Das Portable Document Format (PDF) ist das Standardformat für die „elektronische“ Online-Veröffentlichung von Dokumenten. PDF ermöglicht es dem Herausgeber, sicherzustellen, dass ein Dokument online genauso aussieht wie in gedruckter Form. PDFs sind einzigartig in ihrer „plattformübergreifenden“ Verwendbarkeit, und wenn sie richtig konstruiert und gekennzeichnet sind, sehen sie auf verschiedenen Systemen gleich aus, ohne dass spezielle Schriftarten installiert werden müssen oder man sich auf zugrunde liegende Betriebssystempakete verlassen muss. Die korrekte Kennzeichnung der visuellen und strukturellen Komponenten des Dokuments stellt auch sicher, dass das Dokument zugänglich ist, d.h. dass Hilfstechnologien (d.h. Bildschirmlesegeräte wie JAWS usw.) sehbehinderten Lesern dieselben Informationen liefern wie sehenden Lesern.

Die wichtigste Voraussetzung für ein zugängliches und damit konformes PDF-Dokument ist, dass die Tag-Struktur die visuellen Informationen des Dokuments selbst vollständig wiedergibt. Um dies festzustellen, muss der Korrektor jede Seite des Dokuments überprüfen, um sicherzustellen, dass sie allen Anforderungen an die Barrierefreiheit entspricht, und die Tag-Struktur der Seite bei Bedarf ändern, um die Konformität zu gewährleisten.

Die Korrektur wird auf globaler (Dokument-)Ebene und durch Überprüfung jeder Seite innerhalb des Dokuments durchgeführt. Der Arbeitsablauf ist unkompliziert, und nach Abschluss der Maßnahme prüft der Behebungsbeauftragte die Konformität des Dokuments mit Hilfe automatischer Prüfprogramme wie Adobe Acrobat „Full 508“ Check, PAC, Common Look usw. sowie einer manuellen Prüfung, sowohl visuell als auch mit einem Screenreader. Das behobene Dokument und die Behebungsberichte werden dem Kunden zusammen mit Notizen über die durchgeführten Arbeiten zugestellt.

Die Anforderungen der einzelnen Kunden an die Zugänglichkeit bzw. die Einhaltung der Vorschriften sind unterschiedlich, da es derzeit keine rechtlich verbindlichen Anforderungen an die Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten gibt, die vom U.S. Access Board festgelegt wurden. Die Kunden haben einen gewissen Spielraum bei der Art und Weise, wie sie PDF-Dokumente entwickeln, um die Anforderungen von Section 508 zu erfüllen. Das HHS hat zum Beispiel eine umfassende Checkliste für seine Vertragsdokumente, aber wenn ein Punkt auf der HHS-Checkliste nicht erfüllt wird, bedeutet das nicht, dass das Dokument nicht konform ist (d. h. die Vorschrift ist breit gefasst und geht nicht auf Details wie URL-Formate ein). Andererseits ist jedes Dokument, das alle Punkte der HHS-Checkliste erfüllt, mit Sicherheit konform.

PDF/UA wurde entwickelt, um spezifischere Zugänglichkeitsstandards zu schaffen. „UA“ steht für Universal Accessibility; die Kennzeichnung PDF/UA bescheinigt, dass Dokumente mit der ISO-Norm 14289, dem neuen internationalen Standard für barrierefreie PDFs, konform sind. Am 18. Februar 2015 gab das US Access Board seinen Regelvorschlag für die US-Bundespolitik zu Abschnitt 508 bekannt und bezeichnet PDF/UA als gleichwertig mit WCAG 2.0 für „geeignete Inhalte“.

Das Ziel ist Zugänglichkeit für alle; 30 Millionen Amerikaner haben eine Behinderung, daher sind zugängliche Dokumente nicht nur „legal“, sondern wertvoller, weil sie universellen Zugang bieten. Der Schlüssel zur Barrierefreiheit liegt in der korrekten Nachbesserung.