Was tun, wenn Ihre Hochzeitsgäste nicht antworten

Ob Sie nun digitale Antwortschreiben oder die traditionelle Papiervariante verwenden, es ist ein ständiges Thema bei der Veranstaltungsplanung, die Hochzeitsgäste an ihre Antwort zu erinnern, während Sie (unter Qualen!) auf die letzten fehlenden Antworten warten. Zwar möchte niemand wegen eines Ereignisses belästigt werden, das höchstwahrscheinlich weit in der Zukunft des beruflichen und gesellschaftlichen Kalenders liegt, aber wir wissen auch, dass nichts ärgerlicher ist, als von Ihrem Caterer, dem Bankettsaal, dem DJ usw. mit der Frage belästigt zu werden, wie viele Gäste zu erwarten sind – vor allem, wenn Sie sich lieber auf das Ereignis freuen würden. Es ist immer hilfreich, wenn Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie in Bezug auf die durchschnittliche Zeitspanne für Antwortschreiben bei Hochzeiten zu erwarten haben, damit Sie wissen, wie viel Zeit Sie Ihren Gästen für ihre Antwortschreiben einräumen müssen.

Wie sollte man also vorgehen, wenn man seine abwesenden Hochzeitsgäste daran erinnern will, ihre Antwort abzugeben (egal, ob es sich dabei um ältere Verwandte handelt, die mit dem neumodischen Online-RSVP-Trend nichts anfangen können, um Onkel Vern, der immer noch in den 60er Jahren feststeckt, oder um den freigeistigen Studienkollegen, der schon immer Probleme mit der Begrenzung von Raum und Zeit hatte)? Auch wenn Sie sich zurückhalten sollten, wenn Sie Ihre Gäste daran erinnern, dass Sie gerne wissen würden, ob Sie sie sehen möchten, gibt es doch ein paar höfliche und bewährte Methoden, die Sie anwenden können, wenn Sie versuchen, die ausstehenden Antwortschreiben zu bekommen. Hier sind ein paar einfache Schritte, um Hochzeitsgäste daran zu erinnern, ihre Antwort abzugeben. So erhalten Sie die fehlenden Antworten, die Sie brauchen, und können gleichzeitig die Gesellschaft der besagten abwesenden Freunde und Familienmitglieder an Ihrem Hochzeitstag genießen:

Schritt 1: Gehen Sie in die Offensive

Bevor Ihre Einladungen überhaupt verschickt werden, sollten Sie Ihre Einladungs- und Antwortformulierung zu Ihrem Vorteil nutzen. Zurückhaltung ist das Gebot der Stunde, wenn es darum geht, die nötigen Informationen zu erhalten und gleichzeitig die Gefühle der Gäste nicht zu verletzen. Eine höfliche, aber deutliche Erinnerung auf dem Antwortformular selbst ist immer ein guter Tipp, um Ihre Gäste eher früher als später zum Handeln zu bewegen – „Bitte antwortet bis zum Datum XX, damit mein Mann und ich uns darauf freuen können, euch auf unserer Hochzeit zu sehen!“ Du sagst damit eigentlich: „Du hast keine Ahnung, wie viel wir bis dahin noch organisieren müssen – und es ist unsere Hochzeit!“, aber stattdessen bist du nett. Seht ihr? Auf diese Weise sind alle glücklicher. Wenn Sie sich für eine Online-Veranstaltungsplattform (wie RSVPify) entschieden haben, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Veranstaltung hilft, können Sie vielleicht ganz einfach E-Mail-Erinnerungen an Gäste senden, die nicht geantwortet haben.

Schritt 2: Der „sanfte Stupser“

Ist die Frist für die Abgabe der Antwort schon fast abgelaufen? Sind Sie knapp über der Deadline? Jeder Mensch ist ein Mensch, und wahrscheinlich brauchen Ihre herausragenden Gäste nur einen sanften Anstoß, um sie daran zu erinnern, ihre Antwort abzugeben. Je nachdem, wer der Gast ist, können Sie mit einer kurzen Erinnerung per SMS, E-Mail oder über soziale Medien beginnen. Viele Online-Tools zur Verwaltung der Gästeliste bieten die Möglichkeit, automatische Erinnerungs-E-Mails zu versenden, um die Gäste an ihre Antwort zu erinnern, auch wenn Sie ursprünglich Einladungen auf Papier verschickt haben. Wenn es sich um einen Freund oder Verwandten der Eltern der Braut oder des Bräutigams handelt, können Sie Ihre Eltern mit einer kurzen Nachricht oder einem Telefonanruf die „Drecksarbeit“ erledigen lassen. Ein Freund der Braut oder des Bräutigams? Kein Grund, aufdringlich zu sein. Ein einfaches „Hey Veronica, ich wollte mich nur vergewissern, dass du unsere Einladung erhalten hast (ein paar haben es nicht geschafft, wie wir erfahren haben…) und wollte fragen, ob du es zu unserem besonderen Tag schaffst!“ Sicher, vielleicht haben es alle Ihre Einladungen geschafft. Aber eine kleine Notlüge kann helfen, die Wogen zu glätten.

Schritt 3: Der letzte Schritt

Der große Tag ist noch ein paar Wochen entfernt. Es ist an der Zeit, die endgültigen Zahlen festzulegen, sich zu vergewissern, dass alles in Ordnung ist, und den Caterern die wichtige Personenzahl mitzuteilen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie sich ein bisschen mehr ins Zeug legen. Verlassen Sie sich nicht nur auf soziale Medien oder E-Mails – rufen Sie Ihre fehlenden Gäste noch einmal an, wenn es schon eine Weile her ist – Sicherlich haben Sie sich für Online-RSVPs entschieden, weil Sie sich nicht auf die altmodischen Methoden der Hochzeitsorganisation verlassen wollen. Aber aufgrund der allgemeinen Vergesslichkeit und der möglichen Lernkurve bei neuen digitalen RSVP-Diensten und anderen Online-Hochzeits-Apps ist es wahrscheinlich eine gute Idee, sich telefonisch bei den Gästen zu melden, auf deren Antwort Sie noch warten. Sehen Sie es als einen einfachen Anruf mit einer höflichen Erinnerung an: „Übrigens, mein Mann und ich würden uns sehr freuen, Sie auf der Hochzeit zu sehen – denken Sie, dass Sie es schaffen? Sicher, was Sie wirklich sagen, ist „Ist es ein %*&#% ja oder nein?!“, aber sehen Sie, Sie können immer noch höflich sein.

Sie werden vielleicht nie etwas hören; bleiben Sie ruhig und machen Sie weiter

Wenn es darauf ankommt, gibt es keinen Grund, sich vor dem besonderen Tag noch mehr Stress zu machen – Trotz Ihrer besten Bemühungen, die Hochzeitsgäste daran zu erinnern, ihre Antwort abzugeben, hören Sie vielleicht nie etwas von einigen Gästen. Oft erfährt man erst später, dass sie eine schwere Zeit durchgemacht haben oder einfach aus einer Laune heraus nach Bali gezogen sind. Was auch immer der Fall ist, es lohnt sich nicht, sich darüber Gedanken zu machen.

Auch wenn Sie nie etwas hören, besteht immer noch die Möglichkeit, dass ein Gast oder eine Party unangekündigt auftaucht. Planen Sie ein paar unerwartete Gäste ein, die es, aus welchen Gründen auch immer, nicht auf Ihre Einladungsliste geschafft haben. Sie haben sicherlich Recht, wenn Sie jemanden wissen lassen wollen, dass es eine rücksichtslose Geste ist, wenn er einfach nur „auftaucht“ – aber warum heben Sie sich das nicht für eine Verabredung zum Essen und zum Lachen später auf, anstatt während des Empfangs?

Erinnern Sie sich daran, Ihren großen Tag zu genießen

Sie werden heiraten! Wenn Sie sonst nichts tun, denken Sie daran, Ihren großen Tag zu genießen. Die kleinen Dinge, die Ihnen einmal als große Sache erschienen sind, werden schnell vergessen sein. Sie werden vielleicht bemerken, dass etwas fehlt, aber Ihre Gäste werden den Unterschied nicht bemerken und trotzdem mit Ihnen feiern.