax Prep Checklist

Sind Sie geneigt, bis zur letzten Minute mit der Steuererklärung zu warten? Warten Sie nicht – bereiten Sie sich vor, geben Sie Ihre Steuern ab und konzentrieren Sie sich im neuen Jahr auf andere Aspekte Ihres Unternehmens. Sobald Sie die Informationen in diesem Artikel gelesen haben, können Sie unsere Checkliste zur Vorbereitung der Unternehmenssteuer herunterladen. Mit dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie (oder Ihr Steuerberater) für eine reibungslose und einfache Steuersaison benötigen. Viel Glück!

Checkliste für die Steuervorbereitung (PDF)

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